Mẫu Báo cáo nhân sự hàng tháng chuẩn 2025 và các quy định liên quan (có file tải về)

Nội dung chi tiết của mẫu báo cáo nhân sự hàng tháng

Trong hoạt động quản trị của bất kỳ doanh nghiệp nào, báo cáo nhân sự hàng tháng không chỉ là một tài liệu tổng hợp số liệu đơn thuần. Một mẫu báo cáo nhân sự hàng tháng chuyên nghiệp không chỉ giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác mà còn đảm bảo doanh nghiệp đang thực hiện đúng các nghĩa vụ pháp lý.

Pháp luật hiện hành không quy định một mẫu báo cáo nhân sự hàng tháng bắt buộc. Tuy nhiên, để công tác quản trị đạt hiệu quả cao nhất và phục vụ cho các nghĩa vụ báo cáo với cơ quan nhà nước, một báo cáo nhân sự hàng tháng chuyên nghiệp cần có các nội dung cốt lõi sau:

1. Tổng kết hiệu quả tuyển dụng:

- Số lượng vị trí cần tuyến so với số lượng đã tuyển thành công.

- Nguồn ứng viên hiệu quả nhất (website tuyển dụng, giới thiệu nội bộ, mạng xã hội...).

- Chi phí trung bình cho một lần tuyển dụng thành công.

2. Tổng kết tình hình nhân sự:

- Số lượng nhân viên đầu kỳ và cuối kỳ: Cung cấp cái nhìn tổng quan về quy mô nhân

- Biến động nhân sự trong tháng:

• Số lượng nhân viên mới.
• Số lượng nhân viên nghỉ việc, nên phân tích rõ lý do (tự nguyện, hết hạn hợp đồng, sa thải).

- Tỷ lệ biến động nhân sự.

3. Tổng kết tình hình đào tạo nhân sự:

- Các khóa đào tạo đã được tổ chức trong tháng.

- Số lượng nhân viên tham gia và tỷ lệ hoàn thành.

- Chi phí đào tạo và đánh giá sơ bộ về hiệu quả.

4. Tổng kết quỹ lương và chi phí nhân sự:

- Quỹ lương thực tế so với kế hoạch: Phân tích các chênh lệch (nếu có).

- Báo cáo chi phí nhân sự: Bao gồm tổng lương, thưởng, các khoản phúc lợi, chi phí đóng bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), kinh phí công đoàn.

5. Tổng kết thực trạng chấp hành nội quy, quy định:

- Số liệu về các trường hợp vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý.

- Tổng hợp các trường hợp được khen thưởng đột xuất hoặc có thành tích nổi bật.

Việc thu thập và hệ thống hóa các thông tin trên không chỉ là hoạt động quản trị nội bộ. Nó liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp trong việc quản lý lao động.

Theo khoản 1 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 quy định doanh nghiệp có trách nhiệm "Lập, cập nhật, quản lý, sử dụng số quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu."

Như vậy, có thể thấy các dữ liệu về nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc, và thông tin cá nhân được tổng hợp trong báo cáo nhân sự hàng tháng chính là nguồn dữ liệu quan trọng để doanh nghiệp cập nhật Sổ quản lý lao động một cách chính xác và kịp thời, sẵn sàng cho các đợt thanh tra, kiểm tra.

Tham khảo: Mẫu Báo cáo nhân sự hàng tháng chuẩn 2025 (File Báo cáo nhân sự hàng tháng Excel)

Mẫu Báo cáo nhân sự hàng tháng chuẩn 2025 và các quy định pháp luật liên quan (Hình từ Internet)

Nghĩa vụ báo cáo nhân sự của doanh nghiệp và mối liên hệ với quy định pháp luật thế nào?

Báo cáo nhân sự hàng tháng là cơ sở dữ liệu nền tảng để công ty thực hiện các nghĩa vụ báo cáo định kỳ với cơ quan nhà nước. Việc chậm trễ hoặc báo cáo sai có thể dẫn đến các khoản phạt hành chính không đáng có.

Nghĩa vụ về báo cáo tình hình thay đổi lao động

Đây là một trong những nghĩa vụ báo cáo quan trọng nhất. Dữ liệu từ mục “Tổng kết tình hình nhân sự" trong báo cáo nhân sự hàng tháng có thể được sử dụng cho việc này.

Theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 73 Nghị định 35/2022/NĐ-CP ) quy định về việc khai trình sử dụng lao động và báo cáo tình hình thay đổi lao động. Cụ thể:

Báo cáo sử dụng lao động

Việc khai trình sử dụng lao động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động tại khoản 2 Điều 12 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:

...

2. Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.

Sở Lao động - Thương binh và Xã hội có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi về lao động trong trường hợp người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy để cập nhật đầy đủ thông tin theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này

Doanh nghiệp phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia) trước ngày 05 tháng 6 (đối với báo cáo 6 tháng đầu năm) và trước ngày 05 tháng 12 (đối với báo cáo cả năm).

Như vậy, nếu không có báo cáo tổng hợp nhân sự hàng tháng, việc thu thập số liệu nhân sự tăng/giảm trong 6 tháng hoặc 1 năm sẽ vất vả và dễ sai sót, ảnh hưởng đến thời hạn và tính chính xác của báo cáo gửi cơ quan chức năng.

>>> Xem thêm:  Cập nhật Mẫu Báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2025 mới nhất hiện nay?

Trách nhiệm về lương và bảo hiểm xã hội

Phần "Tổng kết quỹ lương và chi phí nhân sự" trong báo cáo sẽ có mối liên hệ mật thiết đến việc tuân thủ pháp luật về lương và bảo hiểm.

Theo Điều 94 Bộ luật Lao động 2019 quy định về nguyên tắc trả lương, yêu cầu doanh nghiệp phải trả lương một cách trực tiếp, đầy đủ, và đúng hạn cho nhân viên. Báo cáo quỹ lương giúp doanh nghiệp kiểm soát và đảm bảo nguyên tắc này.

Ngoài ra, theo khoản 2 Điều 13 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định doanh nghiệp có trách nhiệm "lập hồ sơ để người lao động được hưởng chế độ bảo hiểm xã hội.".

Có thể thấy báo cáo nhân sự hàng tháng giúp bộ phận nhân sự và kế toán đối soát chính xác mức lương làm căn cứ đóng BHXH, đảm bảo quyền lợi cho nhân viên và thực hiện đúng nghĩa vụ trích nộp với cơ quan bảo hiểm.

Mức xử phạt khi không tuân thủ quy định về lập báo cáo nhân sự và các nghĩa vụ liên quan

Việc xem nhẹ công tác lập báo cáo nhân sự và các nghĩa vụ liên quan sẽ đặt doanh nghiệp trước những rủi ro pháp lý, cụ thể là các mức xử phạt vi phạm hành chính.

Đối với hành vi liên quan đến Sổ quản lý lao động:

Việc không có dữ liệu nhân sự cập nhật từ báo cáo hàng tháng có thể dẫn đến việc không lập, cập nhật sổ quản lý lao động. Hành vi này sẽ bị xử phạt. Cụ thể:

Theo điểm d khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với doanh nghiệp có hành vi "không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn hoặc không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật".

Đối với hành vi không báo cáo tình hình thay đổi lao động:

Đây là lỗi trực tiếp mà nhiều doanh nghiệp có thể gặp phải khi không có quy trình báo cáo nhân sự nội bộ hiệu quả.

Theo điểm c khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với doanh nghiệp có hành vi "không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định".

Lưu ý quan trọng: Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định các mức phạt tiền nêu trên là mức phạt áp dụng đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức (doanh nghiệp) sẽ bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân cho cùng một hành vi vi phạm. Do đó, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng.

Việc tuân thủ không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro tài chính từ việc bị xử phạt mà còn xây dựng hình ảnh một nhà tuyển dụng chuyên nghiệp, tôn trọng pháp luật và minh bạch với nhân viên.