Kế hoạch nhân sự là gì? Các bước lập kế hoạch nhân sự hiệu quả?

Kế hoạch nhân sự là gì?

Kế hoạch nhân sự là một quá trình xây dựng chiến lược cho công ty do bộ phận nhân sự đảm nhiệm để đánh giá, xác định nhu cầu nhân sự của tổ chức. Nói cách khác, một kế hoạch quản lý nhân sự tốt giúp bạn hiểu số lượng và loại nhân viên mà tổ chức của bạn cần để hoàn thành mục tiêu của mình. 

Tùy vào mỗi doanh nghiệp sẽ xây dựng một kế hoạch nhân sự khác nhau, có thể bao gồm toàn bộ công ty hoặc áp dụng cho các nhóm hoặc phòng ban nhỏ hơn và thậm chí cả các dự án cá nhân. 

Theo đó, kế hoạch nhân sự đóng vai trò quan trọng đối với mọi ngành nghề, quy trình sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp như:

- Là yếu tố cơ bản thúc đẩy doanh nghiệp hoàn thành các mục tiêu và nhiệm vụ đã đề ra.

- Là cơ sở để xây dựng các chương trình đào tạo nội bộ, lên kế hoạch phát triển, bồi dưỡng năng lực cho nhân viên.

- Kế hoạch nhân sự giúp doanh nghiệp bố trí, sắp xếp, sử dụng lao động hợp lý và tạo tiền đề để trả công của người lao động.

- Xác định chính xác đội ngũ lao động của doanh nghiệp về số lượng, trình độ học vấn, giới tính, chuyên môn… để mở rộng quy mô sản xuất và đảm bảo không bị gián đoạn quy trình.

- Kế hoạch nhân sự là cơ sở để xác lập hệ thống hệ thống thông tin về nguồn nhân lực nhằm trợ giúp cho hoạt động quản lý nhân sự và hoạt động sản xuất.

Kế hoạch nhân sự là gì nêu trên mang tính chất tham khảo!

Kế hoạch nhân sự là gì? Các bước lập kế hoạch nhân sự hiệu quả? (Hình từ Internet)

Các bước lập kế hoạch nhân sự hiệu quả?

Chi tiết các bước lập kế hoạch nhân sự hiệu quả như sau:

Bước 1: Thiết lập mục tiêu

Mục tiêu là đích đến mà tổ chức muốn đạt được trong một khoảng thời gian nhất định. Việc xác định mục tiêu rõ ràng sẽ giúp cho kế hoạch nhân sự được xây dựng phù hợp và hiệu quả hơn.

Bước 2: Phân tích hiện trạng nhân sự

Phân tích hiện trạng nhân sự là một bước quan trọng để đánh giá tình hình nhân sự hiện tại của tổ chức và xác định các yếu tố quan trọng liên quan đến nhân sự. Bước này giúp đội ngũ quản lý nhân sự có cái nhìn tổng quan về nguồn nhân lực hiện có, các kỹ năng và năng lực của nhân viên, đồng thời nhận diện các vấn đề hoặc thách thức trong lĩnh vực nhân sự. Trong đó, bao gồm số lượng nhân viên, chức danh, vị trí công việc, kỹ năng, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, thâm niên, tuổi tác, giới tính, tình trạng sức khỏe, mức độ hài lòng với công việc,...

Thông qua việc phân tích hiện trạng nhân sự, doanh nghiệp có thể xác định được những điểm mạnh, điểm yếu của nguồn nhân lực hiện tại, từ đó có kế hoạch phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu và chiến lược kinh doanh của mình.

Bước 3: Dự đoán nhu cầu nhân sự tối ưu

Trên cơ sở phân tích các yếu tố trên, doanh nghiệp có thể xây dựng dự báo nhu cầu nhân sự cho từng vị trí, bộ phận trong từng giai đoạn. Dự báo nhu cầu nhân sự cần đảm bảo tính chính xác, khả thi và linh hoạt để phù hợp với sự thay đổi của thị trường và doanh nghiệp.

Sử dụng các phương pháp dự đoán như dự báo kinh tế, dự báo doanh thu hoặc phương pháp sử dụng dữ liệu lịch sử để ước lượng nhu cầu nhân sự trong tương lai. Các yếu tố như tăng trưởng doanh thu, mở rộng thị trường, tỷ lệ nghỉ việc và xu hướng công nghệ cũng nên được xem xét.

Bước 4: Xây dựng kế hoạch triển khai

Bước này có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo kế hoạch nhân sự được thực hiện thành công. Kế hoạch triển khai có thể bao gồm các nội dung như:

- Mục tiêu của kế hoạch triển khai là gì? Muốn đạt được mục tiêu đó, cần làm gì?

- Ai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện từng phần việc của kế hoạch?

- Kế hoạch sẽ được thực hiện trong bao lâu?

- Kế hoạch sẽ cần bao nhiêu nguồn lực?

Đội ngũ quản lý nhân sự của doanh nghiệp cần:

- Xác định các hoạt động cần triển khai để thực hiện kế hoạch nhân sự. Các hoạt động này có thể bao gồm: Tuyển dụng, Đào tạo, Phát triển nhân viên, Quản lý hiệu suất, Đánh giá nhân viên, Kế hoạch kế nhiệm,...

- Phân bổ trách nhiệm cho từng hoạt động. Trách nhiệm có thể được phân bổ cho các cá nhân, bộ phận hoặc nhóm.

- Xác định thời hạn và nguồn lực cần thiết để thực hiện từng hoạt động.

Bước 5: Đánh giá kế hoạch và báo cáo

Việc đánh giá lại bản kế hoạch là cần thiết để đảm bảo rằng kế hoạch đang đi đúng hướng và đạt được các mục tiêu đã đề ra. Báo cáo kết quả đánh giá sẽ giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp nắm được tình hình thực hiện kế hoạch và đưa ra các điều chỉnh cần thiết.

Phân tích các dữ liệu đã thu thập để đánh giá hiệu quả của kế hoạch. Xem xét các chỉ số và thống kê để đánh giá các mục tiêu đã đề ra, như tăng cường nhân lực, cải thiện năng suất lao động, giảm tỷ lệ nghỉ việc,.... Sau đó đánh giá điểm mạnh, điểm cần cải thiện của bản kế hoạch nhân sự, việc này cung cấp những thông tin quan trọng để điều chỉnh kế hoạch trong tương lai.

Cuối cùng, tổng hợp kết quả đánh giá vào một báo cáo chi tiết. Báo cáo nên cung cấp thông tin về các mục tiêu đã đề ra, kết quả đạt được, những khó khăn gặp phải và các đề xuất cải thiện. Trình bày báo cáo cho các bên liên quan như nhà quản lý cấp cao, ban lãnh đạo hay các thành viên trong tổ chức. Báo cáo nên được trình bày một cách rõ ràng, logic và có thể truyền đạt ý nghĩa của kế hoạch và kết quả đánh giá.

Doanh nghiệp có bắt buộc lập kế hoạch nhân sự cho người lao động?

Căn cứ Điều 6 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động có các nghĩa vụ sau đây:

Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động

...

2. Người sử dụng lao động có các nghĩa vụ sau đây:

a) Thực hiện hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể và thỏa thuận hợp pháp khác; tôn trọng danh dự, nhân phẩm của người lao động;

b) Thiết lập cơ chế và thực hiện đối thoại, trao đổi với người lao động và tổ chức đại diện người lao động; thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc;

c) Đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng nâng cao trình độ, kỹ năng nghề nhằm duy trì, chuyển đổi nghề nghiệp, việc làm cho người lao động;

d) Thực hiện quy định của pháp luật về lao động, việc làm, giáo dục nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và an toàn, vệ sinh lao động; xây dựng và thực hiện các giải pháp phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc;

đ) Tham gia phát triển tiêu chuẩn kỹ năng nghề quốc gia, đánh giá, công nhận kỹ năng nghề cho người lao động.

Như vậy, doanh nghiệp không bắt buộc lập kế hoạch nhân sự cho người lao động.