Hướng dẫn sử dụng ứng dụng Microsoft Teams hiệu quả? Tính năng nào là cần thiết cho công việc của dân văn phòng?

Hướng dẫn sử dụng ứng dụng Microsoft Teams hiệu quả?

Trong môi trường làm việc hiện đại, việc kết nối nhóm, quản lý dự án hay tổ chức cuộc họp trực tuyến đều có thể được tối ưu hóa thông qua ứng dụng Microsoft Teams. Tuy‍ nhiên,‍ để‍ tận‍ dụng‍ hết‍ tiềm‍ năng‍ của‍ ứng‍ dụng‍ này,‍ người dùng cần‍ biết‍ cách‍ khai‍ thác‍ đúng‍ cách theo hướng dẫn sau: 

Bước 1. Bắt đầu với giao diện cơ bản

Ngay‍ khi‍ mở‍ ứng dụng Microsoft Teams,‍ bạn‍ sẽ‍ thấy‍ giao‍ diện‍ bao‍ gồm‍ thanh‍ bên‍ trái‍ chứa‍ các‍ mục:‍ Hoạt‍ động‍ (Activity),‍ Trò‍ chuyện‍ (Chat),‍ Nhóm‍ (Teams),‍ Cuộc‍ họp‍ (Calendar),‍ và‍ Tệp‍ (Files).‍ Việc‍ sử dụng ứng dụng Microsoft Teams hiệu quả‍ bắt‍ đầu‍ từ‍ việc‍ nắm‍ được‍ những‍ chức‍ năng‍ cơ‍ bản‍ này.‍

- Mục Chat: Giao tiếp 1:1 hoặc nhóm, kèm theo chia sẻ tệp,  hình ảnh và emoji. 

- Mục Teams: Nơi‍ tổ‍ chức‍ các‍ nhóm‍ làm‍ việc‍ và‍ phân‍ chia‍ các‍ kênh‍ theo‍ chủ‍ đề‍ cụ‍ thể.‍

- Mục Calendar: Lên‍ lịch‍ họp‍ hoặc‍ xem‍ lịch‍ đã‍ tích‍ hợp‍ từ‍ Outlook.‍

- Mục Files: Quản‍ lý‍ các‍ tệp‍ đã‍ chia‍ sẻ‍ trong‍ cuộc‍ trò‍ chuyện‍ hoặc‍ nhóm.‍

Bước 2. Tạo và quản lý nhóm 

Người dùng nên‍ tạo‍ các‍ nhóm‍ cho‍ từng‍ dự‍ án,‍ phòng‍ ban‍ hoặc‍ khách‍ hàng.‍ Mỗi‍ nhóm‍ có‍ thể‍ có‍ nhiều‍ kênh‍ 

Ví dụ: “Tài‍ chính”,‍ “Kế‍ hoạch”,‍ “Marketing”, và các kênh khác tùy nhu cầu sử dụng. Việc‍ tổ‍ chức‍ theo‍ kênh‍ giúp‍ thông‍ tin‍ rõ‍ ràng,‍ không‍ bị‍ tôi‍ mất‍ như‍ khi‍ dùng‍ email‍ hay‍ các‍ ứng‍ dụng‍ trò‍ chuyện‍ đơn‍ thuần.‍

Bước 3: Họp trực tuyến nhanh chóng và tiện lợi

Khi sử dụng ứng dụng Microsoft Teams, người dùng có thể bắt đầu một cuộc gọi video hoặc âm thanh chỉ với một cú nhấp. Người dùng cũng có thể: 

- Ghi‍ lại‍ cuộc‍ họp‍ để‍ xem‍ lại

- Dùng‍ phụ‍ đề‍ tự‍ động‍ (live captions)

- Chia‍ sẻ‍ màn‍ hình‍ hoặc‍ bảng‍ trắng‍ (Whiteboard)

- Tổ‍ chức‍ nhóm‍ thảo‍ luận‍ riêng‍ (Breakout Rooms)

Đây là công cụ tuyệt vời để họp nhóm, phỏng vấn, đào tạo từ xa và nhiều tiện ích khác. Đặc biệt trong môi trường làm việc hiện đại như ngày nay. 

 Bước 4. Chia sẻ tài liệu và làm việc nhóm

Để sử dụng ứng dụng Microsoft Teams hiệu quả‍ chắc‍ chắn‍ không‍ thể‍ thiếu‍ việc‍ chia‍ sẻ‍ tài‍ liệu‍ một‍ cách‍ trực‍ tiếp‍ và‍ đồng‍ bộ.‍ Người dùng có‍ thể‍ đính‍ kèm‍ file‍ từ‍ máy‍ tính,‍ OneDrive‍ hoặc‍ SharePoint,‍ sau‍ đó‍ cùng‍ chỉnh‍ sửa‍ với‍ đồng‍ nghiệp‍ ngay‍ trên‍ ứng‍ dụng.‍ Điều‍ này‍ giúp‍ tiết‍ kiệm‍ thời‍ gian‍ và‍ tránh‍ tình‍ trạng‍ trùng‍ file hoặc‍ quên‍ cập‍ nhật. 

Tính năng nào của Microsoft Teams là cần thiết cho công việc của dân văn phòng?

Đối với dân văn phòng, những người thường xuyên làm việc nhóm, giao tiếp và quản lý công việc trực tuyến, một số tính năng của ứng dụng Microsoft Teams trở nên đặc biệt cần thiết để nâng cao hiệu quả làm việc như:

1. Tính năng của Microsoft Teams - Kênh (Channels)

Đây là tính năng quan trọng để tổ chức công việc theo dự án, phòng ban hoặc chủ đề. Các kênh giúp tập trung cuộc trò chuyện và tài liệu liên quan, tránh tình trạng thông tin bị phân tán và khó theo dõi. Việc tạo các kênh riêng biệt cho từng mục đích giúp mọi người làm việc văn phòng dễ dàng tìm thấy thông tin và tham gia vào các cuộc thảo luận liên quan trực tiếp đến công việc của họ.

2. Tính năng của Microsoft Teams- Trò chuyện (Chat)

Tính năng này rất quan trọng cho việc giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả với đồng nghiệp. Dù là trò chuyện cá nhân để hỏi một câu hỏi nhanh hay trò chuyện nhóm để thảo luận một vấn đề cụ thể, chat giúp tiết kiệm thời gian so với việc gửi email và cho phép trao đổi ý kiến ngay lập tức. 

3. Tính năng của Microsoft Teams - Cuộc họp (Meetings)

Trong bối cảnh làm việc kết hợp hoặc từ xa, tính năng tổ chức cuộc họp trực tuyến với âm thanh và video chất lượng cao là không thể thiếu. Các tính năng như chia sẻ màn hình, ghi âm cuộc họp và trò chuyện trong cuộc họp giúp các cuộc họp diễn ra hiệu quả, cho phép trình bày ý tưởng, thảo luận và đưa ra quyết định một cách dễ dàng.

4. Tính năng của Microsoft Teams - Chia sẻ (File Sharing) và Đồng chỉnh sửa (Co-authoring)

Tính năng cho phép chia sẻ tài liệu trực tiếp trongTeams và cho phép nhiều người cùng nhau chỉnh sửa một tài liệu đồng thời giúp cải thiện đáng kể quy trình làm việc nhóm. Qua đó dân văn phòng có thể cộng tác trên báo cáo, bản trình bày hoặc bảng tính mà không cần phải gửi nhiều phiên bản qua email. 

5. Tính năng của Microsoft Teams - Thông báo (Notifications) 

Để không bỏ lỡ những thông tin quan trọng, hệ thống thông báo linh hoạt của Teams cho phép dân văn phòng tùy chỉnh những thông báo họ muốn nhận. Đồng thời có thể thiết lập thông báo cho các kênh, cuộc trò chuyện giúp ưu tiên những thông tin cần theo dõi mà không bị quá tải bởi những thông báo không liên quan.

Hướng dẫn sử dụng ứng dụng Microsoft Teams hiệu quả? Tính năng nào là cần thiết cho công việc của dân văn phòng? (Hình từ internet)

Những‍ hành‍ vi‍ nào‍ bị‍ nghiêm‍ cấm‍ trong‍ lĩnh‍ vực‍ công‍ nghệ‍ thông‍ tin?

Căn cứ tại Điều 12 Luật Công nghệ thông tin 2006 quy định cụ thể các hành vị bị nghiêm cấm trong lĩnh vực công nghệ thông tin gồm có các hành vi sau đây: 

- Cản trở hoạt động hợp pháp hoặc hỗ trợ hoạt động bất hợp pháp về ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin; cản trở bất hợp pháp hoạt động của hệ thống máy chủ tên miền quốc gia; phá hoại cơ sở hạ tầng thông tin, phá hoại thông tin trên môi trường mạng.

- Cung cấp, trao đổi, truyền đưa, lưu trữ, sử dụng thông tin số nhằm mục đích sau đây:

+ Chống Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, phá hoại khối đoàn kết toàn dân;

+  Kích động bạo lực, tuyên truyền chiến tranh xâm lược, gây hận thù giữa các dân tộc và nhân dân các nước, kích động dâm ô, đồi trụy, tội ác, tệ nạn xã hội, mê tín dị đoan, phá hoại thuần phong mỹ tục của dân tộc;

+ Tiết lộ bí mật nhà nước, bí mật quân sự, an ninh, kinh tế, đối ngoại và những bí mật khác đã được pháp luật quy định;

+  Xuyên tạc, vu khống, xúc phạm uy tín của tổ chức, danh dự, nhân phẩm, uy tín của công dân;

+ Quảng cáo, tuyên truyền hàng hoá, dịch vụ thuộc danh mục cấm đã được pháp luật quy định.

- Xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ trong hoạt động công nghệ thông tin; sản xuất, lưu hành sản phẩm công nghệ thông tin trái pháp luật; giả mạo trang thông tin điện tử của tổ chức, cá nhân khác; tạo đường dẫn trái phép đối với tên miền của tổ chức, cá nhân sử dụng hợp pháp tên miền đó.