Trưởng Phòng Hành Chính

Mức lương

Thương lượng

Kinh nghiệm

4 năm

Hạn nộp hồ sơ

07/10/2025

Địa điểm

Hồ Chí Minh

Mô tả công việc

1. Quản trị hành chính

• Xây dựng cơ chế quản lý, kiểm soát và lưu trữ hồ sơ, con dấu pháp lý.
• Có trách nhiệm bảo mật nội dung công văn giấy tờ và tài liệu lưu trữ của Công Ty.
• Soạn thảo văn bản pháp lý, thông báo nội bộ theo yêu cầu của Ban Lãnh Đạo.
• Quản lý và giám sát: tài xế, vệ sinh và bảo vệ.
• Phối hợp với các Giám Đốc/Trưởng Bộ Phận và hệ thống Công Ty trong Tập Đoàn về việc tổ chức hội họp, liên hoan, gặp mặt trong các dịp Lễ Hội.
• Cập nhật các thông tin, văn bản mới và thực hiện đúng những quy định của Pháp luật về Công Đoàn.
• Xây dựng và duy trì các hoạt động liên quan đến Công Đoàn, hướng dẫn các thủ tục đăng ký tham gia đoàn viên.
• Phụ trách công tác đối ngoại và báo cáo công tác với cơ quan chức năng như: Dịch vụ Công Ích Quận, Công Đoàn cấp trên, Công an Khu vực, công an PCCC, Quản lý môi trường.

2. Quản lý Chi phí - Tài Sản

• Quản lý chi phí hoạt động toàn văn phòng Tập Đoàn.
• Theo dõi và quản lý cấp phát đồng phục, văn phòng phẩm.
• Xây dựng, triển khai và quản lý quy định mua sắm, quản lý, sử dụng và bảo hành bảo trì tài sản, bao gồm: xe, cơ sở vật chất, trang thiết bị và công cụ dụng cụ.
• Chịu trách nhiệm quản lý về lộ trình di chuyển của xe Công ty, quản lý sử dụng xăng, xe đúng mục đích, đúng đối tượng, tiết kiệm, an toàn và hiệu quả.
• Theo dõi, giám sát, kiểm tra việc quản lý và sử dụng các loại tài sản Công Ty của các Bộ Phận.
• Bảo quản, giữ gìn tốt các trang thiết bị, vật dụng, máy móc được giao quyền quản lý hoặc quyền sử dụng.

3. Đảm bảo an ninh

• Xây dựng và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an ninh trật tư, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ.
• Kiểm tra giấy tờ và hướng dẫn khách ra vào văn phòng.
• Xử lý kịp thời những công việc liên quan đến công tác bảo vệ.

4. Quản lý hệ thống hồ sơ pháp lý (doanh nghiệp và hoạt động)

PHÁP LÝ DOANH NGHIỆP, hồ sơ bao gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
• Điều lệ Công ty
• Giấy chứng nhận đầu tư
• Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế và mã số hải quan
• Sổ cổ đông công ty
• Các giấy ủy quyền của người đại diện pháp nhân của doanh nghiệp và các ủy quyên của cổ đông, chủ sở hữu trong doanh nghiệp
• Theo dõi và báo cáo cơ cấu cổ đông trong hệ thống Tập Đoàn.
  PHÁP LÝ HOẠT ĐỘNG, hồ sơ bao gồm:
• Hồ sơ thẩm duyệt và phương án PCCC
• Hồ sơ bảo vệ môi trường
• Hồ sơ kiểm định thiết bị an toàn
• Và các giấy tờ, hồ sơ phát sinh khác liên quan đến pháp lý doanh nghiệp và hoạt động

Yêu cầu ứng viên

• Tốt nghiệp Đại học trở lên.
• Ít nhất 4 năm kinh nghiệm làm việc tại các công ty đa lĩnh vực/tổ hợp dịch vụ (ưu tiên có kinh nghiệm làm quản lý tòa nhà)
• Có khả năng giao tiếp tốt với khách hàng/đồng nghiệp/cấp quản lý
• Có thái độ làm việc cởi mở, và hướng tới chất lượng
• Chăm chỉ, cẩn thận và có khả năng tổ chức tốt
• Sử dụng máy tính thành thạo
• Địa điểm làm việc: 216 Quốc Lộ 13, Phường Hiệp Bình, (Thủ Đức) TP.HCM, dự kiến tháng 11 sẽ dời Văn phòng về Khu Chế Xuất Tân Thuận, Quận 7

Quyền lợi/Phúc lợi

• Lương cơ bản: thỏa thuận
• Phụ cấp cơm trưa: 30k/ngày
• Bảo hiểm sức khỏe cá nhân PVI
• Đóng Bảo hiểm xã hội mức cao
• Thưởng các dịp lễ, sinh nhật, …
• Lương tháng 13

Thời gian làm việc

• Thứ 2 - Thứ 6 (từ 08:00 đến 17:00)

Địa điểm làm việc

• Toà nhà New City – 216 Quốc Lộ 13, P.Hiệp Bình Chánh. Dự kiến sẽ dời về vào tháng 8, Thủ Đức, Thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh
• Lô DVTM-8 và lô DVTM-11, đường số 7, Khu chế xuất Tân Thuận, P. Tân Thuận Đông, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh