PA là gì? Ai có thể làm nghề PA? Những kỹ năng cần có để làm nghề PA?

PA là gì? Ai có thể làm nghề PA? Những kỹ năng cần có để làm nghề PA?

PA là gì?

PA là gì? PA hay còn gọi là trợ lý cá nhân là một nghề đang ngày càng phổ biến trong thời đại hiện nay. Công việc chính của nghề PA là hỗ trợ một cá nhân cụ thể trong các hoạt động công việc lẫn đời sống thường nhật. Trợ lý cá nhân thường cho các lãnh đạo doanh nghiệp, CEO, nghệ sĩ nổi tiếng, chính trị gia hoặc những người có lịch trình bận rộn và cần một người đứng sau tổ chức mọi thứ cho họ.

Trợ lý cá nhân không đơn thuần là làm công việc hành chính văn phòng như thư ký. Họ còn là cánh tay phải, người đáng tin cậy, thấu hiểu tâm lý và luôn theo sát để hỗ trợ từ những việc nhỏ như nhắc lịch họp, chuẩn bị tài liệu, cho đến những việc phức tạp như xử lý khủng hoảng, đại diện sếp giao tiếp với bên ngoài, hoặc tổ chức các chuyến công tác nước ngoài.

Ai có thể làm nghề PA? 

Không giống những ngành nghề đòi hỏi trình độ học thuật cao, nghề PA không giới hạn bằng cấp, độ tuổi hay giới tính. Điều quan trọng hơn cả là người làm nghề PA phải có kỹ năng mềm tốt, đạo đức nghề nghiệp và khả năng chịu áp lực cao.  Sau đây là những đối tượng phù hợp với nghề PA

(1) Sinh viên mới ra trường

Những người học các chuyên ngành như quản trị kinh doanh, ngoại ngữ, hành chính văn phòng, truyền thông – báo chí… thường có lợi thế thích hợp làm nghề PA, được đào tạo các kiến thức nền và kỹ năng tổ chức, rất phù hợp để tiếp cận công việc này. Với tinh thần học hỏi, chịu khó và năng động, sinh viên mới ra trường có thể phát triển nhanh chóng từ vị trí PA.

(2) Người đã có kinh nghiệm làm thư ký hoặc nhân viên hành chính

Những người từng làm thư ký giám đốc, hành chính nhân sự, trợ lý dự án… thường đã quen với việc sắp xếp lịch, hỗ trợ công việc và xử lý tình huống phát sinh đây có thể coi là nền tảng vững chắc để bước sang nghề PA, đặc biệt trong môi trường doanh nghiệp.

(3) Người yêu thích sự linh hoạt và không ngại thử thách

Nghề PA thường phải di chuyển nhiều, làm việc với nhiều người, chịu áp lực thời gian và phải luôn phản ứng linh hoạt trước các tình huống. Do đó, những ai thích sự năng động, không gò bó trong văn phòng cố định, và có khả năng giao tiếp tốt sẽ rất phù hợp với công việc này.

Những kỹ năng cần có để làm nghề PA chuyên nghiệp?

1. Kỹ năng giao tiếp và ứng xử linh hoạt

Nghề PA thường xuyên làm cầu nối giữa sếp và người khác, chính vì lẻ đó kỹ năng giao tiếp không chỉ là nói chuyện, mà còn là biết chọn lời, giữ thái độ chuyên nghiệp, kiểm soát cảm xúc và thể hiện sự tôn trọng đối phương. Khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, ngắn gọn, chuyên nghiệp sẽ giúp người làm nghề PA tạo dựng uy tín cho cả bản thân và người sếp.

2. Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian

Một người làm nghề PA giỏi là người lên kế hoạch khoa học và kiểm soát tốt từng chi tiết nhỏ trong lịch trình, họ cần biết khi nào sếp rảnh, khi nào có cuộc họp quan trọng, những cuộc hẹn nào cần ưu tiên… Thậm chí là chuẩn bị trước kế hoạch A, B, C để ứng phó với những thay đổi bất ngờ.

3. Kỹ năng xử lý tình huống và giải quyết vấn đề

Trong nghề PA, những sự cố có thể xảy ra bất kỳ lúc nào, người làm nghề PA phải luôn giữ bình tĩnh, đưa ra phương án thay thế nhanh và hiệu quả, tư duy phản biện, khả năng quan sát và quyết đoán sẽ giúp PA trở thành điểm tựa đáng tin cậy cho người họ hỗ trợ.

4. Khả năng giữ bí mật và đạo đức nghề nghiệp

Làm nghề PA có thể nắm giữ nhiều thông tin nhạy cảm như chiến lược kinh doanh, đời sống riêng tư của sếp, thông tin tài chính… Chính vì vậy, nghề này cực kỳ đề cao đạo đức nghề nghiệp, một PA giỏi là người biết khi nào nên nói, khi nào nên im lặng, có tính đạo đức nghề nghiệp cao.

5. Kỹ năng công nghệ thông tin 

Nghề PA đòi hỏi cần phải hiểu và thành thạo các phần mềm văn phòng là điều bắt buộc, ảm hiểu các phần mềm công nghệ thông tin nổi là một điều tất yếu. Nghề PA cũng cần biết cách sử dụng các nền tảng thương mại điện tử, hoặc công cụ thiết kế đơn giản để hỗ trợ truyền thông.

PA là gì? Ai có thể làm nghề PA? Những kỹ năng cần có để làm nghề PA? (Hình từ Internet)

Khi giao kết hợp đồng lao động làm PA trợ lý cá nhân thì người lao động cần cung cấp những thông tin gì?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 16 Bộ luật Lao động 2019 quy định như sau:

Nghĩa vụ cung cấp thông tin khi giao kết hợp đồng lao động

1. Người sử dụng lao động phải cung cấp thông tin trung thực cho người lao động về công việc, địa điểm làm việc, điều kiện làm việc, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, an toàn, vệ sinh lao động, tiền lương, hình thức trả lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, quy định về bảo vệ bí mật kinh doanh, bảo vệ bí mật công nghệ và vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà người lao động yêu cầu.

2. Người lao động phải cung cấp thông tin trung thực cho người sử dụng lao động về họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, trình độ học vấn, trình độ kỹ năng nghề, xác nhận tình trạng sức khỏe và vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà người sử dụng lao động yêu cầu.

Như vậy, khi giao kết hợp đồng lao động làm PA trợ lý cá nhân thì người lao động phải cung cấp những thông tin sau đây cho người sử dụng lao động:

-  Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, trình độ học vấn, trình độ kỹ năng nghề, xác nhận tình trạng sức khỏe;

-  Vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà người sử dụng lao động yêu cầu.