Office‍ Admin là gì? Các kỹ năng cần có của Office Admin?

Office‍ Admin là gì? Các kỹ năng cần có của Office Admin?

(1) Office‍ Admin là gì?

Office‍ Admin‍ (viết‍ tắt‍ của‍ Office‍ Administrator)‍ là‍ người‍ chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động hành‍ chính‍ văn‍ phòng,‍ hỗ trợ và đảm‍ bảo‍ hoạt‍ động‍ vận‍ hành‍ nội‍ bộ‍ của công‍ ty‍ diễn‍ ra‍ một cách trơn‍ tru‍, hiệu‍ quả.‍ Đây‍ là‍ vị‍ trí‍ đóng‍ vai‍ trò‍ quan‍ trọng trong công ty,‍ nhằm hỗ‍ trợ‍ cho‍ các‍ phòng‍ ban‍ khác‍ có thể hoàn‍ thành‍ tốt‍ các công‍ việc‍ trong chuyên‍ môn.‍

Công việc của‍ một‍ Office‍ Admin‍ rất đa dạng như sắp‍ xếp‍ các cuộc họp,‍ tiếp‍ nhận‍ và‍ xử‍ lý‍ hồ sơ,‍ lên lịch tổ‍ chức‍ các sự‍ kiện‍ nội‍ bộ,‍ đặt‍ văn‍ phòng‍ phẩm,‍ theo‍ dõi‍ các thiết‍ bị‍ trong công ty và‍ nhiều‍ việc‍ khác‍ tùy‍ vào quy‍ mô‍ lớn nhỏ của công‍ ty.‍

(2) Các kỹ năng cần có của Office Admin?

Để‍ có thể trở‍ thành‍ một‍ Office‍ Admin‍ chuyên‍ nghiệp,‍ cần‍ trang bị tốt kiến‍ thức‍ hành‍ chính và hàng loạt‍ kỹ‍ năng‍ mềm‍ cũng như kỹ‍ năng‍ chuyên‍ môn‍ cần thiết.‍ Dưới‍ đây‍ là‍ những‍ kỹ‍ năng‍ quan‍ trọng‍ nhất‍ cần‍ có để trở thành một Office‍ Admin‍ chuyên‍ nghiệp :

- Kỹ‍ năng‍ giao‍ tiếp‍ hiệu‍ quả

Admin‍ là‍ chính là người‍ kết‍ nối‍ giữa‍ các‍ bộ‍ phận‍ trong‍ công‍ ty‍. Admin cũng sẽ thường‍ xuyên‍ làm‍ việc‍ với‍ khách‍ hàng,‍ đối‍ tác hay nhà‍ cung‍ cấp sản phẩm, dịch vụ của công ty.‍ Vì vậy, kỹ‍ năng‍ giao‍ tiếp‍ dưới hình thức văn bản hay lời nói là kỹ năng thiết yêu để có thể trở thành một admin chuyên nghiệp.‍ Qua cách‍ truyền‍ đạt‍ thông‍ tin‍ rõ‍ ràng, khéo‍ léo‍ sẽ‍ giúp‍ cho admin‍ có thể xử‍ lý‍ công‍ việc‍ một cách hiệu quả hơn.

- Kỹ‍ năng‍ tổ‍ chức‍ và‍ quản‍ lý‍ thời‍ gian

Một‍ Office‍ Admin‍ vì thường‍ phải‍ xử‍ lý‍ nhiều‍ việc‍ cùng‍ lúc nên khả‍ năng‍ sắp‍ xếp,‍ lập‍ kế‍ hoạch‍, quản‍ lý‍ thời‍ gian‍ và ưu tiên những công việc quan trọng sẽ‍ giúp‍ Office‍ Admin‍ kiểm soát tiến‍ độ‍ công‍ việc‍ ổn định hơn.

- Thành‍ thạo‍ tin‍ học‍ văn‍ phòng

Bạn cần sử dụng‍ thành‍ thạo‍ các‍ phần‍ mềm‍ như‍ Microsoft‍ Word,‍ Excel,‍ PowerPoint,‍... Đây là‍ yêu‍ cầu‍ bắt‍ buộc để trở thành một office‍ admin‍.‍ Ngoài‍ ra,‍ nếu bạn hiểu‍ biết‍ thêm về‍ các hệ‍ thống‍ lưu‍ trữ‍ dữ‍ liệu,‍ phần‍ mềm‍ kế toán hoặc các phần mềm quản lý khác sẽ giúp bạn kiểm soát công việc tốt hơn cũng như mở rộng cơ hội nghề nghiệp.

- Kỹ‍ năng‍ xử‍ lý‍ tình‍ huống‍ và‍ giải‍ quyết‍ vấn‍ đề

Người đầu tiên được gọi tên khi có các tình huống, sự cố không may xảy ra trong văn phòng chính là admin.‍ Vậy nên, kỹ‍ năng‍ xử lý tình huống và đưa ra hướng giải quyết là điều‍ cực‍ kỳ‍ quan‍ trọng.

- Cẩn‍ thận,‍ tỉ‍ mỉ‍ và‍ bảo‍ mật‍ thông‍ tin

Admin‍ sẽ là người thường‍ tiếp‍ xúc‍ với‍ các tài‍ liệu‍ nội‍ bộ,‍ các hợp đồng và các thông tin quan trọng của từng người trong công ty nên‍ sự cẩn‍ thận‍, tỉ mỉ là yếu tố cần phải có.‍ 

- Tư‍ duy‍ dịch‍ vụ‍ và‍ tinh‍ thần‍ hỗ‍ trợ

Office‍ Admin‍  cần mang một tinh thần nhiệt huyết, sẵn sàng hỗ trợ cho người khác. Đồng thời, luôn có một tư duy nhạy bén và linh hoạt trong công việc.

Office‍ Admin‍ giữ vai trò là một mắt xích quan trọng của công ty, giúp công ty có thể vận hành một cách trơn tru, hiệu quả. Với‍ tính‍ chất‍ đặc‍ thù của công việc,‍ người‍ làm‍ admin‍ cần‍ phải học‍ hỏi không ngừng,‍ nâng‍ cao‍ các kỹ năng để‍ đáp‍ ứng‍ với nhu‍ cầu‍ của công ty và‍ khẳng‍ định‍ vai‍ trò‍ của‍ mình‍ trong‍ công ty đó.

Lưu ý "Office‍ Admin là gì? Các kỹ năng cần có của Office Admin?" chỉ mang tính chất tham khảo.

Office‍ Admin là gì? Các kỹ năng cần có của Office Admin? (Hình từ Internet)

Người làm nghề Office‍ Admin‍ có các quyền gì theo quy định của pháp luật?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 5 Bộ luật Lao động 2019 quy định quyền của người lao động, theo đó người làm Office‍ Admin‍ có các quyền sau:

- Làm việc; tự do lựa chọn việc làm, nơi làm việc, nghề nghiệp, học nghề, nâng cao trình độ nghề nghiệp; không bị phân biệt đối xử, cưỡng bức lao động, quấy rối tình dục tại nơi làm việc;

- Hưởng lương phù hợp với trình độ, kỹ năng nghề trên cơ sở thỏa thuận với người sử dụng lao động; được bảo hộ lao động, làm việc trong điều kiện bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động; nghỉ theo chế độ, nghỉ hằng năm có hưởng lương và được hưởng phúc lợi tập thể;

- Thành lập, gia nhập, hoạt động trong tổ chức đại diện người lao động, tổ chức nghề nghiệp và tổ chức khác theo quy định của pháp luật; yêu cầu và tham gia đối thoại, thực hiện quy chế dân chủ, thương lượng tập thể với người sử dụng lao động và được tham vấn tại nơi làm việc để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp, chính đáng của mình; tham gia quản lý theo nội quy của người sử dụng lao động;

- Từ chối làm việc nếu có nguy cơ rõ ràng đe dọa trực tiếp đến tính mạng, sức khỏe trong quá trình thực hiện công việc;

- Đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động;

- Đình công;

- Các quyền khác theo quy định của pháp luật.