Phụ lục hợp đồng lao động là gì? Khi nào cần ký và những lưu ý quan trọng

Phụ lục hợp đồng lao động là gì và có giá trị pháp lý không?

Trong quá trình làm việc, không hiếm khi các thỏa thuận ban đầu giữa doanh nghiệp và nhân viên cần được điều chỉnh để phù hợp với tình hình thực tế. Thay vì phải ký lại một hợp đồng lao động hoàn toàn mới, phụ lục hợp đồng lao động chính là giải pháp pháp lý hiệu quả để ghi nhận những thay đổi này một cách hợp pháp mà không cần phải ký lại toàn bộ hợp đồng mới.

Nhiều nhân viên và cả doanh nghiệp đôi khi băn khoăn liệu một tờ giấy ký thêm sau hợp đồng có đủ tính pháp lý hay không. Câu trả lời là CÓ, nếu được lập đúng quy định.

Về bản chất, phụ lục hợp đồng lao động là một văn bản đi kèm và là một bộ phận không thể tách rời của hợp đồng lao động đã ký kết. Mục đích của nó là để quy định chi tiết hơn hoặc sửa đổi, bổ sung một số điều khoản trong hợp đồng lao động ban đầu.

Quan trọng nhất, nội dung của phụ lục có giá trị pháp lý tương đương với nội dung của hợp đồng lao động.

Theo Điều 22 Bộ luật Lao động 2019 quy định về Phụ lục hợp đồng lao động như sau:

 Phụ lục hợp đồng lao động

1. Phụ lục hợp đồng lao động là bộ phận của hợp đồng lao động và có hiệu lực như hợp đồng lao động.

2. Phụ lục hợp đồng lao động quy định chi tiết, sửa đổi, bổ sung một số điều, khoản của hợp đồng lao động nhưng không được sửa đổi thời hạn của hợp đồng lao động.

Trường hợp phụ lục hợp đồng lao động quy định chi tiết một số điều, khoản của hợp đồng lao động mà dẫn đến cách hiểu khác với hợp đồng lao động thì thực hiện theo nội dung của hợp đồng lao động.

Trường hợp phụ lục hợp đồng lao động sửa đổi, bổ sung một số điều, khoản của hợp đồng lao động thì phải ghi rõ nội dung điều, khoản sửa đổi, bổ sung và thời điểm có hiệu lực.

Có thể hiểu đơn giản:

Hợp đồng lao động: Là thỏa thuận gốc, xác lập mối quan hệ lao động, quyền và nghĩa vụ cơ bản của các bên.

Phụ lục hợp đồng lao động: Là văn bản đi kèm, dùng để "cập nhật" hoặc "làm rõ" các thỏa thuận trong hợp đồng gốc mà không làm thay đổi các yếu tố cốt lõi như thời hạn hợp đồng.

Như vậy, công ty và nhân viên hoàn toàn có thể yên tâm sử dụng Phụ lục hợp đồng lao động để điều chỉnh các thỏa thuận mà vẫn đảm bảo về tính pháp lý.

Khi nào doanh nghiệp và nhân viên cần ký phụ lục hợp đồng lao động?

Phụ lục hợp đồng lao động được sử dụng khi có bất kỳ sự thay đổi nào liên quan đến nội dung hợp đồng lao động mà hai bên đã ký kết. Quy trình này phải dựa trên sự thương lượng và đồng thuận của cả hai phía.

Theo Điều 33 Bộ luật Lao động 2019 quy định trong quá trình thực hiện hợp đồng lao động, nếu bên nào có yêu cầu sửa đổi nội dung hợp đồng lao động thì phải báo cho bên kia biết trước ít nhất 03 ngày làm việc về nội dung cần sửa đổi. Sau khi thỏa thuận, việc sửa đổi sẽ được thực hiện bằng cách ký kết phụ lục hợp đồng lao động hoặc giao kết hợp đồng lao động mới.

Dưới đây là các trường hợp phổ biến nhất mà doanh nghiệp và nhân viên cần ký phụ lục hợp đồng:

- Tăng lương, thay đổi phụ cấp: Đây là trường hợp phổ biến nhất. Khi nhân viên được tăng lương định kỳ, tăng lương do thành tích xuất sắc hoặc có sự thay đổi về các khoản phụ cấp (ăn trưa, đi lại, trách nhiệm...).

- Thay đổi vị trí công việc: Khi nhân viên được bổ nhiệm lên vị trí mới, thăng chức hoặc luân chuyển sang một bộ phận khác với chức danh và mô tả công việc khác với thỏa thuận ban đầu.

- Thay đổi địa điểm làm việc: Khi công ty chuyển văn phòng hoặc điều động nhân viên sang làm việc tại một chi nhánh, địa điểm khác.

- Thay đổi thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: Ví dụ, thay đổi từ làm việc giờ hành chính sang làm theo ca, hoặc điều chỉnh chính sách ngày nghỉ phép năm.

- Bổ sung các quy định về quyền lợi và nghĩa vụ: Khi hai bên muốn làm rõ hơn hoặc bổ sung các chính sách mới về đào tạo, bảo mật thông tin, điều khoản cạnh tranh...

Phụ lục hợp đồng lao động là gì? Khi nào cần ký và những lưu ý quan trọng (Hình từ Internet)  

Điều khoản nào không được sửa đổi bằng phụ lục hợp đồng lao động?

Đây là một điểm cực kỳ quan trọng mà cả bộ phận nhân sự và nhân viên cần phải nằm rõ để tránh vô hiệu hóa thỏa thuận. Pháp luật đã quy định rất rõ một nội dung không thể thay đổi thông qua phụ lục.

Cụ thể, theo khoản 2 Điều 22 Bộ luật Lao động 2019 quy định:

Phụ lục hợp đồng lao động

…

2. Phụ lục hợp đồng lao động quy định chi tiết, sửa đổi, bổ sung một số điều, khoản của hợp đồng lao động nhưng không được sửa đổi thời hạn của hợp đồng lao động.

…

Ví dụ: Hợp đồng lao động của bạn có thời hạn 1 năm. Khi gần hết hạn, công ty không thể dùng phụ lục để "gia hạn thêm 1 năm" nữa. Thay vào đó, hai bên phải tiến hành ký một hợp đồng lao động mới. Việc dùng phụ lục để kéo dài thời hạn hợp đồng là không đúng quy định pháp luật.

Hình thức và nội dung của phụ lục hợp đồng lao động cần đảm bảo những gì?

Để một phụ lục hợp đồng lao động hợp lệ, nó cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau:

Về hình thức: Phải được lập thành văn bản và làm thành 02 bản, mỗi bên (doanh nghiệp và nhân viên) giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.

Về nội dung:

• Phải ghi rõ các thông tin của doanh nghiệp và nhân viên.
• Nêu rõ điều khoản nào trong hợp đồng lao động được sửa đổi, và nội dung sửa đổi cụ thể là gì.
• Phải có đầy đủ chữ ký và đóng dấu (nếu là tổ chức) của các bên.
• Ngày hiệu lực của phụ lục.

Về nguyên tắc: Nội dung sửa đổi không được trái pháp luật, thỏa ước lao động tập thể hoặc dẫn đến cách hiểu khác với nội dung trong hợp đồng đó. Mọi thỏa thuận phải dựa trên tinh thần tự nguyện, bình đẳng.

Mẫu phụ lục hợp đồng lao động mới nhất 2025 

Hậu quả pháp lý khi ký Phụ lục hợp đồng lao động có nội dung trái với hợp đồng

Việc soạn thảo và ký kết phụ lục không đúng quy định có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý cho cả doanh nghiệp và nhân viên. Cụ thể:

Theo khoản 2 Điều 403 Bộ luật Dân sự 2015 quy định:

- Trường hợp phụ lục hợp đồng có điều khoản trái với nội dung của điều khoản trong hợp đồng và các bên không có thỏa thuận khác thì điều khoản này không có hiệu lực. Khi đó, các nội dung của hợp đồng gốc sẽ được giữ nguyên như thời điểm ban đầu.

- Trường hợp các bên thỏa thuận chấp nhận phụ lục hợp đồng có điều khoản trái với điều khoản trong hợp đồng gốc thì coi như điều khoản đó trong hợp đồng đã được sửa đổi. Khi đó, nội dung trong hợp đồng gốc được sửa đổi theo nội dung của phụ lục hợp đồng.

Như vậy có thể thấy phụ lục hợp đồng lao động là một công cụ pháp lý hữu ích, giúp quan hệ lao động trở nên linh hoạt hơn. Tuy nhiên, cả doanh nghiệp và nhân viên cần hiểu rõ và sử dụng đúng cách để đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của mình theo quy định của Bộ luật Lao động 2019.

• Cẩm nang toàn diện về hợp đồng lao động cho nhân viên và doanh nghiệp 2025