Thư Ký Giám Đốc Ngành Xây Dựng (Admin, Giao Tiếp)

Mức lương

Thương lượng

Kinh nghiệm

1 năm

Hạn nộp hồ sơ

20/06/2025

Địa điểm

Hồ Chí Minh

Mô tả công việc

• Hỗ trợ Giám Đốc trong công việc quản lý và điều hành:
  • Sắp xếp và quản lý lịch làm việc: Đảm bảo Giám đốc có lịch trình làm việc hợp lý, không bị trùng lặp và luôn có đủ thời gian cho các cuộc họp quan trọng, các chuyến công tác, cũng như các công việc khác.
  • Điều phối công việc: Phối hợp với các phòng ban để đảm bảo các công việc được thực hiện đúng tiến độ, kịp thời phản hồi các yêu cầu của Giám đốc.
  • Chuẩn bị thông tin: Cung cấp thông tin cần thiết trước các cuộc họp hoặc quyết định quan trọng để giúp Giám đốc đưa ra những lựa chọn chính xác.
• Giao tiếp và phối hợp với các phòng ban:
  • Làm cầu nối giữa Giám đốc và các bộ phận khác trong công ty, truyền tải và cập nhật các thông tin quan trọng về tiến độ công việc, dự án và các yêu cầu khác từ các phòng ban.
  • Xử lý công văn, thư từ: Tiếp nhận, xử lý và lưu trữ các công văn, thư từ, tài liệu quan trọng gửi đến Giám đốc.
  • Giải quyết vấn đề: Kịp thời xử lý các tình huống phát sinh giữa các phòng ban, đối tác và khách hàng, báo cáo lên Giám đốc nếu cần thiết.
• Quản lý và xử lý số liệu, báo cáo:
  • Xử lý dữ liệu: Thu thập, phân tích, và xử lý số liệu từ các dự án, các báo cáo tài chính, dự báo doanh thu, chi phí để cung cấp cho Giám đốc cái nhìn toàn diện về tình hình công ty.
  • Lập báo cáo: Định kỳ lập các báo cáo công việc, tài chính, tiến độ dự án theo yêu cầu của Giám đốc. Thực hiện các báo cáo về hiệu quả công việc và hoạt động kinh doanh.
  • Quản lý dữ liệu khách hàng: Cập nhật, phân loại và theo dõi thông tin khách hàng, đối tác, các dự án và đơn hàng, đảm bảo dữ liệu được quản lý chính xác và đầy đủ.
• Soạn thảo và quản lý văn bản, hợp đồng:
  • Soạn thảo văn bản: Soạn thảo, chuẩn bị các hợp đồng, văn bản hành chính, thư mời, thông báo và các tài liệu khác theo yêu cầu.
  • Quản lý hợp đồng và tài liệu pháp lý: Đảm bảo tất cả các hợp đồng và tài liệu liên quan đến đối tác, khách hàng được lưu trữ đúng quy trình, sắp xếp hợp lý và bảo mật.
  • Giám sát việc ký kết hợp đồng: Đảm bảo rằng các hợp đồng được ký kết đúng hạn và đầy đủ các thủ tục pháp lý.
• Quản lý và điều phối các dự án thiết kế, thi công:
  • Phối hợp với các bộ phận thiết kế, thi công để đảm bảo các dự án sân vườn, cảnh quan, cá Koi được thực hiện đúng tiến độ, đạt yêu cầu chất lượng.
  • Theo dõi tiến độ công trình: Liên tục cập nhật và báo cáo tiến độ công trình cho Giám đốc, giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thi công.

Yêu cầu ứng viên

• Trình độ học vấn: Tốt nghiệp đại học các ngành Quản trị Kinh doanh, Văn phòng, hoặc các ngành liên quan.
• Kinh nghiệm: Có ít nhất 1 - 2 năm kinh nghiệm làm thư ký hoặc admin trong các công ty có quy mô vừa và lớn. Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong các ngành liên quan đến thiết kế, cảnh quan, sân vườn, thi công.
• Kỹ năng giao tiếp: Khả năng giao tiếp và đàm phán tốt, có thể làm việc hiệu quả với khách hàng, đối tác và các bộ phận trong công ty.
• Kỹ năng văn phòng: Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Suite và các phần mềm văn phòng khác.
• Kỹ năng xử lý số liệu: Kỹ năng sử dụng Excel tốt để tổng hợp và phân tích dữ liệu, báo cáo.
• Khả năng tổ chức công việc: Cẩn thận, chi tiết và có khả năng tổ chức công việc khoa học, hiệu quả.
• Tính cách: Nhanh nhẹn, linh hoạt, có khả năng giải quyết vấn đề và làm việc dưới áp lực.
• Tính sáng tạo và tư duy độc lập: Khả năng sáng tạo trong công việc, có thể đưa ra các giải pháp phù hợp với nhu cầu và tình huống công việc.

Quyền lợi/Phúc lợi

• Mức lương cạnh tranh, phù hợp với năng lực.
• Được đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo quy định của pháp luật
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, có cơ hội học hỏi và phát triển
• Được đào tạo chuyên sâu về các kỹ năng văn phòng, quản lý dự án
• Cơ hội thăng tiến rõ ràng dựa trên năng lực.
• Thưởng các ngày lễ, tết theo quy định công ty.
• Được tham gia các hoạt động team building, du lịch hàng năm của công ty.

Thời gian làm việc

• Thứ 2 - Thứ 6 (từ 08:00 đến 17:30)
• Thứ 7 (từ 08:00 đến 15:00)

Địa điểm làm việc

• 307C Lê Văn Lương, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh