Complain là gì? Quản lý nên làm gì khi nhân viên của mình liên tục bị sếp complain?

Complain là gì? Quản lý nên làm gì khi nhân viên của mình liên tục bị sếp complain?

Complain là gì, thì đây một từ tiếng Anh mang nghĩa phàn nàn, than phiền hoặc khiếu nại về một hành vi, thái độ hoặc kết quả nào đó khiến người khác không hài lòng.

Trong môi trường doanh nghiệp, việc một nhân sự bị complain liên tục từ khách hàng, đồng nghiệp, sếp... là tín hiệu cảnh báo cho nhà quản lý hoặc lãnh đạo rằng đang có vấn đề nghiêm trọng cần xử lý.

Quản lý nên làm gì khi nhân viên của mình liên tục bị sếp complain?

Khi nhân viên liên tục bị sếp complain, người quản lý (cấp quản lý trung gian) cần phải có một chiến lược quản lý và xử lý tình huống một cách thận trọng và hiệu quả. Đây là một tình huống khá nhạy cảm và có thể ảnh hưởng đến cả tinh thần làm việc của nhân viên và hiệu quả công việc của đội ngũ.

1. Lắng nghe và thu thập thông tin rõ ràng

Lắng nghe phản hồi từ cấp trên: đầu tiên, người lãnh đạo cần lắng nghe phản hồi từ cấp trên một cách chi tiết. Đảm bảo thu thập thông tin về nguyên nhân complain, thái độ và các chi tiết liên quan đến hành vi của nhân viên.

Ví dụ: cấp trên có thể phàn nàn về việc nhân viên không hoàn thành công việc đúng hạn, thiếu trách nhiệm hoặc thiếu kỹ năng giao tiếp.

Xác minh thông tin từ nhiều nguồn: để có cái nhìn toàn diện về vấn đề, người quản lý cần hỏi lại từ các bộ phận liên quan hoặc nếu cần, tiếp xúc trực tiếp với nhân viên bị complain để nghe quan điểm từ phía họ.

Ví dụ: nếu cấp trên phàn nàn về việc nhân viên không hợp tác trong các cuộc họp, người quản lý có thể kiểm tra lại tình hình từ các đồng nghiệp hoặc tổ chức một buổi họp để hiểu thêm về tình hình.

2. Gặp gỡ và trao đổi trực tiếp với nhân viên bị complain

Tạo không khí trao đổi thoải mái: tổ chức một cuộc họp 1:1 với nhân viên để họ có thể thảo luận về vấn đề trong môi trường không áp lực.

Đặt câu hỏi mở để hiểu nguyên nhân: hỏi nhân viên về cảm nhận của họ về công việc và liệu có vấn đề gì khiến họ gặp khó khăn trong việc thực hiện yêu cầu từ cấp trên.

Lắng nghe và phản hồi: đảm bảo rằng bạn lắng nghe nhân viên một cách tôn trọng, và không vội vàng đưa ra kết luận. Đưa ra những câu hỏi khích lệ để nhân viên chia sẻ cảm xúc và suy nghĩ thật sự.

3. Phân tích nguyên nhân

Đánh giá khả năng và năng lực chuyên môn của nhân viên: liệu nhân viên có thiếu kiến thức hoặc kỹ năng để hoàn thành công việc? Nếu có, có thể nhân viên cần được đào tạo lại hoặc tham gia các khóa học kỹ năng.

Cấp trên có thể complain về thái độ thiếu chuyên nghiệp, thiếu tinh thần hợp tác hoặc thiếu trách nhiệm từ phía nhân viên. Nếu đúng như vậy, người quản lý cần làm rõ vấn đề với nhân viên về cách họ tương tác với cấp trên.

Complain là gì? Quản lý nên làm gì khi nhân viên của mình liên tục bị sếp complain? trên chỉ mang tính chất tham khảo.

Complain là gì? Quản lý nên làm gì khi nhân viên của mình liên tục bị sếp complain? (Hình từ Internet)

Để giúp nhân viên của mình cải thiện, nâng cao kỹ năng thì người quản lý nên làm gì?

Để nâng tầm nhân viên, giúp họ thoát khỏi tình trạng bị sếp complain và phát triển bền vững trong công việc, người quản lý là người đóng vai trò người định hướng cho nhân viên trở nên tốt hơn.

1. Xây dựng kế hoạch đào tạo

Người quản lý cần lên kế hoạch phát triển năng lực cho nhân viên:

Nếu thiếu chuyên môn: tổ chức đào tạo lại hoặc cử đi học chuyên sâu.

Nếu thiếu kỹ năng mềm: đưa vào các chương trình huấn luyện về giao tiếp, xử lý tình huống, làm việc nhóm,...

Nếu gặp khó khăn trong việc phối hợp: tổ chức buổi làm việc nhóm có hướng dẫn, tập huấn về quy trình làm việc liên phòng ban.

Vừa đào tạo lý thuyết vừa có thời gian thực hành và phản hồi. Người quản lý đóng vai trò là người kèm cặp và đồng hành, không chỉ ra lỗi rồi bỏ mặc.

2. Vừa góp ý, vừa lắng nghe ý kiến của nhân viên

Dành thời gian trao đổi 1:1 với nhân viên về tiến độ cải thiện.

Hỏi thẳng xem họ đang gặp khó khăn ở đâu, cảm thấy gì khi bị phàn nàn và mong muốn điều gì từ cấp quản lý để có thể làm tốt hơn.

Chia sẻ thẳng thắn nhưng mang tính xây dựng: nên tập trung vào hành vi và kết quả, không quy kết tính cách hay động cơ cá nhân.

Khi nhân viên cảm thấy mình được lắng nghe và hỗ trợ, họ có động lực thay đổi và cảm thấy mình là một phần được trân trọng trong tổ chức.

Để giúp nhân viên thoát khỏi các lý do bị complain và thật sự nâng tầm bản thân, người quản lý cần đi từ gốc rễ: xác định đúng vấn đề, định hướng rõ ràng, đào tạo kỹ năng, hỗ trợ thực tế và phản hồi thường xuyên. Quá trình này không chỉ giúp nhân viên tiến bộ mà còn góp phần xây dựng một đội ngũ mạnh mẽ, trưởng thành và có năng lực thật sự.

Cũng theo quy định của Bộ luật Lao động 2019 thì người sử dụng lao động cũng có trách nhiệm đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề cho người lao động.