Admin Officer (Temp - 6 Month)

Mức lương

Thương lượng

Kinh nghiệm

Dưới 1 năm

Hạn nộp hồ sơ

04/12/2018

Địa điểm

Hồ Chí Minh

Mô tả công việc

- Quản lý tài sản cố định, theo dõi tình trạng hoạt động của thiết bị & bảo dưỡng. Sửa chữa hoặc thay thế khi cần thiết.
- Theo dõi việc mua hàng của công ty liên quan tới lĩnh vực Hành Chính: hệ thống điện thoại/IT, văn phòng phẩm, cây xanh, nước uống…
- Quản lý chìa khóa văn phòng
- Chịu trách nhiệm trong tất cả các vấn đề về hợp đồng Hành Chính: Hiểu rõ các điều khoản và quy định của hợp đồng, làm việc với nhân viên Hành Chính/Nhân Sự để bảo đảm lợi ích và quyền lợi của công ty.
- Liên hệ cơ quan nhà nước và/hoặc các cơ quan khác để xin thị thực, thẻ tạm trú, giấy phép lao đồng, chứng từ pháp lý…
- Quản lý Lịch Trình: đặt phòng, công tác, họp, sắp xếp vé máy bay, khách sạn, xe cho khách hoặc thành viên trong văn phòng
- Giám sát, phối hợp làm kế hoạch vệ sinh để đảm bảo văn phòng luôn luôn ở mức sạch sẽ tốt nhất
- Chào đón khách, chuẩn bị khu vực tiếp tân. Quản lý khu vực tiếp tân. Đặt phòng họp, đồ ăn nhẹ và thức uống cho khách hoặc quản lý khi có yêu cầu.
- In ấn (danh thiếp, thư, phong bì…)
- Chịu trách nhiệm trong việc lên ngân sách và chi tiêu cho các hoạt động Hành Chính: chi phí điện thoại, điện, taxi, xe, thiết bị văn phòng, gửi xe, tổng đài điện thoại…
- Làm đề nghị thanh toán cho các hoạt động Hành Chính
- Các công việc khác theo sự phân công của Giám Đốc Nhân Sự
----------------------------------------
- Manage fixed assets; follow up the operating of equipment & maintenance. Fixing or replacement if any.
- Monitor Company purchasing related to Administration field: IT/telephone system, stationary, plants, mineral water…
- Keys control
- Responsibility in all Administration Contracts: Understand well term & condition of the contracts, work with the re-presentative Hr/ admin colleague of each site to make sure all on track and keep good protection for company.
- Liaise with the authority/or any other organization for submission of visa, temporary residence card, work permit , legalized document, etc
- Agenda management: booking, travels, meeting, arrange air-ticket, hotel, and car for guests or office members.
- Supervise; coordinate for making cleaning plan to make sure the office is always at cleaning high standards.
- Welcome guest, prepare for reception. Manage the receptionist area. Meeting room booking, F&B for guest or management when requested.
- Printing service (Name Card, letter head, envelop, merit...)
- Responsibility for Budgeting & Cash flow for Admin activities: Electronic cost, Phone, Taxi, Car, Office’s Equipment, Parking, toll fee…
- Make Payment Request for all Admin Activities.
- Other tasks assigned by Head of HR

Yêu cầu ứng viên

- Tốt nghiệp Đại Học chuyên ngành QTKD, Kinh Tế
- Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở lĩnh vực quản trị Hành Chính
- Có kinh nghiệm trong việc thương thảo với nhà cung cấp
- Kỹ năng thuyết phục tốt
- Kỹ năng giao tiếp, thuyết trình và giải quyết v ấn đề tốt.
- Lập kế hoạch tốt và đáng tin cậy
- Trung thực, tổ chức tốt và tinh thần trách nhiệm cao.
- Khả năng làm việc dưới áp lực cao
- Anh Văn thông thạo
- Thông thạo tin học văn phòng
-----------------------------------
- University Degree major in Business Administration, Economics
- At least 2 years experienced in Administration management.
- Experience in dealing with suppliers/vendors
- Strong negotiation skills
- Good communication, presentation skills and problem solving skills
- Good planning and trustworthiness
- High integrity, well organized and high sense of responsibilities
- Ability to work under high pressure
- Strong command in English skills
- Proficiency in MS Office

Quyền lợi/Phúc lợi

- Bảo hiểm theo quy định
- Du Lịch
- Thưởng
- Chăm sóc sức khỏe
- Đào tạo
- Tăng lương
- Chế độ nghỉ phép

Địa điểm làm việc

• Thành phố Hồ Chí Minh