Quy trình lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự 2025 chi tiết

Quy trình lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự 2025 chi tiết

Kế hoạch tuyển dụng là một tài liệu phác thảo các chiến lược tuyển dụng và các bước mà công ty sẽ thực hiện khi tuyển dụng một vị trí. Kế hoạch tuyển dụng giúp chủ doanh nghiệp và người quản lý tập trung nỗ lực và nguồn lực vào các chiến lược tuyển dụng hiệu quả.

Lập kế hoạch tuyển dụng là một phần quan trọng trong chiến lược quản trị nhân sự. Khi có một kế hoạch bài bản, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả lựa chọn ứng viên phù hợp. Dưới đây là 9 bước để xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự hiệu quả, áp dụng được cho các doanh nghiệp trong năm 2025.

1. Xác định nhu cầu tuyển dụng

Trước hết, cần làm rõ lý do tuyển dụng: vì mở rộng quy mô, thay thế vị trí trống, hay do có sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức. Sau đó, xác định cụ thể vị trí cần tuyển, số lượng, thời gian tuyển và yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm, phẩm chất.

Bước này cần sự phối hợp giữa phòng nhân sự và các bộ phận liên quan để đảm bảo tính chính xác và thực tế.

2. Dự báo nhu cầu trong tương lai

Doanh nghiệp nên chủ động tính toán nhu cầu tuyển dụng trong thời gian tới, dựa trên kế hoạch kinh doanh, tốc độ phát triển, khả năng nhân sự nghỉ việc, luân chuyển hoặc thăng chức. Dự báo tốt sẽ giúp doanh nghiệp không rơi vào thế bị động khi có vị trí trống cần thay thế gấp.

3. Rà soát và cập nhật mô tả công việc

Việc mô tả công việc rõ ràng giúp ứng viên hiểu chính xác vai trò, nhiệm vụ và yêu cầu của vị trí. Doanh nghiệp nên thường xuyên xem lại và điều chỉnh các bản mô tả để phù hợp với tình hình mới, đặc biệt khi có thay đổi về công nghệ, quy trình hoặc phương thức làm việc.

4. Xây dựng ngân sách tuyển dụng

Mỗi kế hoạch cần có ngân sách cụ thể. Ngân sách tuyển dụng bao gồm chi phí đăng tin, công cụ tuyển dụng, phần mềm quản lý, chi phí phỏng vấn, đi lại (nếu có), đào tạo ban đầu... Lên ngân sách rõ ràng giúp doanh nghiệp không vượt quá giới hạn tài chính và cân đối hiệu quả giữa chi phí – chất lượng.

5. Lựa chọn kênh tuyển dụng phù hợp

Tuỳ theo vị trí và đối tượng cần tìm, doanh nghiệp có thể sử dụng các kênh như website tuyển dụng, mạng xã hội nghề nghiệp, hội nhóm chuyên ngành, giới thiệu nội bộ, trường đại học hoặc công ty săn đầu người. Không phải lúc nào dùng nhiều kênh cũng hiệu quả, quan trọng là chọn đúng kênh tiếp cận được đúng người.

6. Lên kế hoạch thời gian tuyển dụng

Mỗi đợt tuyển dụng nên có mốc thời gian rõ ràng cho từng bước: đăng tin, nhận hồ sơ, phỏng vấn, thử việc, ký hợp đồng. Việc kiểm soát tiến độ giúp bộ phận nhân sự và các phòng ban khác chủ động hơn trong sắp xếp công việc.

7. Thông báo tuyển dụng rõ ràng và dễ hiểu

Nội dung thông báo cần ngắn gọn, đầy đủ và hấp dẫn. Bao gồm mô tả công việc, quyền lợi, yêu cầu, cách thức nộp hồ sơ và thời hạn nhận hồ sơ. Cách trình bày nên thân thiện, đúng ngữ pháp và phù hợp với văn hóa doanh nghiệp. Nếu có thể, nên đính kèm thêm thông tin về môi trường làm việc, cơ hội phát triển để tạo sự tin tưởng.

8. Chuẩn bị quy trình tuyển chọn minh bạch

Doanh nghiệp nên thiết kế quy trình gồm các bước: sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn vòng 1 (qua điện thoại hoặc online), phỏng vấn vòng 2 (trực tiếp), đánh giá kỹ năng (nếu cần), và cuối cùng là thương lượng, đề nghị công việc. Mỗi bước cần có tiêu chí đánh giá rõ ràng để đảm bảo công bằng và nhất quán.

9. Theo dõi, đánh giá và cải thiện kế hoạch

Sau mỗi kỳ tuyển dụng, nên rà soát lại toàn bộ quy trình: thời gian tuyển có đúng tiến độ không, chất lượng ứng viên ra sao, tỉ lệ nghỉ việc sau thử việc là bao nhiêu, kênh nào hiệu quả… Từ đó, rút kinh nghiệm và điều chỉnh cho các lần sau.

Theo đó, một kế hoạch tuyển dụng tốt không chỉ là tuyển được người, mà còn là tuyển đúng người, đúng lúc, đúng chỗ. Khi thực hiện đủ 9 bước trên, doanh nghiệp sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về nhu cầu nhân lực và chủ động hơn trong việc xây dựng đội ngũ. Trong năm 2025 – khi thị trường lao động cạnh tranh và thay đổi nhanh, những doanh nghiệp có chiến lược tuyển dụng bài bản sẽ có lợi thế lớn trong việc thu hút và giữ chân nhân tài.

Quy trình lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự 2025 chi tiết (Hình từ Internet)

Công ty có được quyền thu phí tuyển dụng lao động của ứng viên?

Căn cứ theo Điều 11 Bộ luật Lao động 2019 quy định như sau:

Tuyển dụng lao động

1. Người sử dụng lao động có quyền trực tiếp hoặc thông qua tổ chức dịch vụ việc làm, doanh nghiệp hoạt động cho thuê lại lao động để tuyển dụng lao động theo nhu cầu của người sử dụng lao động.

2. Người lao động không phải trả chi phí cho việc tuyển dụng lao động.

Theo đó,công ty không có quyền thu phí người lao động tham gia ứng tuyển.