* Quản lý và lưu trữ hồ sơ giấy tờ
- Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến và chuyển đi, đtrình báo cáo BGH, mở sổ theo dõi hoạt động.
- Cập nhật văn bản, thông báo trên cổng thông tin Sở Giáo dục Tp. HCM, Phòng Giáo dục và đào tạo Tân Phú
- Vào sổ, đóng dấu, ghi số và lưu trữ công văn đến/đi/nội bộ.
- Theo dõi việc xử lý công văn của các đơn vị trực thuộc đến khi hoàn tất, có báo cáo.
- Tổ chức lưu trữ dữ liệu, văn bản, tài liệu của nhà trường.
- Soạn thảo công văn, thông báo và báo cáo liên quan đến các công việc và công tác quản trị hành chính theo chỉ đạo của BGH.
- In ấn các tài liệu cần thiết và theo yêu cầu của các BGH, phòng ban.
- In ấn, sao chụp và phân phối tài liệu theo yêu cầu của BGH.
- Quản lý và sử dụng con dấu của nhà trường theo đúng quy định. Lưu trữ bản gốc/ bản sao đối với các văn bản đã đóng dấu theo quy định và báo cáo cấp trên.
* Quản lý tài sản, thiết bị của nhà trường
- Lên bảng kê về những văn phòng phẩm cần thiết sử dụng cho các phòng ban và trình duyệt kế hoạch mua sắm hàng tháng.
- Theo dõi việc sử dụng các thiết bị, tài sản văn phòng
- Trình duyệt và thực hiện kế hoạch mua sắm các thiết bị văn phòng bổ sung nhằm đảm bảo được yêu cầu làm việc của nhân viên.
* Nhiệm vụ lễ tân
- Nghe điện thoại, trao đổi và chuyển thông tin liên hệ của phụ huynh, đối tác đến các bộ phận liên quan.
- Thực hiện đón tiếp khi khách đến nhà trường.
- Tổ chức các cuộc hội thảo, họp nội bộ trong nhà trường; các cuộc họp của nhà trường với Phụ huynh, Hội đồng Sư phạm.

* Kỹ năng chuyên môn
- Nắm vững nghiệp vụ chuyên môn văn thư lưu trữ, hiểu rõ về nhiệm vụ công việc được phân công.
- Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu.
- Khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác.
- Khả năng thao tác và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại.
* Kỹ năng quản lý, tổ chức, sắp xếp công việc
- Tổ chức tốt công việc quản lý, sắp xếp hồ sơ giấy tờ của đơn vị để dễ dàng tìm kiếm phục vụ cho công việc.
- Tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán các tình huống công việc một cách nhanh chóng.
- Khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết trong phạm vị trách nhiệm và quyền hạn trong công việc.
- Nhanh nhạy cảm nhận được vấn đề và khéo léo trong cách xử lý, giải quyết vấn đề sao cho hợp lý và hiệu quả.
- Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý.Kỹ năng giao tiếp và kỹ năng văn phòng
- Biết cách ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm.
- Biết soạn thảo văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ văn bản.
- Khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện thời gian, số liệu trong đơn vị công tác.
- Luôn có thái độ cư xử đúng mực, lịch sự, hài hoà với mọi người.
- Phong thái và giọng nói tự tin và thuyết phục.
* Kỹ năng tin học văn phòng
- Biết sử dụng các chương trình tin học văn phòng căn bản như MS Word, Excel... để soạn thảo văn bản, soạn thảo hợp đồng, làm thư mời, thực hiện thống kê... theo yêu cầu công việc.

- Trao đổi khi phỏng vấn