Phỏng vấn bao lâu thì gửi thư thông báo kết quả? Hướng dẫn cách viết thư thông báo kết quả phỏng vấn đúng chuẩn cho nhà tuyển dụng?

Phỏng vấn bao lâu thì gửi thư thông báo kết quả?

Hiện nay, không có một quy định pháp luật nào quy định chính xác về thời gian doanh nghiệp phải thông báo kết quả phỏng vấn đến ứng viên. Việc gửi thông báo kết quả phỏng vấn sẽ tùy thuộc điều kiện, kế hoạch của từng doanh nghiệp. 

Thông thường, thời gian gửi thông báo kết quả cho ứng viên sẽ rơi vào khoảng 2 đến 7 ngày làm việc sau buổi phỏng vấn. Đây là thời gian hợp lý để bộ phận nhân sự cùng các trưởng bộ phận đánh giá lại hồ sơ, trao đổi nội bộ và đưa ra quyết định. Một số mốc thời gian phù hợp để nhà tuyển dụng cân nhắc gửi thông báo kết quả cho ứng viên gồm: 

- Về thông báo kết quả sau vòng sơ loại hồ sơ: Nên thực hiện trong vòng 1-2 tuần sau khi kết thúc nhận hồ sơ.

- Về thông báo kết quả sau phỏng vấn đầu tiên: Nên thực hiện trong vòng 3-5 ngày làm việc sau buổi phỏng vấn.

- Về thông báo kết quả sau vòng phỏng vấn cuối cùng: Lý tưởng nhất là trong vòng 5-7 ngày làm việc sau buổi phỏng vấn cuối cùng. Trong trường hợp cần thêm thời gian, hãy chủ động liên hệ và thông báo trước cho ứng viên.

Hướng dẫn cách viết thư thông báo kết quả phỏng vấn đúng chuẩn cho nhà tuyển dụng?

Tùy vào từng kết quả, thư thông báo kết quả phỏng vấn có thể chia làm hai loại: Thư thông báo trúng tuyển và thư thông báo không trúng tuyển. Tuy khác nhau về nội dung nhưng cả hai đều cần đảm bảo những yếu tố sau: 

Cấu trúc chung của thư thông báo kết quả phỏng vấn

(1) Tiêu đề thư

- Ngắn gọn, rõ ràng, bao gồm tên công ty và vị trí ứng tuyển

- Ví dụ: Thông báo kết quả phỏng vấn vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty] hoặc [Tên công ty] - Kết quả phỏng vấn vị trí [Tên vị trí]

(2) Lời chào

- Lời chào cá nhân hóa. Để đúng‍ tên‍ ứng‍ viên‍,‍ thể‍ hiện‍ sự‍ chuyên‍ nghiệp‍.‍

- Ví dụ: Kính gửi anh/chị [Tên ứng viên], hoặc  Chào [Tên ứng viên].

(3) Mở đầu

- Thể hiện sự cảm ơn chân thành đối với thời gian và sự quan tâm của ứng viên dành cho vị trí và công ty.

- Có thể nhắc lại vị trí ứng tuyển và thời gian phỏng vấn

- Ví dụ (thư thông báo trúng tuyển): Công ty [Tên công ty] xin chân thành cảm ơn anh/chị đã dành thời gian và tâm huyết tham gia buổi phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] vào ngày [Ngày phỏng vấn].

- Ví dụ (thư thông báo không trúng tuyển): Công ty [Tên công ty] xin chân thành cảm ơn anh/chị đã quan tâm đến cơ hội việc làm tại [Tên công ty] và tham gia buổi phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí] vào ngày [Ngày phỏng vấn].

(4) Nội dung chính

- Trường hợp ứng viên trúng tuyển: Cần thông báo rõ ràng về việc ứng viên đã trúng tuyển. Nêu rõ vị trí được tuyển dụng và thời gian bắt đầu làm việc dự kiến. Đồng thời đề cập đến các bước tiếp theo trong quy trình nhận việc như yêu cầu cung cấp hồ sơ nhận việc, lịch hẹ gặp mặt trao đổi về hợp đồng. Cuối cùng nhà tuyển dụng cũng cần bày tỏ sự mong đợi được chào đón ứng viên gia nhập đội ngũ. 

- Ví dụ: Chúng tôi rất vui mừng thông báo anh/chị đã vượt qua vòng phỏng vấn và được lựa chọn cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Thời gian bắt đầu công việc dự kiến là [Ngày bắt đầu]. Bộ phận Nhân sự sẽ liên hệ với anh/chị trong thời gian sớm nhất để gửi thư mời làm việc chi tiết và hướng dẫn các thủ tục cần thiết.

- Trường hợp ứng viên không trúng tuyển: Cần thông báo một cách lịch sự và tế nhị về việc ứng viên chưa phù hợp với vị trí này. Tránh đưa ra những nhận xét tiêu cực hoặc so sánh với các ứng viên khác. Nếu có thể hãy đửaa một vài lời nhận xét tích cực về kinh nghiệm hoặc kỹ năng của ứng viên. Bên cạnh đó có thể khuyến khích ứng viên tiếp tục theo dõi các cơ hội khác tại công ty trong lương lai. Cuối cùng là thể hiện sự cảm ơn một lần nữa vì sự quan tâm của ứng viên về vị trí ứng tuyển. 

- Ví dụ: Sau quá trình phỏng vấn và cân nhắc kỹ lưỡng, chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng hồ sơ của anh/chị chưa phù hợp với yêu cầu của vị trí [Tên vị trí] ở thời điểm hiện tại. Tuy nhiên, chúng tôi đánh giá cao kinh nghiệm và những chia sẻ của anh/chị trong buổi phỏng vấn. Chúng tôi hy vọng sẽ có cơ hội hợp tác với anh/chị trong những vị trí phù hợp khác trong tương lai. Xin chân thành cảm ơn sự quan tâm của anh/chị đến [Tên công ty].

(5) Kết thư

- Gửi lời chúc tốt đẹp đến ứng viên

- Ví dụ: Chúc anh/chị thành công trên con đường sự nghiệp hoặc rất mong nhận được sự hợp tác của anh/chị trong tương lai.

(6) Thông tin liên hệ

- Cung cấp thông tin liên hệ của người gửi (tên, chức danh, bộ phận) và số điện thoại hoặc email để ứng viên có thể liên hệ khi cần.

(7) Lời chào kết: 

- Sử dụng lời chào kết trang trọng

- Ví dụ: Trân trọng  hoặc Trân trọng cảm ơn,

- Ký tên của người gửi hoặc bộ phận tuyển dụng.

Phỏng vấn bao lâu thì gửi thư thông báo kết quả? Hướng dẫn cách viết thư thông báo kết quả phỏng vấn đúng chuẩn cho nhà tuyển dụng? (Hình từ internet) 

Doanh nghiệp phải cung cấp những thông tin nào khi giao kết hợp đồng lao động?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 16 Bộ luật Lao động 2019 quy định về nghĩa vụ cung cấp thông tin khi giao kết hợp đồng lao động của người sử dụng lao động, cụ thể như sau: 

Nghĩa vụ cung cấp thông tin khi giao kết hợp đồng lao động

1. Người sử dụng lao động phải cung cấp thông tin trung thực cho người lao động về công việc, địa điểm làm việc, điều kiện làm việc, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, an toàn, vệ sinh lao động, tiền lương, hình thức trả lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, quy định về bảo vệ bí mật kinh doanh, bảo vệ bí mật công nghệ và vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà người lao động yêu cầu.

....

Như vậy, khi giao kết hợp đồng lao động, doanh nghiệp cần cung cấp trung thực, đầy đủ các thông tin sau: 

- Công việc.

- Địa điểm làm việc.

- Điều kiện làm việc.

- Thời giờ làm việc.

- Thời giờ nghỉ ngơi.

- An toàn, vệ sinh lao động.

- Tiền lương, hình thức trả lương.

- Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.

- Quy định về bảo vệ bí mật kinh doanh, bảo vệ bí mật công nghệ.

- Vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà người lao động yêu cầu.