TÓM TẮT CÔNG VIỆC

• Quản lý công việc của nhóm hành chính lễ tân gồm: trình ký, phân loại, lưu giữ hồ sơ... Quản lý và cập nhật các quy trình của công ty.
• Quản lý đội tài xế và xe hơi của công ty.
• Quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng (không báo gồm máy in, photo, điện thoại) khu vực văn phòng
• Quản lý và điều phối phòng họp, hội trường.
• Kiểm tra các đề xuất, trình chi phí, thực hiện cấp phát sử dụng cho các bộ phận, văn phòng công ty gồm: văn phòng phẩm, nước uống, vé máy bay, vật tư vệ sinh, đồng phục…
• Quản lý và làm hồ sơ thanh toán các chi phí cố định của văn phòng công ty gồm: nước uống, vật tư vệ sinh tiêu hao, chuyển phát nhanh, thiết bị khử mùi, nước rửa tay, thủy sinh, trái cây & café của BLĐ, vé máy bay, chi phí hoạt động của đội xe hơi, taxi, văn phòng phẩm… Theo dõi biến động chi phí và báo cáo cho Trưởng phòng để tìm biện pháp khắc phục, kiểm soát.
• Phối hợp với các phòng ban để hoàn tất thủ tục hợp đồng, hồ sơ thanh toán bảo hiểm xe ô tô và bảo hiểm cháy nổ bắt buộc.
• Phối hợp với các phòng ban khác tổ chức các sự kiện tại công ty.
• Thực hiện xin visa nước ngoài cho các phòng ban khi có yêu cầu.
• Soạn quyết định, công văn, thông báo và ban hành cho toàn thể CBCNV
• Chế độ của Ban Giám Đốc: điều xe, thanh toán công tác phí, nhà ở và các dịch vụ đi kèm. Theo dõi lịch nghỉ phép, công tác của BGĐ và thông báo cho toàn thể CBCNV
• Làm hồ sơ thanh toán vé máy bay quốc tế cho nhà cung cấp quốc tế.
• Là thư ký cuộc họp sản xuất hàng tháng.
• Tiếp nhận công văn đến và gửi cho BGĐ/ phòng ban phụ trách.
• Làm giấy ủy quyền khi có yêu cầu từ BTGĐ.
• Quản lý kho đồng phục của P. TCHC. Quản lý các bằng khen của công ty.
• Làm báo cáo cho phường, quận…khi có yêu cầu từ BTGĐ và các công việc khác theo phân công của BTGĐ.

NHIỆM VỤ CHÍNH

1. Tiếp nhận hồ sơ trình ký, phân loại và trình ký hồ sơ. Phối hợp xử lý các hồ sơ khó.
2. Quản lý tài xế và điều động xe hơi của công ty
3. Tổng hợp, tiếp nhận và cấp phát văn phòng phẩm, vật tư vệ sinh, nước uống, đồng phục…
4. Làm hồ sơ thanh toán vé máy bay (nội địa và quốc tế), văn phòng phẩm, đồng phục, bảo hiểm, chi phí hoạt động xe...
5. Phối hợp với các phòng ban tổ chức các sự kiện tại công ty. Thực hiện xin visa nước ngoài cho các phòng ban khi có yêu cầu.
6. Tiếp nhận công văn đến và gửi cho BGĐ/ phòng ban phụ trách.
7. Quản lý vệ sinh chung khu vực văn phòng
8. Soạn thảo công văn, quyết định, thông báo và ban hành
9. Thực hiện các chế độ của BTGĐ: nhà ở, công tác phí, thanh toán khác (nếu có)
10. Phối hợp các phòng ban để giải quyết các sự việc gấp – phát sinh. Hỗ trợ NMHD trình ký hồ sơ.

NHIỆM VỤ KHÁC

• Các nhiệm vụ khác được giao từ Trưởng phòng/ BTGĐ

Kinh nghiệm, Kỹ năng, Kiến thức

Kinh nghiệm

• Kinh nghiệm: 01 năm trở lên ở vị trí trưởng nhóm hành chính/ giám sát hành chính

Kỹ năng

• Thành thạo tin học văn phòng, có thể đọc – hiểu – dịch tài liệu tiếng Anh
• Kỹ năng giao tiếp tốt.
• Quản lý công việc, hoàn thành công việc theo thời hạn được giao.
• Tác phong nhanh nhẹn, chuyên nghiệp.
• Kỹ năng quan sát và tư duy nhạy bén.
• Kỹ năng làm việc nhóm, làm việc độc lập, linh hoạt.
• Kỹ năng quản lý thời gian, chịu được áp lực công việc.
• Có kiến thức cơ bản về kế toán và luật.
• Kỹ năng xử lý tình huống, chủ động trong công việc, có tinh thần trách nhiệm cao.

Học vấn

• Tốt nghiệp cao đẳng trở lên, chuyên ngành QTKD/ Hành chính hoặc các chuyên ngành liên quan.

Năng lực cá nhân & Yếu tố khác

• Cẩn thận, tỉ mỉ, chi tiết.
• Trung thực, nhanh nhẹn, có tinh thần trách nhiệm cao
• Có khiếu thẩm mỹ tốt.
• Có khả năng chịu được áp lực công việc
• Bảo mật thông tin.

• Trao đổi cụ thể khi phỏng vấn