Cẩm nang toàn diện về hợp đồng lao động cho nhân viên và doanh nghiệp 2025

Hợp đồng lao động theo quy định pháp luật là gì?

Hợp đồng lao động không chỉ là một tờ giấy, mà còn là kim chỉ nam để xác lập quyền và nghĩa vụ giữa nhân viên và doanh nghiệp. Trong bối cảnh thị trường lao động ngày càng chuyên nghiệp, việc hiểu rõ mọi khía cạnh của một bản hợp đồng là điều kiện tiên quyết để xây dựng một mối quan hệ lao động bền vững và đúng pháp luật.

Theo khoản 1 Điều 13 Bộ luật Lao động 2019 quy định:

Hợp đồng lao động

1. Hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.

Trường hợp hai bên thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì được coi là hợp đồng lao động.

...

Hiểu một cách đơn giản, hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa nhân viên và công ty về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, cùng với quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong mối quan hệ lao động. Đây không chỉ là một tờ giấy, mà là nền tảng pháp lý vững chắc bảo vệ cả hai phía.

- Đối với nhân viên: Đây là cơ sở vững chắc nhất để bảo vệ các quyền lợi chính đáng của mình như lương, thưởng, chế độ nghỉ phép, bảo hiểm xã hội. Khi công ty không thực hiện đúng cam kết, hợp đồng chính là cơ sở để nhân viên đòi hỏi quyền lợi.

- Đối với công ty: Hợp đồng giúp quản lý nhân sự một cách chuyên nghiệp, là cơ sở để yêu cầu nhân viên thực hiện đúng công việc và trách nhiệm đã cam kết. Nó cũng là công cụ để bảo vệ doanh nghiệp trước những đòi hỏi vô lý hoặc khi cần xử lý kỷ luật nhân viên.

Phân loại và cách nhận diện các loại hợp đồng lao động phổ biến hiện nay

Hiếu đúng loại hợp đồng mình sắp ký sẽ giúp nhân viên xác định rõ thời hạn làm việc và các quyền lợi đi kèm. Ngược lại, doanh nghiệp cần sử dụng đúng loại hợp đồng để đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật.

Theo Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, hiện có 02 loại hợp đồng lao động gồm:

- Hợp đồng lao động không xác định thời hạn: Là hợp đồng mà trong đó hai bên không xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực. Loại hợp đồng này thường dành cho các vị trí công việc ổn định, lâu dài.

- Hợp đồng lao động xác định thời hạn: Là hợp đồng mà trong đó hai bên xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực trong khoảng thời gian không quá 36 tháng kể từ thời điểm hợp đồng có hiệu lực.

Lưu ý:

• Kể từ Bộ luật Lao động 2019 có hiệu lực, hợp đồng theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng đã không còn được quy định.

• Doanh nghiệp chỉ được ký tối đa 02 lần hợp đồng lao động xác định thời hạn. Sau đó, nếu nhân viên vẫn tiếp tục làm việc thì phải ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn.

Ngoài ra, thỏa thuận thử việc có thể được lập thành một hợp đồng thử việc riêng hoặc là một điều khoản trong hợp đồng lao động chính thức (theo Điều 24 Bộ luật Lao động 2019).

Phân loại và cách nhận diện các loại hợp đồng lao động phổ biến (Hình từ Internet)   

Các nội dung hợp đồng lao động bắt buộc phải có

Trước khi đặt bút ký, cả nhân viên và bộ phận nhân sự của công ty đều cần rà soát kỹ lưỡng các điều khoản. Một bản hợp đồng đầy đủ và rõ ràng sẽ là cơ sở vững chắc nhất để giải quyết mọi vấn đề phát sinh sau này.

Theo quy định về nội dung hợp đồng lao động tại Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, một hợp đồng lao động chuẩn pháp luật phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

- Thông tin công ty và nhân viên: Tên, địa chỉ của công ty và và họ tên, chức danh của người giao kết hợp đồng lao động bên phía công ty; họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, CCCD/CMND hoặc hộ chiếu của nhân viên.

- Công việc và địa điểm làm việc: Mô tả rõ công việc phải làm và nơi làm việc cụ thể.

- Thời hạn của hợp đồng: Phải ghi rõ là "không xác định thời hạn" hay "xác định thời hạn" (ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc).

- Mức lương: Ghi rõ mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, các khoản phụ cấp và các khoản bổ sung khác.

- Chế độ nâng bậc, nâng lương: Quy định về việc xem xét điều chỉnh lương.

- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: Số giờ làm việc trong ngày/tuần; thời gian nghỉ giữa ca, nghỉ hằng tuần, nghỉ lễ, tết và nghỉ phép năm.

- Trang bị bảo hộ lao động cho nhân viên: Ghi rõ các trang thiết bị bảo hộ cần thiết cho công việc.

- Bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): Đây là quyền lợi bắt buộc.

- Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề: Các cam kết (nếu có) về đào tạo từ phía công ty.

Mẫu hợp đồng lao động chuẩn pháp luật cập nhật mới nhất 2025

Một mẫu hợp đồng lao động chuẩn không chỉ cần đầy đủ các nội dung nêu trên mà còn phải được trình bày rõ ràng, dễ hiểu. Doanh nghiệp và nhân viên có thể tham khảo các mẫu hợp đồng dưới định dạng Word dưới đây:

Mẫu hợp đồng lao động

Mẫu hợp đồng lao động đối với một số loại công việc trong cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập (ban hành kèm theo Thông tư 5/2023/TT-BNV)

Lưu ý: Mẫu hợp đồng lao động trên chỉ mang tính chất tham khảo.

Mẫu hợp đồng lao động chuẩn pháp luật cập nhật mới nhất 2025 (Hình từ Internet)  

Quy trình ký kết hợp đồng lao động và vai trò của Phụ lục hợp đồng

Việc ký kết hợp đồng lao động cần tuân thủ đúng quy trình để đảm bảo giá trị pháp lý. Trong quá trình làm việc, khi có những thay đổi, Phụ lục hợp đồng sẽ phát huy vai trò của nó.

Quy trình ký kết hợp đồng lao động

Theo Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng có thể được giao kết qua 3 hình thức:

- Bằng văn bản: In ra và hai bên cùng ký, được làm thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản, trừ trường hợp giao kết hợp đồng lao động bằng lời nói.

Thông qua phương tiện điện tử (Hợp đồng điện tử): Có giá trị như hợp đồng bằng văn bản.

- Bằng lời nói: Chỉ áp dụng cho hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng, trừ một số trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 18, điểm a khoản 1 Điều 145 và khoản 1 Điều 162 Bộ luật Lao động 2019:

Điều 18. Thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động

...

2. Đối với công việc theo mùa vụ, công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng thì nhóm người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên có thể ủy quyền cho một người lao động trong nhóm để giao kết hợp đồng lao động; trong trường hợp này, hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và có hiệu lực như giao kết với từng người lao động.

Hợp đồng lao động do người được ủy quyền ký kết phải kèm theo danh sách ghi rõ họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú và chữ ký của từng người lao động.

...

Điều 145. Sử dụng người chưa đủ 15 tuổi làm việc

1. Khi sử dụng người chưa đủ 15 tuổi làm việc, người sử dụng lao động phải tuân theo quy định sau đây:

a) Phải giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản với người chưa đủ 15 tuổi và người đại diện theo pháp luật của người đó;

...

Điều 162. Hợp đồng lao động đối với lao động là người giúp việc gia đình

1. Người sử dụng lao động phải giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản với lao động là người giúp việc gia đình.

...

Như vậy, để việc ký hợp đồng lao động có hiệu lực, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Giao kết tự nguyện, bình đẳng (Điều 15 Bộ luật Lao động 2019): Việc ký kết phải dựa trên sự tự nguyện, bình đẳng, thiện chí, hợp tác và trung thực. Tự do giao kết hợp đồng lao động nhưng không được trái pháp luật, thỏa ước lao động tập thể và đạo đức xã hội.

- Cung cấp thông tin (Điều 16 Bộ luật Lao động 2019): Trước khi ký, công ty phải cung cấp trung thực các thông tin liên quan đến công việc, điều kiện làm việc, quyền và lợi ích cho nhân viên. Ngược lại, nhân viên cũng phải cung cấp thông tin trung thực cho công ty về họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, trình độ học vấn...

- Hình thức hợp đồng (Điều 14 Bộ luật Lao động 2019): Hợp đồng phải được giao kết bằng văn bản và làm thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản. Hợp đồng điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu cũng có giá trị tương đương.

- Thẩm quyền ký kết (Điều 18 Bộ luật Lao động 2019): Phía công ty phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Phía nhân viên phải là người từ đủ 18 tuổi trở lên (hoặc các trường hợp đặc biệt theo quy định).

Khi nào cần dùng Phụ lục hợp đồng?

Theo Điều 22 Bộ luật Lao động 2019, Phụ lục hợp đồng lao động là một văn bản đi kèm và là một bộ phận không thể tách rời của hợp đồng chính. Nó được sử dụng khi hai bên muốn:

- Quy định chi tiết một số điều khoản trong hợp đồng (ví dụ: mô tả chi tiết KPI, danh sách công cụ phục vụ công việc được cấp phát...).

- Sửa đổi, bổ sung một số nội dung trong hợp đồng (ví dụ: điều chỉnh mức lương, thay đổi địa điểm làm việc, bổ sung phúc lợi...).

Ví dụ: Doanh nghiệp và nhân viên có thể ký phụ lục để điều chỉnh mức lương, thay đổi một vài trách nhiệm trong công việc, hoặc bổ sung các khoản phúc lợi mới.

Lưu ý:

• Phụ lục hợp đồng lao động dùng để sửa đổi, bổ sung hợp đồng nhưng không được sửa đổi thời hạn của hợp đồng chính.

• Trường hợp phụ lục hợp đồng lao động quy định chi tiết một số điều, khoản của hợp đồng lao động mà dẫn đến cách hiểu khác với hợp đồng lao động thì thực hiện theo nội dung của hợp đồng lao động.

• Trường hợp phụ lục hợp đồng lao động sửa đổi, bổ sung một số điều, khoản của hợp đồng lao động thì phải ghi rõ nội dung điều, khoản sửa đổi, bổ sung và thời điểm có hiệu lực.

Vai trò của Phụ lục hợp đồng lao động (Hình từ Internet)  

Cảnh báo các sai lầm phổ biến khiến hợp đồng lao động vô hiệu

Một bản hợp đồng dù đã được ký kết vẫn có thể bị coi là vô hiệu nếu vi phạm các quy định của pháp luật. Điều này gây rủi ro lớn cho cả nhân viên và doanh nghiệp.

Theo Điều 49 Bộ luật Lao động 2019, một hợp đồng lao động vô hiệu toàn bộ khi thuộc một trong các trường hợp sau:

- Toàn bộ nội dung hợp đồng lao động trái pháp luật.

- Người giao kết hợp đồng không đúng thẩm quyền.

- Nội dung hợp đồng vi phạm nguyên tắc giao kết hợp đồng lao động về tự nguyện, bình đẳng, thiện chí, hợp tác và trung thực.

- Công việc đã giao kết trong hợp đồng là công việc bị pháp luật cấm (ví dụ: buôn bán hàng cấm).

Khi hợp đồng bị tuyên bố vô hiệu, quyền và nghĩa vụ của các bên sẽ được giải quyết theo quy định tại Điều 51 Bộ luật Lao động 2019, thường là phải khôi phục lại quyền lợi chính đáng cho nhân viên.

Như vậy, việc trang bị kiến thức đầy đủ về hợp đồng lao động là trách nhiệm và quyền lợi của cả nhân viên và doanh nghiệp. Một bản hợp đồng chuẩn mực không chỉ là sự tuân thủ pháp luật mà còn thể hiện sự tôn trọng, chuyên nghiệp và là nền tảng cho sự hợp tác lâu dài giữa các bên.