Deadline là gì? Cách ghi nhớ công việc quan trọng và không bỏ sót deadline?

Deadline là gì? Cách ghi nhớ công việc quan trọng và không bỏ sót deadline?

*Deadline là gì?

Deadline là một thuật ngữ tiếng Anh được sử dụng phổ biến trong công việc và học tập, có nghĩa là hạn chót, thời hạn cuối cùng để hoàn thành một công việc hoặc nhiệm vụ nhất định.

Ví dụ:

• "Deadline nộp báo cáo là 17h ngày 30/03."
• "Bạn phải hoàn thành bài thuyết trình trước deadline vào thứ Sáu tuần này."

Tại sao deadline quan trọng?

- Giúp quản lý thời gian hiệu quả – Đảm bảo công việc được hoàn thành đúng kế hoạch.

- Tạo động lực làm việc – Khi có deadline, bạn sẽ tập trung và làm việc nghiêm túc hơn.

- Nâng cao trách nhiệm – Hoàn thành đúng deadline thể hiện sự chuyên nghiệp.

- Giúp làm việc nhóm hiệu quả – Các thành viên có thể phối hợp nhịp nhàng khi tuân thủ deadline chung.

Các loại deadline thường gặp

- Deadline cứng (Hard Deadline): Không thể thay đổi, ví dụ: Hạn nộp hồ sơ ứng tuyển, thời gian thi cử.

- Deadline mềm (Soft Deadline): Có thể linh hoạt điều chỉnh, ví dụ: Hạn chót nội bộ trước khi gửi cho khách hàng.

*Cách ghi nhớ công việc quan trọng và không bỏ sót deadline?

Trong môi trường công sở bận rộn, việc quên công việc quan trọng hoặc bỏ lỡ deadline có thể ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và uy tín cá nhân. Để tránh tình trạng này, bạn cần áp dụng các phương pháp quản lý công việc khoa học và hiệu quả. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn ghi nhớ công việc và hoàn thành đúng thời hạn.

1. Lập danh sách công việc (To-Do List)

Danh sách công việc giúp bạn hình dung rõ ràng những gì cần làm, ưu tiên công việc quan trọng và giảm thiểu nguy cơ quên nhiệm vụ.

- Cách lập danh sách hiệu quả:

+ Ghi công việc ra giấy hoặc sử dụng ứng dụng quản lý công việc như Trello, Notion, Todoist, Microsoft To Do.

+ Chia danh sách theo mức độ ưu tiên:

• Quan trọng và gấp: Xử lý ngay.
• Quan trọng nhưng không gấp: Lên kế hoạch làm dần.
• Không quan trọng nhưng gấp: Cân nhắc giao cho người khác hoặc làm khi có thời gian.
• Không quan trọng, không gấp: Loại bỏ hoặc làm sau cùng.

+ Đánh dấu hoàn thành sau mỗi nhiệm vụ để tạo động lực.

- Ví dụ thực tế:

Nếu bạn có một báo cáo cần nộp vào thứ Sáu, hãy ghi vào danh sách:

+ Viết dàn ý báo cáo – Thứ Hai

+ Thu thập dữ liệu – Thứ Ba

+ Viết bản thảo – Thứ Tư

+ Kiểm tra và chỉnh sửa – Thứ Năm

+ Gửi báo cáo – Thứ Sáu

2. Sử dụng công nghệ để nhắc nhở

+ Google Calendar: Lên lịch họp, nhắc nhở deadline.

+ Microsoft Outlook: Nhắc nhở email quan trọng.

+ Trello, Asana: Quản lý dự án và công việc theo nhóm.

+ Sticky Notes: Ghi chú nhanh trên màn hình máy tính.

*Mẹo nhỏ:

• Đặt thông báo trước 1-2 ngày để có thời gian chuẩn bị.
• Nếu có nhiều việc, hãy thiết lập nhắc nhở theo từng giai đoạn (ví dụ: “Chuẩn bị tài liệu họp” trước 3 ngày).

3. Áp dụng phương pháp quản lý thời gian

- Kỹ thuật Pomodoro

+ Làm việc trong 25 phút, nghỉ 5 phút để duy trì sự tập trung.

+ Sau 4 chu kỳ, nghỉ dài hơn (15-30 phút).

+ Giúp tránh bị quá tải và giảm nguy cơ quên việc do làm việc liên tục.

- Quy tắc 2 phút: Nếu công việc chỉ mất dưới 2 phút, hãy làm ngay thay vì trì hoãn.
- Lập kế hoạch theo khung giờ:

+ Sáng: Làm việc quan trọng, cần sự tập trung cao.

+ Chiều: Xử lý công việc nhỏ, ít căng thẳng hơn.

+ Cuối ngày: Kiểm tra lại công việc đã hoàn thành, cập nhật danh sách cho ngày mai.

4. Ghi chú và tổng hợp thông tin

- Sử dụng sổ tay hoặc ứng dụng ghi chú để lưu lại thông tin quan trọng từ các cuộc họp.

- Tóm tắt ý chính ngay sau khi họp để tránh quên nội dung quan trọng.

- Lưu tài liệu theo hệ thống rõ ràng trên máy tính hoặc Google Drive để dễ tìm kiếm.

Ví dụ thực tế:

- Khi sếp giao nhiệm vụ mới, hãy ghi lại ngay trong Google Keep hoặc OneNote kèm theo deadline.

- Nếu làm việc nhóm, hãy gửi email xác nhận để tránh nhầm lẫn thông tin.

5. Rèn luyện thói quen kỷ luật và tập trung

- Hạn chế xao nhãng

+ Tắt thông báo không cần thiết (Messenger, Instagram…) khi làm việc.

+ Sử dụng chế độ “Không làm phiền” trên điện thoại hoặc máy tính.

- Đặt mục tiêu nhỏ, rõ ràng: Không chỉ ghi “Làm báo cáo”, mà hãy chia nhỏ thành “Thu thập dữ liệu”, “Viết dàn ý”, “Hoàn thiện báo cáo”.
- Tạo động lực bằng phần thưởng: Sau khi hoàn thành nhiệm vụ, hãy tự thưởng bằng một cốc cà phê hoặc một bài nhạc yêu thích để duy trì sự hứng thú.

Deadline là gì? Cách ghi nhớ công việc quan trọng và không bỏ sót deadline? (Hình từ Internet)

Nhân viên hoàn thành đúng deadline công việc có được thưởng không?

Căn cứ tại Điều 104 Bộ luật Lao động 2019 hiện hành quy định như sau:

Thưởng

1. Thưởng là số tiền hoặc tài sản hoặc bằng các hình thức khác mà người sử dụng lao động thưởng cho người lao động căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh, mức độ hoàn thành công việc của người lao động.

2. Quy chế thưởng do người sử dụng lao động quyết định và công bố công khai tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

Theo đó có thể hiểu tiền thưởng là khoản bổ sung cho tiền lương với mục đích chính nhằm kích thích người lao động làm việc năng, xuất hiệu quả hơn. Đồng thời, giúp người sử dụng lao động thu hút người tài, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Nhân viên hoàn thành đúng deadline công việc có được thưởng hay không sẽ tùy thuộc vào quyết định của NSDLĐ căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh, mức độ hoàn thành công việc của nhân viên đó.