Mẫu phiếu yêu cầu tuyển dụng file Word kèm bản điền minh họa

Phiếu yêu cầu tuyển dụng dùng để đề xuất và xin phê duyệt một nhu cầu tuyển cụ thể. Sau khi nhu cầu được chấp thuận, phòng nhân sự mới lập kế hoạch và triển khai tuyển dụng.

Một đề nghị “cần tuyển gấp hai nhân viên” chưa đủ để phòng nhân sự bắt đầu xử lý. Nếu thiếu lý do tuyển, thời điểm cần người, nhiệm vụ chính hoặc tiêu chí bắt buộc, bộ phận đề xuất sẽ phải bổ sung thông tin trước khi yêu cầu được trình duyệt.

Mẫu phiếu yêu cầu tuyển dụng file Word dành cho doanh nghiệp (Hình từ Internet)

Tải mẫu phiếu yêu cầu tuyển dụng file Word

Pháp luật hiện không quy định mẫu phiếu yêu cầu tuyển dụng bắt buộc. Doanh nghiệp có thể chủ động xây dựng biểu mẫu phù hợp với cơ cấu tổ chức và thẩm quyền phê duyệt nội bộ.

Một phiếu dành cho nhu cầu tuyển riêng lẻ nên có các nội dung sau:

1. Thông tin đề xuất

- Bộ phận yêu cầu tuyển dụng.

- Người lập phiếu và chức vụ.

- Ngày lập phiếu.

2. Thông tin nhu cầu tuyển dụng

- Tên vị trí cần tuyển.

- Số lượng cần tuyển.

- Hình thức tuyển: tuyển mới, tuyển thay thế, bổ sung nhân sự hoặc đáp ứng nhu cầu tạm thời.

- Thời điểm dự kiến cần người.

- Mức độ ưu tiên.

3. Căn cứ đề xuất

- Thực trạng nhân sự của bộ phận.

- Lý do phát sinh nhu cầu tuyển.

- Ảnh hưởng nếu không tuyển đúng thời điểm.

4. Thông tin về vị trí

- Nhiệm vụ chính.

- Tiêu chí bắt buộc.

- Tiêu chí có thể đào tạo sau khi nhận việc.

- Khoảng lương dự kiến.

- Loại hợp đồng lao động và thời gian thử việc dự kiến, nếu có.

5. Rà soát và phê duyệt

- Ý kiến của phòng nhân sự.

- Ý kiến của bộ phận phụ trách ngân sách, nếu có.

- Kết quả phê duyệt của người có thẩm quyền.

Tuổi, giới tính hoặc ngoại hình không nên trở thành trường thông tin mặc định. Nếu công việc có yêu cầu đặc thù, bộ phận đề xuất cần nêu rõ căn cứ gắn với tính chất và điều kiện thực hiện công việc.

Cách điền phiếu để hạn chế phải bổ sung thông tin

Phiếu không cần trình bày dài, nhưng thông tin phải đủ rõ để phòng nhân sự hiểu nhu cầu và có căn cứ rà soát trước khi trình phê duyệt.

Chẳng hạn, thay vì ghi lý do tuyển là “nhân viên nghỉ việc, cần tuyển gấp”, có thể trình bày:

Một nhân viên hành chính sẽ nghỉ việc từ ngày 15/8/2026. Bộ phận đề xuất tuyển thay thế 01 người, dự kiến bắt đầu làm việc trước ngày 10/8/2026 để có thời gian tiếp nhận bàn giao.

Đối với nhiệm vụ chính, chỉ cần ghi các công việc quan trọng của vị trí. Ví dụ với Nhân viên Hành chính nhân sự:

- Theo dõi chấm công và ngày nghỉ của người lao động.

- Soạn thảo, lưu trữ hồ sơ và văn bản hành chính.

- Hỗ trợ tiếp nhận nhân sự mới.

- Theo dõi tài sản và văn phòng phẩm của bộ phận.

Nên chia tiêu chí tuyển dụng thành hai nhóm: nhóm bắt buộc là những điều kiện ứng viên phải có ngay, chẳng hạn biết sử dụng Excel hoặc có kinh nghiệm chấm công; nhóm có thể đào tạo gồm quy trình nội bộ, phần mềm riêng và cách lập báo cáo theo mẫu của doanh nghiệp.

Phiếu yêu cầu tuyển dụng khác kế hoạch tuyển dụng thế nào?

Phiếu yêu cầu và kế hoạch tuyển dụng có thể cùng nhắc đến vị trí, số lượng, thời điểm cần người hoặc mức lương, nhưng phục vụ hai giai đoạn khác nhau trong quy trình.

Phiếu thường được xử lý theo trình tự:

1. Trưởng bộ phận lập phiếu cho nhu cầu tuyển cụ thể.

2. Phòng nhân sự rà soát vị trí, số lượng, yêu cầu và khoảng ngân sách.

3. Người có thẩm quyền phê duyệt hoặc yêu cầu điều chỉnh.

4. Phòng nhân sự lập kế hoạch và triển khai tuyển dụng.

Sau khi phiếu được duyệt, phòng nhân sự có thể đối chiếu các bước trong quy trình tuyển dụng và sử dụng kế hoạch tuyển dụng để xác định tiến độ, kinh phí và người phụ trách.

Khi bắt đầu tiếp cận ứng viên, doanh nghiệp cần chuẩn bị mẫu thông báo tuyển dụng, trong đó ghi rõ công việc, yêu cầu, quyền lợi và cách ứng tuyển.

Nếu phiếu thiếu thời điểm cần người hoặc tiêu chí bắt buộc, phòng nhân sự nên trả lại để bổ sung thay vì tự suy đoán rồi lập kế hoạch tuyển dụng dựa trên thông tin chưa đầy đủ.