Những sai lầm trong giao tiếp qua email và tin nhắn nội bộ có thể gây rắc rối cho bạn?

Những sai lầm trong giao tiếp qua email và tin nhắn nội bộ có thể gây rắc rối cho bạn?

Thiếu rõ ràng trong nội dung

Một trong những sai lầm trong giao tiếp phổ biến nhất là gửi đi những email hoặc tin nhắn mà không nêu rõ mục đích, không có cấu trúc hoặc thông tin mơ hồ. Ví dụ, bạn nhắn “Check giúp mình file này” nhưng không nêu rõ file nào, kiểm tra điểm gì, cần phản hồi trước khi nào.

Hậu quả: Người nhận phải đoán ý, trao đổi qua lại nhiều lần để làm rõ yêu cầu, dẫn đến mất thời gian, giảm hiệu quả công việc.

Giải pháp: Luôn viết rõ ràng, đầy đủ: “Anh/chị vui lòng kiểm tra phần dữ liệu trong sheet 'Doanh thu quý I' trước 17h hôm nay để kịp báo cáo khách hàng.”

Gửi nhầm người hoặc công khai thông tin nhạy cảm

Đây là sai lầm trong giao tiếp không hiếm gặp khi thao tác vội vàng: gửi nhầm email chứa thông tin nhạy cảm cho sai người, hoặc chia sẻ tài liệu nội bộ trong nhóm không liên quan. Hay trường hợp nhắn nhầm những tin nhắn không liên quan vào nhóm tin nhắn nội bộ

Hậu quả: Lộ thông tin mật, ảnh hưởng đến chiến lược kinh doanh, uy tín doanh nghiệp hoặc gây ra những hiểu lầm đáng tiếc.

Giải pháp: Luôn kiểm tra kỹ tên người nhận, file đính kèm và nội dung email trước khi bấm gửi. Với tin nhắn nhanh, hãy xác nhận lại trước khi chia sẻ nội dung nhạy cảm vào nhóm chung.

Dùng ngôn ngữ thiếu chuyên nghiệp

Nhiều người có thói quen sử dụng ngôn ngữ suồng sã, viết không dấu, sai chính tả, hoặc lạm dụng từ viết tắt trong khi giao tiếp nội bộ. Trong một số trường hợp, việc xưng hô không phù hợp cũng dễ khiến người khác cảm thấy không được tôn trọng.

Hậu quả: Tạo cảm giác thiếu chuyên nghiệp, gây khó chịu hoặc làm giảm uy tín của người viết.

Giải pháp: Dù là nội bộ, hãy sử dụng ngôn ngữ lịch sự, có dấu câu đầy đủ, tránh dùng quá nhiều từ viết tắt không phổ biến. Giữ sự tôn trọng và phù hợp trong cách xưng hô.

Phản hồi chậm hoặc "đã xem không trả lời"

Một trong những sai lầm trong giao tiếp là việc không phản hồi tin nhắn hoặc email kịp thời – đặc biệt trong môi trường làm việc nhóm – có thể gây gián đoạn luồng công việc. Dù lý do là bận việc hay quên trả lời, điều này cũng tạo cảm giác thiếu trách nhiệm.

Hậu quả: Công việc bị trì hoãn, người khác phải chờ đợi hoặc tự đoán cách xử lý, dẫn đến sai sót.

Giải pháp: Nếu chưa thể trả lời ngay, hãy gửi tin nhắn ngắn xác nhận đã nhận thông tin và sẽ phản hồi sau. Thiết lập lịch kiểm tra và phản hồi email định kỳ trong ngày.

Lạm dụng "Reply All" và tag mọi người không cần thiết

Trong các chuỗi email hoặc nhóm chat, việc bấm “Trả lời tất cả” hoặc tag toàn bộ thành viên khi nội dung chỉ liên quan đến một vài người là một hành động dễ gây khó chịu.

Hậu quả: Gây nhiễu thông tin, khiến người khác mất thời gian đọc những nội dung không liên quan, giảm hiệu suất làm việc.

Giải pháp: Chỉ nên trả lời hoặc tag những người liên quan trực tiếp. Khi cần gửi cho cả nhóm, hãy đặt câu hỏi: “Tất cả mọi người có thực sự cần thông tin này không?”

Gửi tin nhắn ngoài giờ mà không cần thiết

Đây cùng là sai lầm trong giao tiếp phổ biến. Một số người có thói quen gửi tin nhắn công việc vào tối muộn hoặc cuối tuần, dù công việc không gấp. Điều này tạo cảm giác người nhận cần phải phản hồi ngay, ảnh hưởng đến sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.

Hậu quả: Tăng stress, làm mờ ranh giới giữa công việc và thời gian nghỉ ngơi, ảnh hưởng lâu dài đến tinh thần làm việc.

Giải pháp: Nếu cần ghi chú công việc ngoài giờ, hãy sử dụng tính năng “gửi theo lịch” (Schedule send) hoặc ghi chú cá nhân để gửi vào giờ hành chính. Tôn trọng thời gian nghỉ của đồng nghiệp.

Đừng để "chuyện nhỏ" thành hậu quả lớn

Giao tiếp nội bộ không chỉ là kỹ năng mềm, mà là yếu tố cốt lõi quyết định hiệu quả làm việc, tinh thần đồng đội và văn hóa doanh nghiệp. Những sai lầm nhỏ như viết email thiếu rõ ràng, gửi nhầm người hay phản hồi chậm đều có thể dẫn đến hậu quả lớn nếu lặp lại nhiều lần.

Đừng để vấn đề tưởng chừng chỉ là "kỹ năng mềm" đơn giản gây ảnh hưởng xấu đến công việc của bạn.

Những sai lầm trong giao tiếp qua email và tin nhắn nội bộ có thể gây rắc rối cho bạn? (Hình từ Internet)

Gửi nhầm tin nhắn nói xấu sếp vào nhóm chung công ty có thể bị sa thải không?

Chỉ được áp dụng hình thức xử lý kỷ luật sa thải nếu thuộc các trường hợp quy định tại Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, cụ thể:

- Người lao động có hành vi trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma túy tại nơi làm việc;

- Người lao động có hành vi tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động, có hành vi gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của người sử dụng lao động hoặc quấy rối tình dục tại nơi làm việc được quy định trong nội quy lao động;

- Người lao động bị xử lý kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức mà tái phạm trong thời gian chưa xóa kỷ luật. Tái phạm là trường hợp người lao động lặp lại hành vi vi phạm đã bị xử lý kỷ luật mà chưa được xóa kỷ luật theo quy định tại Điều 126 của Bộ luật này;

- Người lao động tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong thời hạn 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong thời hạn 365 ngày tính từ ngày đầu tiên tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng.

Trường hợp được coi là có lý do chính đáng bao gồm thiên tai, hỏa hoạn, bản thân, thân nhân bị ốm có xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền và trường hợp khác được quy định trong nội quy lao động.

Như vậy, gửi nhầm tin nhắn nói xấu sếp vào nhóm chung công ty hay nói xấu sếp chưa đủ căn cứ để sa thải nhân viên nếu họ không vi phạm một trong những trường hợp trên.