Điều hành tour du lịch mùa hè cần chuẩn bị gì? 4 kỹ năng thiết yếu cho hướng dẫn viên du lịch mùa hè?

Điều hành tour du lịch mùa hè cần chuẩn bị gì?

Mùa hè là mùa cao điểm của ngành du lịch, đặc biệt đối với các tour biển đảo hay nghỉ dưỡng. Với cường độ công việc dày đặc và nhu cầu khách hàng tăng cao, việc điều hành tour du lịch mùa hè trở nên áp lực hơn bao giờ hết. 

Để đảm bảo tour du lịch diễn ra suôn sẻ, nhân viên điều hành cần lưu ý những vấn đề sau đây: 

(1) Quản lý dịch vụ trong bối cảnh quá tải

Các điểm đến du lịch mùa hè thường bị quá tải với những trường hợp phổ biến như khách sạn hết‍ phòng,‍ nhà‍ hàng‍ chậm‍ phục‍ vụ,‍ phương‍ tiện‍ di‍ chuyển‍ tắc‍ nghẽn.‍ Người‍ điều‍ hành‍ tour‍ cần‍ dự‍ phòng‍ các‍ nhà‍ cung‍ cấp‍ thay‍ thế,‍ phối‍ hợp‍ chặt‍ chẽ‍ để‍ đảm‍ bảo‍ khách‍ không‍ bị‍ ảnh‍ hưởng.‍

(2) Sắp xếp lịch trình phù hợp với thời tiết hè

Nắng nóng gay gắt khiến thể lực du khách dễ mệt hơn so với những thời tiết khác. Chính vì vậy, người điều hành tour du lịch mùa hè cần xây dựng lịch trình có thời gian nghỉ ngơi hợp lý, tránh các xếp nhiều hoạt động vui chơi ngoài trời vào những khung giờ nắng nóng cao điểm. 

(3) Dự phòng các trường hợp rủi ro

Việc hành khác gặp phải tình trạng bị say‍ nắng, cháy nắng là điều dễ thấy trong những thời tiết nắng nóng mùa hè.‍ Việc‍ chuẩn‍ bị‍ sẵn‍ phương‍ án‍ sơ‍ cứu,‍ tư‍ vấn‍ kỹ‍ lưỡng‍ cho‍ du‍ khách‍ là‍ điều‍ mà‍ người‍ điều‍ hành‍ tour‍ du‍ lịch‍ cần lưu‍ tâm.‍

(4) Linh hoạt xử lý tình huống thời tiết 

Du‍ lịch‍ mùa‍ hè‍ không‍ tránh‍ khỏi‍ những‍ ngày‍ mưa,‍ bão‍ hay‍ nắng‍ nóng‍ cực‍ đoan.‍ Người điều‍ hành‍ tour‍ cần‍ cập‍ nhật‍ thời‍ tiết‍ liên‍ tục,‍ chuẩn‍ bị‍ phương‍ án‍ thay‍ đổi‍ lịch‍ trình‍ và‍ đảm‍ bảo‍ an‍ toàn‍ cho‍ du‍ khách.‍

4 kỹ năng thiết yếu cho hướng dẫn viên du lịch mùa hè?

1. Kỹ năng lập kế hoạch chi tiết 

Đây‍ là‍ kỹ‍ năng‍ quan‍ trọng‍ hàng‍ đầu‍ với‍ bất‍ kỳ‍ ai‍ làm‍ điều‍ hành‍ tour.‍ Đặc‍ biệt‍ vào‍ mùa‍ cao‍ điểm‍ như‍ du‍ lịch‍ mùa‍ hè,‍ khi số lượng tour lớn và nhu cầu khách đa dạng, vì vậy việc lên kế hoạch tỉ mỉ cho từng khâu như thiết kế tour, liên hệ dịch vụ, phân bổ hướng dẫn viên, đặt phòng, ăn uống đến quản lý thời gian từng điểm đến và các hoạt động khác, tất cả đều cần một kế hoạch chi tiết. Người làm điều hành tour không được bỏ sót bất kỳ công việc nào để giúp tour du lịch vận hành được trơn tru nhất. 

2. Kỹ năng giao tiếp và thuyết phục

Là người làm việc trực tiếp với nhiều nhà cung cấp như khách sạn, nhà hàng, phương tiện vận chuyển,.. người điều hành tour du lịch cần có khả năng giao tiếp linh hoạt và khéo léo để duy trì mối quan hệ hợp tác, đảm bảo dịch vụ đúng tiêu chuẩn và chi phí hợp lý. Ngoài ra, kỹ‍ năng‍ thuyết phục tốt‍ sẽ‍ giúp‍ người điều‍ hành‍ tour‍ giữ‍ vững‍ chất‍ lượng‍ tour‍ mà‍ vẫn‍ tối‍ ưu‍ ngân‍ sách‍ cho‍ doanh‍ nghiệp.‍

3. Kỹ năng phản ứng linh hoạt, xử lý vấn đề phát sinh

Điều hành tour‍ du‍ lịch‍ mùa‍ hè‍ luôn‍ đối‍ mặt‍ với‍ những‍ tình‍ huống‍ bất‍ ngờ như chuyến‍ bay‍ hoãn,‍ khách‍ hủy‍ tour‍,‍ dịch‍ vụ‍ gặp‍ sự‍ cố...‍ Những‍ tình‍ huống‍ này‍ đòi‍ hỏi‍ người điều‍ hành‍ tour‍ du‍ lịch‍ phải‍ bình‍ tĩnh,‍ linh‍ hoạt‍ và‍ giải‍ quyết‍ nhanh‍ chóng‍ để‍ hành‍ trình‍ không‍ bị‍ ảnh‍ hưởng.‍ 

Kỹ năng này không chỉ đến từ sách vở mà còn là kết quả của kinh nghiệm thực tiễn, tư duy phản biện tốt và bản lĩnh nghề nghiệp. 

4. Kỹ năng kiểm soát rủi ro và đảm bảo an toàn

Du lịch mùa hè kéo theo những rủi ro đặc thù như thời tiết nắng nóng dễ gây say nắng, tai nạn bơi lội, sự cố y tế và các sự cố khác. Người điều hành tour cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận điều phối và hướng dẫn viên để đảm bảo an toàn sức khỏe, tổ chức sơ cứu, có phương án phản ứng kịp thời. 

Ngoài‍ ra,‍ họ‍ còn‍ cần‍ quản‍ lý‍ cảm‍ xúc‍ của‍ du‍ khách‍ nếu‍ gặp‍ sự‍ cố,‍ truyền‍ đạt‍ thông‍ tin‍ rõ‍ ràng‍ để‍ khách‍ cảm‍ thấy‍ an‍ tâm.‍

Điều hành tour du lịch mùa hè cần chuẩn bị gì? 4 kỹ năng thiết yếu cho hướng dẫn viên du lịch mùa hè? (Hình từ internet)

Điều kiện hành nghề hướng dẫn viên du lịch là gì? 

Căn cứ tại khoản 3 Điều 58 Luật Du lịch 2017 có quy định như sau:

Điều 58. Hướng dẫn viên du lịch, thẻ hướng dẫn viên du lịch

1. Hướng dẫn viên du lịch bao gồm hướng dẫn viên du lịch quốc tế, hướng dẫn viên du lịch nội địa và hướng dẫn viên du lịch tại điểm.

2. Phạm vi hành nghề của hướng dẫn viên du lịch được quy định như sau:

a) Hướng dẫn viên du lịch quốc tế được hướng dẫn cho khách du lịch nội địa, khách du lịch quốc tế đến Việt Nam trong phạm vi toàn quốc và đưa khách du lịch ra nước ngoài;

b) Hướng dẫn viên du lịch nội địa được hướng dẫn cho khách du lịch nội địa là công dân Việt Nam trong phạm vi toàn quốc;

c) Hướng dẫn viên du lịch tại điểm được hướng dẫn cho khách du lịch trong phạm vi khu du lịch, điểm du lịch.

3. Điều kiện hành nghề của hướng dẫn viên du lịch bao gồm:

a) Có thẻ hướng dẫn viên du lịch;

b) Có hợp đồng lao động với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hướng dẫn du lịch hoặc là hội viên của tổ chức xã hội - nghề nghiệp về hướng dẫn du lịch đối với hướng dẫn viên du lịch quốc tế và hướng dẫn viên du lịch nội địa;

c) Có hợp đồng hướng dẫn với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành hoặc văn bản phân công hướng dẫn theo chương trình du lịch; đối với hướng dẫn viên du lịch tại điểm, phải có phân công của tổ chức, cá nhân quản lý khu du lịch, điểm du lịch.

...

Theo đó 03 điều kiện hành nghề hướng dẫn viên du lịch bao gồm:

- Có thẻ hướng dẫn viên du lịch;

- Có hợp đồng lao động lao động với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành hoặc doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hướng dẫn du lịch. Trong trường hợp không có hợp đồng trên thì hướng dẫn viên phải là hội viên của tổ chức xã hội - nghề nghiệp về hướng dẫn du lịch theo quy định pháp luật;

- Có hợp đồng hướng dẫn với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành hoặc văn bản phân công hướng dẫn theo chương trình du lịch theo quy định pháp luật.