Thư ký kinh doanh là làm gì? Bản mô tả công việc của thư ký kinh doanh chi tiết?

Thư ký kinh doanh là làm gì?

Thư ký kinh doanh là người hỗ trợ các công việc hành chính và quản lý trong bộ phận kinh doanh của một công ty. Nhiệm vụ chính của họ bao gồm xử lý tài liệu, soạn thảo hợp đồng, theo dõi tiến độ công việc, hỗ trợ quản lý lịch làm việc và tổ chức các cuộc họp. Ngoài ra, họ còn đảm nhận việc liên lạc với khách hàng, chuẩn bị báo cáo kinh doanh và hỗ trợ các hoạt động tiếp thị. Thư ký kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Thư ký kinh doanh là làm gì? Bản mô tả công việc của thư ký kinh doanh chi tiết? (Hình ảnh từ Internet)

Bản mô tả công việc của Thư ký kinh doanh chi tiết?

Thông tin chung

- Vị trí: Thư ký kinh doanh 

- Bộ phận: Phòng kinh doanh

- Hình thức làm việc: Toàn thời gian

- Báo cáo cho: Trưởng phòng kinh doanh/Giám đốc kinh doanh

Mô tả công việc chính

- Xử lý đơn hàng qua email, điện thoại.

- Kiểm tra độ chính xác của dữ liệu trong đơn đặt hàng và hóa đơn.

- Liên hệ với khách hàng để lấy thông tin còn thiếu hoặc giải đáp các thắc mắc của họ.

- Liên lạc với bộ phận Logistics/hậu cần để đảm bảo giao hàng kịp thời.

- Duy trì và cập nhật hồ sơ bán hàng và khách hàng.

- Xây dựng báo cáo bán hàng hàng tháng.

- Truyền đạt những phản hồi quan trọng từ khách hàng đến các Nhân viên kinh doanh.

- Luôn cập nhật thông tin về các sản phẩm và tính năng mới để hiểu những yêu cầu của Nhân viên kinh doanh và quản lý rồi thực hiện đúng hoặc để đảm bảo có thể cung cấp đầy đủ thông tin cho khách hàng khi được hỏi.

- Thực hiện các nhiệm vụ hành chính của phòng kinh doanh như lưu trữ hồ sơ, tài liệu, in ấn, chuẩn bị cho các cuộc họp hoặc các sự kiện khác.

- Hỗ trợ phòng kinh doanh các công việc khác nếu được yêu cầu.

Yêu cầu công việc

1. Trình độ và kinh nghiệm

- Học vấn: Tốt nghiệp cử nhân CĐ/ĐH chuyên ngành Quản trị kinh doanh, kế toán, ngoại ngữ.

- Kinh nghiệm: Ưu tiên ứng viên có 1-2 năm kinh nghiệm là, thư ký/ trợ lý kinh doanh

2. Kỹ năng

- Thành thạo các công cụ Microsoft (Excel, PowerPoint, Word)

- Ngoại ngữ tiếng Anh, ưu tiên ứng viên biết 2 ngoại ngữ trở lên 

- Có kỹ năng giao tiếp tốt, khéo léo xử lý những tình huống phát sinh 

- Chịu được áp lực cao từ công việc

Quyền lợi

- Lương: 10-12 triệu (thương lượng) + thưởng KPI

- Đào tạo: ứng viên được tham gia các khóa học kỹ năng mềm, nghiệp vụ sales

Phúc lợi

- Đóng BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, Luật Bảo hiểm xã hội 2014 và các văn bản hướng dẫn khác.

- Bảo hiểm sức khỏe cao cấp

- Du lịch hàng năm với công ty

- Laptop và điện thoại làm việc 

Cách ứng tuyển

- CV tiếng Việt hoặc tiếng Anh (viết rõ kinh nghiệm)

- Bằng cấp chứng chỉ nếu có

- Ứng viên gửi CV về: (địa chỉ email)

- Hạn nộp: (tùy theo ngày đăng tuyển dụng)

Trên đây là bản mô tả công việc chi tiết của vị trí thư ký kinh doanh, đây chỉ là bản mô tả tham khảo cần điều chỉnh theo yêu cầu của mỗi doanh nghiệp.

Câu hỏi phỏng vấn vị trí thư ký kinh doanh phổ biến?

Dưới đây là một số câu hỏi phỏng vấn vị trí thư ký kinh doanh phổ biến:

1. Kinh nghiệm của bạn trong việc quản lý ngân sách và lập báo cáo ngân sách?

2. Bạn đã từng phải đưa ra một quyết định khó khăn trong vai trò thư ký chưa? Hãy mô tả tình huống đó và cách giải quyết của bạn.

3. Bạn có kỹ năng ghi chép nhanh các thông tin quan trọng không? Hãy chia sẻ một ví dụ về khi bạn đã phải xử lý một lượng lớn thông tin?

4. Nếu cấp trên của bạn yêu cầu bạn giữ một tài liệu mật của công ty, bạn sẽ làm gì khi có một lãnh đạo khác muốn bạn nộp tài liệu này?

5. Nếu bạn nhận được một cuộc gọi từ một khách hàng đang rất tức giận, bạn sẽ xử lý tình huống này như thế nào?

6. Phương pháp quản lý thời gian của bạn khi phải làm nhiều việc một lúc là gì?

7. Bạn có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm quản lý dự án không?