Giao tiếp nơi công sở giúp bạn giữ khách hàng, xử lý hợp đồng, gắn kết đồng nghiệp

Giao tiếp nơi công sở giúp bạn giữ khách hàng, xử lý hợp đồng, gắn kết đồng nghiệp

Giao tiếp tốt giúp giữ chân khách hàng lâu dài

Cách bạn nói chuyện ảnh hưởng trực tiếp đến việc khách hàng có muốn tiếp tục làm việc với công ty hay không. Đôi khi, yếu tố khiến khách hàng trung thành không phải là giá rẻ hay sản phẩm tốt nhất, mà là cảm giác được tôn trọng, được lắng nghe và được đối xử như một đối tác đáng giá.

Một người có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ biết cách:

- Giải thích điều khoản một cách rõ ràng, dễ hiểu, giúp khách hàng cảm thấy an tâm vì biết mình đang ký gì, nhận được gì.

- Xử lý khiếu nại với sự điềm tĩnh và tôn trọng, không đổ lỗi hay tranh cãi, mà tập trung vào hướng giải quyết.

- Nói “không” một cách nhẹ nhàng, khéo léo, giúp khách hàng không cảm thấy bị từ chối mà vẫn giữ được thiện cảm.

- Duy trì liên lạc thường xuyên, đúng lúc, để khách cảm thấy được quan tâm, không bị bỏ rơi sau khi ký hợp đồng.

Ví dụ:

Thay vì trả lời lạnh lùng kiểu “Cái này không đổi được đâu chị ơi”,

Một người giao tiếp khéo léo sẽ nói: “Em hiểu chị đang cần thay đổi vì nhu cầu phát sinh. Tuy nhiên, theo chính sách hợp đồng hiện tại thì mình chưa hỗ trợ được trường hợp này. Dù vậy, em sẽ ghi nhận phản hồi của chị và chuyển đến bộ phận liên quan để cân nhắc thêm giải pháp phù hợp hơn ạ.”

Giao tiếp tốt khiến bạn trở thành người đại diện đáng tin cậy trong mắt khách hàng – điều rất quan trọng nếu bạn muốn họ quay lại hoặc giới thiệu thêm khách mới

Giao tiếp rõ ràng giúp xử lý hợp đồng hiệu quả

Làm hợp đồng không chỉ đơn thuần là soạn thảo, in ra, ký rồi lưu lại. Đằng sau mỗi hợp đồng là một chuỗi giao tiếp chặt chẽ giữa khách hàng, bộ phận pháp lý, kinh doanh, kế toán và người phê duyệt. Thiếu giao tiếp rõ ràng, quy trình dễ bị đình trệ, sai sót hoặc hiểu nhầm – gây mất thời gian, thậm chí dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng.

Người có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ:

- Nắm rõ nội dung và có thể diễn giải lại điều khoản bằng ngôn ngữ dễ hiểu cho khách – nhất là khi họ không có nền tảng pháp lý.

- Thuyết phục khách khi cần thay đổi điều khoản, bằng cách đưa ra lý do hợp lý và phương án thay thế.

- Truyền đạt thông tin giữa các phòng ban một cách chính xác, để hợp đồng được cập nhật đúng nhu cầu.

- Hạn chế tình trạng “chuyền bóng lòng vòng”, giúp hợp đồng đi nhanh, đúng, và ít chỉnh sửa lại

Ví dụ

Giả sử khách hàng yêu cầu sửa điều khoản thanh toán từ 50% – 50% sang 30% – 70%. Người giao tiếp tốt sẽ gửi email không chỉ với nội dung “đã sửa” mà sẽ trình bày rõ:

“Em đã cập nhật điều khoản thanh toán thành 30% trước – 70% sau theo đề xuất của anh. Phần còn lại trong hợp đồng không thay đổi. Anh vui lòng xem lại giúp em để em tiếp tục gửi phê duyệt.”

Giao tiếp nơi công sở tốt giúp gắn kết đồng nghiệp, làm việc nhóm hiệu quả

Trong môi trường công sở, bạn không làm việc một mình. Dù bạn làm ở vị trí nào, bạn đều phải phối hợp với người khác – từ đồng nghiệp cùng phòng đến các bộ phận liên quan. Giao tiếp là chất keo gắn kết giúp mọi thứ vận hành trơn tru.

Một người giao tiếp tốt sẽ:

- Chủ động phối hợp với người khác mà không gây khó chịu

- Biết cách đưa ý kiến hoặc góp ý mà không làm người khác mất mặt

- Chia sẻ thông tin kịp thời, minh bạch, không giấu việc

- Tạo thiện cảm bằng cách dùng lời nói tích cực, tôn trọng sự khác biệt

Ví dụ:

Khi cần nhờ đồng nghiệp hỗ trợ gấp nhưng bạn lại chỉ nhắn cụt lủn: “Làm giùm em cái này.” – rất dễ khiến người khác cảm thấy khó chịu hoặc bị “sai việc”. Thay vào đó, một câu nói như: “Anh/chị ơi, em đang cần gấp bản báo giá bên A, nhưng đang kẹt họp. Nhờ anh/chị hỗ trợ giúp em gửi qua trước 4h chiều hôm nay được không ạ?” – thể hiện sự tôn trọng và biết điều.

Làm sao để rèn luyện kỹ năng giao tiếp nơi công sở?

Không ai sinh ra đã giỏi giao tiếp. Nhưng kỹ năng này hoàn toàn có thể rèn luyện, bắt đầu từ những điều rất nhỏ:

- Lắng nghe thực sự: Không ngắt lời, không phản bác ngay lập tức – mà để người khác nói hết ý rồi phản hồi.

- Quan sát người giao tiếp giỏi: Học cách họ xử lý tình huống, cách dùng từ, tông giọng và thái độ.

- Luôn kiểm tra cảm xúc trước khi phản hồi, nhất là khi bị góp ý, bị từ chối hoặc đang bực bội.

Giao tiếp nơi công sở giúp bạn giữ khách hàng, xử lý hợp đồng, gắn kết đồng nghiệp (Hình từ Internet)

Người xúc phạm danh dự, nhân phẩm người khác nơi công sở sẽ bị xử phạt hành chính như thế nào?

Căn cứ quy định tại điểm a khoản 3 Điều 7 Nghị định 144/2021/NĐ-CP có quy định:

3. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:

a) Có hành vi khiêu khích, trêu ghẹo, xúc phạm, lăng mạ, bôi nhọ danh dự, nhân phẩm của người khác, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản 2 Điều 21 và Điều 54 Nghị định này;”

Theo đó, người có hành vi xúc phạm danh dự, nhân phẩm người khác nơi công sở sẽ bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng.