Trợ lý là gì? Các kỹ năng cần có để trở thành một trợ lý giỏi?

Trợ lý là gì? Các kỹ năng cần có để trở thành một trợ lý giỏi?

(1) Trợ lý là gì?

Trong môi trường doanh nghiệp hiện nay, trợ lý đóng vai trò phối hợp và hỗ trợ công việc cho cấp trên, chẳng hạn như sắp xếp lịch trình, tiếp nhận báo cáo, lên lịch họp,... Nhằm đảm bảo mọi hoạt động được vận hành hiệu quả. Từng vị trí sẽ yêu cầu sự linh hoạt, tỉ mỉ, kỹ năng quản lý tốt.

Ngoài việc truyền đạt và ghi chép những thông tin quan trọng, một người trợ lý giỏi cần có khả năng giải quyết vấn đề linh hoạt và nhạy bén trong giao tiếp vì cần phải làm việc với nhiều bộ phận, nhiều đối tác khác nhau.

(2) Các kỹ năng cần có để trở thành một trợ lý giỏi?

Dưới đây, là một số kỹ năng cần có để trở thành một người trợ lý giỏi:

- Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Trợ lý là người phải sắp xếp lịch làm việc, chuẩn bị hồ sơ và các công việc chính. Vì vậy, việc lên kế hoạch và phân loại mức độ ưu tiên của công việc là yếu tố quan trọng để có thể hoàn thành công việc việc một cách hiệu quả nhất.

- Kỹ năng giao tiếp: Vì phải thường xuyên liên hệ với khách hàng, đối tác và đồng nghiệp thay cho lãnh đạo nên kỹ năng giao tiếp là thiết yếu để có thể truyền tải thông tin một cách chính xác nhất.

- Kỹ năng sử dụng công nghệ, văn phòng phẩm: Việc làm báo cáo, soạn thảo văn bản và quản lý dữ liệu diễn ra hàng ngày nên trợ lý sẽ cần thành thạo các công cụ như Microsoft, Workspake,...

- Tư duy nhanh nhạy và linh hoạt: Để trở thành một người trợ lý giỏi cần có khả năng ứng biến và giải quyết các tình huống bất ngờ, nhưng không gây ảnh hưởng đến công việc chung.

- Bảo mật và đáng tin cậy: Đây là nguyên tắc tuyệt đối trong công việc, vì trợ lý là người thường xuyên tiếp xúc đến các tài liệu nội bộ, bí mật doanh nghiệp,.. Nên cần có tính bảo mật vào và đáng tin cậy.

Lưu ý: Trợ lý là gì? Các kỹ năng cần có để trở thành một trợ lý giỏi? Chỉ mang tính chất tham khảo.

Trợ lý là gì? Các kỹ năng cần có để trở thành một trợ lý giỏi? (Hình từ Internet)

Khi giao kết hợp đồng lao động trợ lý cần cung cấp những thông tin gì?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 16 Bộ luật Lao động 2019 quy định như sau:

Nghĩa vụ cung cấp thông tin khi giao kết hợp đồng lao động

1. Người sử dụng lao động phải cung cấp thông tin trung thực cho người lao động về công việc, địa điểm làm việc, điều kiện làm việc, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, an toàn, vệ sinh lao động, tiền lương, hình thức trả lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, quy định về bảo vệ bí mật kinh doanh, bảo vệ bí mật công nghệ và vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà người lao động yêu cầu.

2. Người lao động phải cung cấp thông tin trung thực cho người sử dụng lao động về họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, trình độ học vấn, trình độ kỹ năng nghề, xác nhận tình trạng sức khỏe và vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà người sử dụng lao động yêu cầu.

Như vậy, khi giao kết hợp đồng lao động trợ lý nói riêng và người lao động nói chung phải cung cấp những thông tin sau đây cho người sử dụng lao động:

- Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, trình độ học vấn, trình độ kỹ năng nghề, xác nhận tình trạng sức khỏe;

- Vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà người sử dụng lao động yêu cầu.