Đào tạo chéo là gì? Các chiến lược tốt nhất để đào tạo chéo nhân sự?

Đào tạo chéo là gì?

Đào tạo chéo (cross training) là quá trình huấn luyện nhân viên để họ có thể thực hiện được công việc ở các vị trí khác nhau ngoài vị trí chuyên môn chính của họ. Đây là một chiến lược phát triển nguồn nhân lực linh hoạt, cho phép mỗi cá nhân có thể đảm nhiệm nhiều vai trò khác nhau trong tổ chức khi cần thiết để đảm bảo tiến độ công việc.

Ví dụ: một nhân viên kế toán có thể được đào tạo để hiểu quy trình bán hàng; hoặc một chuyên viên chăm sóc khách hàng có thể học thêm quy trình xử lý đơn hàng để hỗ trợ khi nhân sự thiếu hụt. Mục tiêu của đào tạo chéo không phải là thay thế vị trí, mà là mở rộng kỹ năng, tăng khả năng hỗ trợ lẫn nhau và nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.

Lợi ích của đào tạo chéo

- Tăng tính linh hoạt cho doanh nghiệp: Khi có sự thay đổi nhân sự đột ngột (nghỉ phép, nghỉ việc, khủng hoảng...), đội ngũ được đào tạo chéo có thể linh hoạt xoay chuyển vị trí mà không làm gián đoạn các hoạt động.

- Nâng cao hiệu suất làm việc: Nhân viên hiểu rõ quy trình của các bộ phận khác sẽ phối hợp hiệu quả hơn, giảm xung đột và sai sót trong quy trình liên phòng ban.

- Phát triển toàn diện kỹ năng nhân viên: Nhân viên có cơ hội học hỏi, mở rộng góc nhìn, tránh cảm giác nhàm chán trong công việc, từ đó tăng động lực và sự gắn bó.

- Phát hiện và phát triển tài năng nội bộ: Qua đào tạo chéo, doanh nghiệp có thể phát hiện những tiềm năng ẩn và có kế hoạch bồi dưỡng phù hợp cho các vị trí cao hơn.

Khi nào nên áp dụng đào tạo chéo?

Đào tạo chéo có thể áp dụng khi doanh nghiệp cần tăng tính linh hoạt, tối ưu nguồn lực hoặc muốn xây dựng đội ngũ đa năng. Đặc biệt hiệu quả trong các môi trường startup, doanh nghiệp nhỏ, hoặc các tổ chức đang trong giai đoạn chuyển đổi.

Tuy nhiên, để thành công, đào tạo chéo cần có lộ trình rõ ràng, sự đồng thuận từ nhân viên và phương pháp triển khai phù hợp để tránh gây quá tải hoặc hiểu lầm về trách nhiệm công việc.

Các chiến lược tốt nhất để đào tạo chéo nhân sự?

Để đào tạo chéo nhân sự có thể đạt hiệu quả, doanh nghiệp cần có chiến lược rõ ràng, phù hợp với văn hóa tổ chức và mục tiêu phát triển dài hạn. Dưới đây là những chiến lược được đánh giá cao và đã được nhiều doanh nghiệp áp dụng thành công:

(1) Xác định mục tiêu cụ thể cho đào tạo chéo

Trước khi bắt tay vào triển khai, điều quan trọng là cần xác định rõ mục tiêu của chương trình đào tạo chéo:

- Giảm thiểu rủi ro khi thiếu nhân sự

- Tăng tính linh hoạt và khả năng xoay chuyển công việc

- Phát triển năng lực nhân sự toàn diện

- Tăng cường sự phối hợp liên phòng ban

Việc xác định mục tiêu giúp bạn lên kế hoạch phù hợp và đo lường hiệu quả sau này một cách cụ thể.

(2) Đánh giá năng lực hiện tại và lập bản đồ kỹ năng (Skill Mapping)

Cần đánh giá kỹ năng hiện có của từng nhân viên và lập bản đồ kỹ năng để:

- Biết ai đang làm gì tốt

- Ai có thể học gì mới

- Những kỹ năng nào có thể chéo giữa các bộ phận hoặc vị trí

Từ đó, dễ dàng thiết kế chương trình đào tạo phù hợp với từng cá nhân và nhu cầu tổ chức.

(3) Ưu tiên các kỹ năng liên quan & thực tiễn

Không phải mọi kỹ năng đều cần phải đào tạo chéo. Hãy ưu tiên một số kỹ năng như:

- Các kỹ năng có khả năng hỗ trợ chéo giữa các phòng ban (VD: CSKH <-> Sales, Hành chính <-> Nhân sự)

- Kỹ năng phổ quát như giao tiếp, quản lý thời gian, xử lý tình huống

- Những kỹ năng "gối đầu" cho các vị trí kế cận

Điều này giúp đào tạo tập trung, hiệu quả và tiết kiệm nguồn lực.

(4) Thiết kế chương trình linh hoạt & thực tiễn

Một chiến lược đào tạo chéo hiệu quả cần có:

- Học đi đôi với hành: Nhân viên nên được “thử việc” trong vai trò mới bằng mô hình “job shadowing” (theo dõi trực tiếp), “rotation” (luân chuyển công việc), hoặc dự án ngắn hạn.

- Linh hoạt thời gian và hình thức: Tránh quá tải, hãy bố trí đào tạo theo dạng kèm cặp, online/offline kết hợp, hoặc học theo ca/nhóm.

- Lộ trình rõ ràng: Thiết kế theo từng giai đoạn từ học lý thuyết - thực hành - đánh giá.

(5) Gắn kết với đánh giá hiệu quả & lộ trình nghề nghiệp

Đào tạo chéo nên gắn với: (i) KPI hoặc đánh giá hiệu suất cá nhân; (ii) Cơ hội thăng tiến nội bộ; (iii) Chương trình phát triển lãnh đạo kế cận (succession planning).

Khi nhân viên thấy được giá trị của việc học thêm kỹ năng không chỉ để “chống cháy” mà còn giúp họ phát triển sự nghiệp họ sẽ chủ động hơn trong việc tham gia.

(6) Truyền thông & tạo động lực rõ ràng

Một trong những lý do đào tạo chéo thất bại là do nhân viên cảm thấy bị “ép” làm việc ngoài phạm vi trách nhiệm của minh. Vì vậy, doanh nghiệp cần:

- Truyền thông rõ ràng về lợi ích của đào tạo chéo cho cá nhân và tập thể

- Tạo môi trường khuyến khích học hỏi, không phán xét

- Có cơ chế ghi nhận, khen thưởng cho những người học hỏi và hỗ trợ đồng đội hiệu quả

Có thể thấy, đào tạo chéo không chỉ là một xu hướng, mà là một chiến lược dài hạn giúp doanh nghiệp phát triển đội ngũ linh hoạt, gắn kết và sẵn sàng thích nghi với mọi biến động. Với kế hoạch bài bản và sự đồng hành của ban lãnh đạo, đây sẽ là đòn bẩy mạnh mẽ để xây dựng một tổ chức bền vững từ bên trong.

Đào tạo chéo là gì? Các chiến lược tốt nhất để đào tạo chéo nhân sự? (Hình từ Internet)

Đào tạo nghề nghiệp và phát triển kỹ năng nghề theo quy định của pháp luật?

Căn cứ theo Điều 59 Bộ luật Lao động 2019 quy định về đào tạo nghề nghiệp và phát triển kỹ năng nghề như sau:

- Người lao động được tự do lựa chọn đào tạo nghề nghiệp, tham gia đánh giá, công nhận kỹ năng nghề quốc gia, phát triển năng lực nghề nghiệp phù hợp với nhu cầu việc làm và khả năng của mình.

- Nhà nước có chính sách khuyến khích người sử dụng lao động có đủ điều kiện đào tạo nghề nghiệp và phát triển kỹ năng nghề cho người lao động đang làm việc cho mình và người lao động khác trong xã hội thông qua hoạt động sau đây:

+ Thành lập cơ sở giáo dục nghề nghiệp hoặc mở lớp đào tạo nghề tại nơi làm việc để đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề cho người lao động; phối hợp với cơ sở giáo dục nghề nghiệp đào tạo các trình độ sơ cấp, trung cấp, cao đẳng và các chương trình đào tạo nghề nghiệp khác theo quy định;

+ Tổ chức thi kỹ năng nghề cho người lao động; tham gia hội đồng kỹ năng nghề; dự báo nhu cầu và xây dựng tiêu chuẩn kỹ năng nghề; tổ chức đánh giá và công nhận kỹ năng nghề; phát triển năng lực nghề nghiệp cho người lao động.