Nhân viên Hành chính

Mức lương

Thương lượng

Kinh nghiệm

1 năm

Hạn nộp hồ sơ

15/08/2026

Địa điểm

Hà Nội

Mô tả công việc

Mục tiêu vị trí

• Đảm bảo các hoạt động hành chính văn phòng được vận hành trật tự, đúng quy trình, có kiểm soát và hỗ trợ hiệu quả cho các phòng ban.
• Tập trung vào các mảng: hành chính văn phòng, văn thư - lưu trữ, thư ký cuộc họp, thủ quỹ/petty cash, vệ sinh văn phòng và hỗ trợ đời sống nhân viên theo kế hoạch nhân sự H2/2026.

Mô tả công việc

• Quản lý hành chính văn phòng
  • Quản lý, cấp phát và theo dõi văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, vật tư hành chính và các nhu cầu hành chính thường xuyên của các phòng ban.
  • Theo dõi tình trạng thiết bị văn phòng; phối hợp với nhà cung cấp hoặc bộ phận liên quan để sửa chữa, thay thế khi phát sinh nhu cầu.
  • Tiếp nhận, điều phối và theo dõi việc xử lý các yêu cầu hành chính hằng ngày từ các bộ phận.
  • Quản lý lịch sử dụng phòng họp; chuẩn bị phòng họp, tài liệu, nước uống và hậu cần liên quan khi có cuộc họp/sự kiện nội bộ.
• Văn thư, thư tín, con dấu và lưu trữ hồ sơ
  • Tiếp nhận, phân loại, chuyển giao và theo dõi công văn, thư tín, bưu phẩm, hồ sơ đến và đi của công ty.
  • Sắp xếp, lưu trữ và cập nhật hồ sơ hành chính, hợp đồng, công văn, biên bản họp và tài liệu nội bộ theo hệ thống lưu trữ của công ty.
  • Soạn thảo văn bản theo yêu cầu của ban giám đốc và các quản lý
  • Đảm bảo hồ sơ được lưu đúng nơi, dễ tra cứu, bảo mật và không thất lạc.
  • Hỗ trợ quản lý, bảo quản và theo dõi việc sử dụng con dấu theo phân quyền nội bộ; lưu hồ sơ đóng dấu đầy đủ, đúng quy định.
• Thư ký cuộc họp và hỗ trợ điều phối nội bộ
  • Chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp nội bộ khi được phân công.
  • Ghi nhận nội dung chính, lập biên bản họp, tổng hợp đầu việc sau họp và gửi cho các bên liên quan.
  • Theo dõi tiến độ các đầu việc hành chính được giao sau cuộc họp và nhắc việc đúng hạn.
  • Hỗ trợ truyền đạt các thông tin hành chính nội bộ theo chỉ đạo của cấp quản lý.
• Thủ quỹ, petty cash và thanh toán hành chính
  • Quản lý quỹ tiền mặt/petty cash theo hạn mức và quy trình được phê duyệt.
  • Tiếp nhận, kiểm tra chứng từ ban đầu và lập đề nghị thanh toán cho các chi phí hành chính như điện, nước, thuê văn phòng/kho/bãi, dịch vụ vệ sinh, chuyển phát, văn phòng phẩm, xăng xe và các chi phí liên quan của đội xe và chi phí vận hành liên quan.
  • Cập nhật sổ theo dõi thu - chi hành chính, lưu chứng từ đầy đủ và đối chiếu định kỳ với Kế toán.
  • Báo cáo kịp thời các khoản chi bất thường, thiếu chứng từ hoặc vượt ngân sách được giao.
• Vệ sinh văn phòng, môi trường làm việc và đời sống nhân viên
  • Quản lý, kiểm tra và điều phối công tác vệ sinh văn phòng, đảm bảo nơi làm việc sạch sẽ, gọn gàng, an toàn và chuyên nghiệp.
  • Theo dõi chất lượng dịch vụ của nhân sự/nhà cung cấp vệ sinh, bảo vệ hoặc các dịch vụ hành chính liên quan.
  • Phối hợp với Nhân sự tổ chức các hoạt động phúc lợi, chăm sóc đời sống, sinh nhật, sự kiện nội bộ và các chương trình gắn kết nhân viên.
  • Hỗ trợ hậu cần cho nhân viên đi công tác theo yêu cầu, bao gồm đặt vé, khách sạn và các dịch vụ liên quan.
• Hỗ trợ tuân thủ hành chính theo phân công
  • Hỗ trợ thu thập, lưu trữ và cập nhật hồ sơ liên quan đến các thủ tục vận hành như VSATTP, PCCC, ATVSLĐ, ISO, kiểm định sản phẩm hoặc hồ sơ pháp lý nội bộ khi được phân công.
  • Phối hợp với các bộ phận liên quan để chuẩn bị hồ sơ làm việc với cơ quan chức năng/nhà cung cấp dịch vụ; không chịu trách nhiệm pháp lý cuối cùng nếu chưa được phân quyền bằng văn bản.
  • Hỗ trợ hồ sơ cho người lao động nước ngoài như visa, giấy phép lao động, thẻ tạm trú theo hướng dẫn của Nhân sự hoặc cấp quản lý.
  • Thực hiện các công việc hành chính khác theo phân công hợp lý của cấp quản lý.

Yêu cầu ứng viên

• Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm ở vị trí Hành chính, Admin Officer hoặc Hành chính - Nhân sự.
• Có kỹ năng tổ chức công việc, lưu trữ hồ sơ, theo dõi chi phí/chứng từ và xử lý các việc vụ hành chính cẩn thận.
• Sử dụng tốt Microsoft Office/Google Workspace; biết lập bảng theo dõi văn phòng phẩm, chi phí hành chính, hồ sơ và tiến độ công việc.
• Giao tiếp tiếng Anh cơ bản là lợi thế, đặc biệt trong môi trường có nhân sự nước ngoài.
• Trung thực, cẩn thận, bảo mật thông tin, chủ động và có tinh thần hỗ trợ.
• Có khả năng làm việc độc lập, phối hợp với nhiều bộ phận và xử lý nhiều đầu việc cùng lúc.

Quyền lợi/Phúc lợi

• Mức lương thỏa thuận theo năng lực
• Được tham gia BHXH, các chế độ phúc lợi đầy đủ : thưởng Lễ, Tết, sinh nhật, hiếu hỷ...
• Có 18 ngày phép/ năm
• Có cơ hội đào tạo, phát triển và thăng tiến

Thời gian làm việc

• Thứ 2 - Thứ 6 (từ 08:00 đến 17:00)

Địa điểm làm việc

• Lô B3-D6 Khu đô thị mới Cầu Giấy, ngõ 56 Trương Công Giai, Phường Cầu Giấy (quận Cầu Giấy cũ), Thành phố Hà Nội