Chuyên viên Hành chính

Mức lương

12 - 18 triệu

Kinh nghiệm

3 năm

Hạn nộp hồ sơ

09/08/2026

Địa điểm

Hồ Chí Minh

Mô tả công việc

• Quản lý vận hành hành chính – văn phòng
  • Quản lý và điều phối các hoạt động hành chính hằng ngày tại văn phòng, đảm bảo văn phòng vận hành ổn định, gọn gàng, an toàn và chuyên nghiệp.
  • Theo dõi, kiểm soát các hạng mục văn phòng: điện, nước, internet, vệ sinh, bảo vệ, cây xanh, sửa chữa, bảo trì, phòng họp, pantry và khu vực làm việc chung.
  • Xây dựng, cập nhật và kiểm soát các quy định, hướng dẫn, checklist liên quan đến vận hành hành chính.
  • Chủ động phát hiện các vấn đề trong vận hành văn phòng và đề xuất phương án cải thiện.
  • Điều phối, hướng dẫn và kiểm tra công việc của nhân sự Admin/Receptionist/IC cấp dưới nếu có.
• Quản lý nhà cung cấp, mua sắm và dịch vụ hành chính
  • Tìm kiếm, đánh giá, đề xuất và quản lý nhà cung cấp cho các dịch vụ hành chính: văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng, vệ sinh, bảo vệ, sửa chữa, bảo trì, in ấn, chuyển phát, nội thất, sự kiện, du lịch, khách sạn, vé máy bay và các dịch vụ liên quan.
  • Thực hiện quy trình lấy báo giá, so sánh báo giá, đánh giá năng lực nhà cung cấp và đề xuất phương án lựa chọn phù hợp.
  • Theo dõi tiến độ thực hiện dịch vụ, nghiệm thu, đánh giá chất lượng nhà cung cấp sau khi hoàn thành.
  • Quản lý danh sách nhà cung cấp, hồ sơ nhà cung cấp và lịch sử giao dịch để phục vụ công tác kiểm soát nội bộ.
  • Đề xuất cải tiến quy trình mua sắm hành chính nhằm đảm bảo minh bạch, hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
• Review hợp đồng, hồ sơ thanh toán và kiểm soát chi phí
  • Kiểm tra, rà soát bước đầu các hợp đồng hành chính, hợp đồng dịch vụ, báo giá, phụ lục, biên bản nghiệm thu, đề nghị thanh toán trước khi trình ký.
  • Kiểm tra các nội dung cơ bản trong hợp đồng như: thông tin pháp nhân, phạm vi công việc, thời gian thực hiện, giá trị hợp đồng, điều khoản thanh toán, nghiệm thu, bảo hành, phạt vi phạm, chấm dứt hợp đồng và trách nhiệm của các bên.
  • Phối hợp với Kế toán, Pháp lý hoặc Ban Giám đốc để xử lý các điểm chưa rõ hoặc có rủi ro trong hợp đồng.
  • Theo dõi ngân sách và chi phí hành chính định kỳ; tổng hợp, phân tích và báo cáo các khoản chi phí văn phòng.
  • Kiểm soát hồ sơ thanh toán đảm bảo đầy đủ chứng từ: báo giá, hợp đồng/PO, biên bản nghiệm thu, hóa đơn, đề nghị thanh toán và các tài liệu liên quan.
• Quản lý tài sản, thiết bị và văn phòng phẩm
  • Quản lý danh mục tài sản, thiết bị văn phòng, công cụ dụng cụ và văn phòng phẩm.
  • Theo dõi việc cấp phát, thu hồi, kiểm kê, sửa chữa, thay thế tài sản và thiết bị.
  • Phối hợp với IT trong việc bàn giao, thu hồi thiết bị làm việc cho nhân sự mới, nhân sự nghỉ việc hoặc nhân sự thay đổi vị trí.
  • Xây dựng định mức sử dụng văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ và kiểm soát tồn kho định kỳ.
  • Tổ chức kiểm kê tài sản định kỳ và lập báo cáo hiện trạng tài sản theo yêu cầu.
• Hỗ trợ nhân sự, nội bộ và ISO
  • Phối hợp tổ chức onboarding, offboarding, tiếp nhận nhân sự mới và hỗ trợ các hoạt động hội nhập nội bộ.
  • Hỗ trợ tổ chức các hoạt động nội bộ: sinh nhật, lễ tết, team building, company trip, gala, workshop hoặc các sự kiện văn hóa doanh nghiệp.
  • Lưu trữ, cập nhật và kiểm soát các hồ sơ hành chính, hợp đồng, biên bản, danh mục tài sản, hồ sơ nhà cung cấp, hồ sơ mua sắm và hồ sơ thanh toán.
  • Tham gia xây dựng, cập nhật và triển khai các quy trình, biểu mẫu, checklist thuộc phạm vi hành chính.
  • Phối hợp với các bộ phận liên quan trong các đợt đánh giá tuân thủ ISO hoặc kiểm tra nội bộ.

Yêu cầu ứng viên

• Tối thiểu 3–5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Hành chính, Office Administration, Admin Executive, General Affairs hoặc vị trí tương đương.
• Có kinh nghiệm quản lý vận hành văn phòng, làm việc với nhà cung cấp, mua sắm hành chính, kiểm soát chi phí và hồ sơ thanh toán.
• Có kinh nghiệm review hợp đồng hành chính/dịch vụ ở mức cơ bản đến khá; hiểu các điều khoản phổ biến trong hợp đồng dịch vụ, mua sắm, thuê ngoài, bảo trì, sự kiện, văn phòng.
• Ưu tiên ứng viên từng làm trong công ty kỹ thuật, xây dựng, tư vấn thiết kế, dự án, công ty có nhiều văn phòng hoặc môi trường có quy trình ISO.
• Sử dụng tốt Microsoft Office/Google Workspace, đặc biệt là Excel, Word, Drive/SharePoint hoặc các công cụ quản lý hồ sơ.
• Có khả năng lập báo cáo, tổng hợp chi phí, so sánh báo giá và trình bày đề xuất rõ ràng.
• Tiếng Anh đọc hiểu cơ bản đến khá là lợi thế, đặc biệt trong việc xử lý email, hợp đồng, báo giá hoặc làm việc với đối tác nước ngoài.
• Trung thực, bảo mật thông tin và có tinh thần phối hợp liên phòng ban.

Quyền lợi/Phúc lợi

• Thu nhập cạnh tranh theo năng lực và kinh nghiệm; xem xét điều chỉnh lương định kỳ theo hiệu quả công việc.
• Thưởng tháng 13, thưởng theo kết quả kinh doanh/cơ chế Công ty.
• Được tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của pháp luật.
• 14 ngày phép/năm và các ngày nghỉ lễ theo quy định.
• Chế độ làm thêm giờ/công tác phí/phụ cấp theo quy định nội bộ từng thời kỳ.
• Khám sức khỏe định kỳ, bảo hiểm sức khỏe bổ sung theo chính sách của Công ty nếu áp dụng.
• Tham gia các hoạt động nội bộ: sinh nhật, lễ Tết, company trip, gala, team building, workshop và đào tạo nội bộ.
• Cơ hội phát triển nghề nghiệp trong mảng hành chính – nhân sự, quản trị văn phòng, mua sắm, quản lý nhà cung cấp và quy trình nội bộ.

Địa điểm làm việc

• 846 Nguyễn Văn Linh, Tân Hưng, Thành phố Hồ Chí Minh