Mẫu kế hoạch tuyển dụng file Word và cách điền từng mục

Trước khi đăng tin tuyển dụng, doanh nghiệp nên biết rõ mình cần tuyển vị trí nào, số lượng bao nhiêu, cần người vào thời điểm nào và chi phí dự kiến ra sao.

Nếu chỉ trao đổi miệng hoặc ghi vài dòng ngắn, mỗi bên có thể hiểu nhu cầu tuyển dụng theo một cách khác nhau. HR đăng tin theo một hướng, trưởng bộ phận lại cần người theo hướng khác, đến lúc phỏng vấn mới phát hiện yêu cầu chưa thống nhất.

Mẫu kế hoạch tuyển dụng file Word giúp doanh nghiệp gom các thông tin cần thiết vào một bản có thể trình duyệt và chỉnh sửa khi cần. Mẫu này phù hợp với HR, trưởng bộ phận hoặc doanh nghiệp nhỏ cần lập kế hoạch tuyển người theo tháng, theo quý hoặc theo từng đợt tuyển dụng.

Trước khi đăng tin, doanh nghiệp nên có bản kế hoạch tuyển dụng rõ ràng để triển khai (Hình từ Internet)

Mẫu kế hoạch tuyển dụng file Word dùng khi nào?

Mẫu kế hoạch tuyển dụng thường được dùng trước khi doanh nghiệp bắt đầu đăng tin tuyển dụng.

File này giúp các bên liên quan thống nhất trước những thông tin chính: tuyển ai, tuyển bao nhiêu người, vì sao cần tuyển, thời gian cần có nhân sự, mức lương dự kiến, kênh đăng tuyển và người phụ trách.

Doanh nghiệp có thể dùng mẫu này khi cần:

- Tuyển thêm nhân sự cho phòng ban.

- Tuyển thay thế nhân sự nghỉ việc.

- Lập kế hoạch tuyển dụng theo tháng, quý hoặc năm.

- Trình nhu cầu tuyển dụng cho quản lý hoặc ban giám đốc duyệt.

- Theo dõi tiến độ tuyển dụng cho nhiều vị trí cùng lúc.

Từ bản kế hoạch này, HR có cơ sở để viết thông báo tuyển dụng, chọn kênh đăng tin và trao đổi lại với bộ phận cần tuyển nếu thông tin còn thiếu.

Một bản kế hoạch tuyển dụng gồm những gì và cách điền từng mục

Một bản kế hoạch tuyển dụng không cần quá dài. Quan trọng là đủ thông tin để người duyệt hiểu nhu cầu tuyển và người phụ trách biết phải triển khai ra sao.

Vị trí tuyển dụng

Ghi rõ tên vị trí cần tuyển. Không nên ghi quá chung như “nhân viên văn phòng” nếu thực tế cần “nhân viên hành chính nhân sự”, “kế toán nội bộ” hoặc “nhân viên chăm sóc khách hàng”. Tên vị trí càng rõ, các bước sau như viết tin tuyển dụng, lọc hồ sơ và phỏng vấn càng dễ thống nhất.

Phòng ban hoặc bộ phận

Mục này cho biết vị trí thuộc phòng ban nào, ví dụ Phòng Kinh doanh, Phòng Nhân sự, Phòng Kế toán hoặc Bộ phận Chăm sóc khách hàng. Thông tin này giúp HR biết cần làm việc với ai để lấy yêu cầu công việc, lịch phỏng vấn và tiêu chí chọn ứng viên.

Số lượng cần tuyển

Ghi rõ số lượng cần tuyển cho từng vị trí. Nếu tuyển theo nhiều đợt, nên ghi thêm thời điểm dự kiến.

Ví dụ: “Tuyển 05 nhân viên kinh doanh, chia làm 2 đợt trong tháng 7 và tháng 8”.

Lý do tuyển dụng

Đây là mục không nên ghi quá sơ sài. Thay vì chỉ viết “bổ sung nhân sự”, doanh nghiệp nên nói rõ hơn lý do cần tuyển, chẳng hạn tuyển thay thế nhân sự nghỉ việc, tuyển mới do mở rộng đội ngũ hoặc cần thêm người vì khối lượng công việc tăng.

Lý do càng rõ, người duyệt càng dễ hiểu vì sao vị trí này cần được tuyển vào thời điểm hiện tại.

Dự kiến mức lương

Nên ghi khoảng lương dự kiến, ví dụ “8 - 10 triệu đồng/tháng”, “12 - 15 triệu đồng/tháng” hoặc “lương cứng + hoa hồng”.

Nếu chưa chốt mức lương chính xác, doanh nghiệp vẫn nên có khoảng dự kiến để HR dễ chọn nhóm ứng viên phù hợp.

Thời gian dự kiến tuyển

Mục này nên có các mốc cơ bản: thời gian nhận hồ sơ, thời gian phỏng vấn và thời gian dự kiến nhận việc.

Nếu chỉ ghi “tuyển trong tháng 7”, kế hoạch vẫn còn mơ hồ. HR sẽ khó biết cần ưu tiên xử lý hồ sơ, đặt lịch phỏng vấn hay báo cáo tiến độ vào thời điểm nào.

Hình thức đăng tuyển

Ghi rõ doanh nghiệp dự kiến tìm ứng viên qua kênh nào: website tuyển dụng, fanpage công ty, group việc làm, giới thiệu nội bộ hoặc nền tảng tuyển dụng trực tuyến.

Không phải vị trí nào cũng nên đăng cùng một cách. Vị trí phổ thông, thực tập sinh, nhân viên văn phòng hay quản lý cấp trung có thể cần kênh tuyển khác nhau.

Người phụ trách hoặc hội đồng tuyển dụng

Mục này giúp tránh tình trạng không rõ ai chịu trách nhiệm.

Với doanh nghiệp nhỏ, có thể ghi đơn giản: HR phụ trách nhận hồ sơ, trưởng bộ phận phỏng vấn chuyên môn, giám đốc duyệt kết quả cuối cùng.

Dự trù kinh phí tuyển dụng

Kinh phí tuyển dụng không chỉ là tiền đăng tin. Tùy từng vị trí, chi phí có thể gồm phí đăng tuyển, quảng bá tin tuyển dụng, thời gian sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn hoặc chi phí tuyển lại nếu ứng viên không phù hợp.

Ở phần này, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm cách tính chi phí tuyển dụng để dự trù sát hơn trước khi triển khai.

Tải mẫu kế hoạch tuyển dụng file Word cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể tải mẫu kế hoạch tuyển dụng file Word để chỉnh sửa theo nhu cầu thực tế. Mẫu phù hợp để lập kế hoạch tuyển dụng theo tháng, theo quý hoặc theo từng đợt tuyển người.

Tải mẫu kế hoạch tuyển dụng file Word

Trong mẫu, các thông tin chính nên được trình bày theo bảng để HR, trưởng bộ phận và người duyệt dễ theo dõi.

Mẫu kế hoạch tuyển dụng giúp theo dõi vị trí, tiến độ và nguồn lực tuyển dụng

Nếu doanh nghiệp có quy trình phê duyệt nội bộ, có thể thêm phần ký xác nhận ở cuối file như người lập kế hoạch, trưởng phòng nhân sự, trưởng bộ phận đề xuất tuyển dụng và người phê duyệt.

Với công ty nhỏ, chỉ cần giữ những mục thật sự cần dùng. Nếu việc tuyển dụng có thể thống nhất trực tiếp giữa HR, trưởng bộ phận và người quản lý, không nhất thiết phải thêm quá nhiều phần ký duyệt.

Ví dụ doanh nghiệp cần tuyển nhân viên kinh doanh trong tháng 7, kế hoạch có thể điền như sau:

Cách viết này không quá dài, nhưng đủ để HR và trưởng bộ phận cùng nhìn vào một hướng.

Nếu kế hoạch chỉ ghi “tuyển 3 nhân viên kinh doanh trong tháng 7”, thông tin vẫn còn thiếu. HR chưa biết khoảng lương, thời gian phỏng vấn, kênh tuyển, người phụ trách và chi phí dự kiến.

Những lưu ý khi lập kế hoạch tuyển dụng trước khi đăng tin

Trước khi đăng tin, HR nên thống nhất nhu cầu với bộ phận cần tuyển. Vị trí này làm gì, vì sao cần tuyển, cần người có kinh nghiệm hay có thể đào tạo, mức lương dự kiến có phù hợp không? Những điểm này nên được làm rõ trước khi đưa vào kế hoạch.

Doanh nghiệp cũng không nên ghi yêu cầu quá rộng. Một vị trí có quá nhiều yêu cầu nhưng mức lương không tương xứng sẽ khiến thời gian tuyển kéo dài, trong khi hồ sơ nhận về vẫn khó đáp ứng đúng kỳ vọng.

Trong kế hoạch cũng nên ghi mốc thời gian cụ thể. Thay vì để “tuyển càng sớm càng tốt”, doanh nghiệp nên xác định thời gian nhận hồ sơ, thời gian phỏng vấn và thời điểm dự kiến cần ứng viên bắt đầu làm việc.

Sau khi các thông tin chính đã được thống nhất, doanh nghiệp có thể chuyển sang chuẩn bị mẫu thông báo tuyển dụng để đăng lên website, fanpage hoặc các nền tảng tuyển dụng.

Kết

Mẫu kế hoạch tuyển dụng file Word giúp doanh nghiệp thống nhất nhu cầu tuyển người trước khi đăng tin. Khi các thông tin chính được làm rõ từ đầu, HR sẽ dễ triển khai hơn và hạn chế tình trạng sửa yêu cầu tuyển dụng nhiều lần trong quá trình tìm ứng viên.