Kỹ năng từ chối ứng viên đúng mực

Kỹ năng từ chối ứng viên đúng mực

Trên thị trường ngày nay tuyển dụng ngày càng cạnh tranh và “nhạy cảm” với trải nghiệm ứng viên, một trong những yếu tố quan trọng nhưng thường bị xem nhẹ là kỹ năng từ chối ứng viên. Việc nói “không” tưởng như đơn giản, nhưng nếu làm không khéo, nhà tuyển dụng có thể đánh mất sự tôn trọng từ ứng viên, ảnh hưởng tiêu cực đến thương hiệu tuyển dụng, thậm chí tạo ra làn sóng phản ứng tiêu cực trên mạng xã hội.

Thật ra, kỹ năng từ chối ứng viên không chỉ là một bước trong quy trình tuyển dụng, mà còn là một cơ hội để thể hiện được văn hóa doanh nghiệp, sự chuyên nghiệp và lịch sự.

Từ chối đúng mực

Trong mỗi đợt tuyển dụng, số người bị từ chối thường nhiều gấp nhiều lần người được chọn. Nếu mỗi ứng viên đều cảm thấy “mình bị lãng quên” hoặc “bị bỏ rơi sau phỏng vấn”, trải nghiệm tiêu cực về việc tuyển dụng từ đó sẽ tạo ra hình ảnh xấu cho doanh nghiệp bất kể bạn có chuyên nghiệp đến đâu ở các bước đầu.

Ứng viên hôm nay có thể:

• Là ứng viên tiềm năng trong tương lai;

• Là người giới thiệu ứng viên khác cho bạn;

• Thậm chí là khách hàng, đối tác, hoặc người có ảnh hưởng truyền thông.

Một lời từ chối thiếu tinh tế có thể hủy hoại tất cả những nỗ lực xây dựng thương hiệu tuyển dụng mà bạn dày công vun đắp.

Nguyên tắc khi từ chối ứng viên

Từ chối sớm và đừng “ghost” ứng viên

Một trong những sai lầm lớn nhất là im lặng sau khi ứng viên không được chọn. Điều này tạo cảm giác bị coi thường, thiếu chuyên nghiệp. Bạn không cần phải phản hồi từng người trong hàng trăm CV gửi về, nhưng với những người đã qua vòng phỏng vấn, lời từ chối là bắt buộc.

Thời điểm lý tưởng: 3–7 ngày sau buổi phỏng vấn cuối cùng.

Từ chối qua kênh phù hợp

Thông thường, email là kênh phù hợp nhất để từ chối, vì:

Giữ được tính chuyên nghiệp

Cho phép bạn soạn thảo nội dung chỉn chu, dễ kiểm soát

Tránh gây bối rối cho ứng viên (như khi từ chối qua điện thoại bất ngờ)

Tuy nhiên, nếu ứng viên là người đã đi sâu vào vòng cuối hoặc có mối quan hệ gần gũi (giới thiệu từ đối tác), bạn có thể gọi điện để giải thích thêm.

Cá nhân hóa lời từ chối

Gọi đúng tên ứng viên

Đề cập điểm mạnh của họ

Đưa lý do từ chối một cách nhẹ nhàng, trung lập

Mở ra cơ hội cho lần sau (nếu có)

Ví dụ: “Chúng tôi đánh giá cao kinh nghiệm quản lý dự án của bạn và thấy rõ sự chuyên nghiệp trong buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, vị trí hiện tại đòi hỏi kinh nghiệm sâu hơn về ngành... Rất mong có thể giữ liên lạc với bạn trong các cơ hội tiếp theo.”

Dành lời khen

Ứng viên nào cũng đã đầu tư thời gian, công sức và tâm lý cho một buổi phỏng vấn. Do đó, việc ghi nhận những nỗ lực đó không chỉ là phép lịch sự, mà còn là sự trân trọng đúng mực.

Một lời khen ngắn “Bạn rất chuyên nghiệp trong cách trình bày”, “Hồ sơ của bạn rất ấn tượng” cũng có thể giúp ứng viên cảm thấy nhẹ lòng hơn dù không được chọn.

Không “đóng cửa” hoàn toàn

Trừ khi bạn chắc chắn rằng ứng viên không bao giờ phù hợp, còn lại hãy để ngỏ cánh cửa cho lần sau. Hãy nói rõ rằng bạn ghi nhận hồ sơ của họ và sẽ lưu lại để liên hệ trong tương lai nếu có vị trí phù hợp.

Lời từ chối nghệ thuật tuyển dụng nhân văn

Kỹ năng từ chối ứng viên không chỉ giúp xây dựng thương hiệu tuyển dụng bền vững, mà còn góp phần tạo nên nền văn hóa tôn trọng con người trong môi trường làm việc. Một nhà tuyển dụng chuyên nghiệp không phải chỉ là người “tuyển đúng người”, mà còn là người ứng xử đúng mực với cả những người không được chọn.

Hãy xem mỗi ứng viên là một “đại sứ tiềm năng” người có thể mang câu chuyện tích cực về công ty bạn ra ngoài kia. Và đôi khi, chính cách bạn từ chối sẽ quyết định ứng viên có muốn quay lại với bạn lần nữa hay không.

Gợi ý Mẫu email từ chối khéo léo (tham khảo)

Kỹ năng từ chối ứng viên đúng mực (Hình từ Internet)

Doanh nghiệp tuyển dụng lao động bằng cách nào?

Căn cứ Điều 11 Bộ luật Lao động 2019 quy định doanh nghiệp (người sử dụng lao động) có quyền trực tiếp hoặc thông qua tổ chức dịch vụ việc làm, doanh nghiệp hoạt động cho thuê lại lao động để tuyển dụng lao động theo nhu cầu của người sử dụng lao động.

Lưu ý là người lao động không phải trả chi phí cho việc tuyển dụng lao động.