[Infographic] Quy trình ký kết hợp đồng lao động chuẩn 2025 dành cho doanh nghiệp

[Infographic] Quy trình ký kết hợp đồng lao động chuẩn 2025

[Infographic] Quy trình ký kết hợp đồng lao động chuẩn 2025 dành cho doanh nghiệp

Việc ký kết hợp đồng lao động không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn là nền tảng pháp lý quan trọng, bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ cho cả doanh nghiệp và nhân viên.

Một quy trình ký kết hợp đồng lao động chặt chẽ, đúng luật sẽ giúp công ty tránh được các rủi ro pháp lý, xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và thu hút nhân tài. Hãy cùng tìm hiểu quy định cụ thể qua nội dung dưới đây!

Giai đoạn trước khi giao kết hợp đồng lao động

Trước khi đặt bút ký vào bản hợp đồng chính thức, có hai bước quan trọng mà cả doanh nghiệp và ứng viên cần thực hiện để đảm bảo sự minh bạch, thống nhất là cung cấp thông tin và thử việc. Đây là bước khởi đầu cho một quy trình ký kết hợp đồng lao động.

- Nghĩa vụ cung cấp thông tin (theo Điều 16 Bộ luật Lao động 2019):

Doanh nghiệp có trách nhiệm cung cấp đầy đủ và trung thực các thông tin cho nhân viên về công việc, địa điểm làm việc, điều kiện làm việc, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, an toàn, vệ sinh lao động, tiền lương, hình thức trả lương và các thông tin khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng.

Ngược lại, nhân viên cũng cần cung cấp thông tin trung thực cho doanh nghiệp về họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, trình độ học vấn, kỹ năng nghề,...

- Thỏa thuận thử việc: Doanh nghiệp và nhân viên có thể thỏa thuận về việc làm thử, quyền và nghĩa vụ của hai bên trong thời gian thử việc. Nội dung thử việc có thể được ghi nhận trong một hợp đồng thử việc riêng hoặc là một điều khoản trong hợp đồng lao động.

Theo quy định tại Điều 24, Điều 25 và Điều 26 Bộ luật Lao động 2019 cụ thể như sau:

Điều 24 Bộ luật Lao động 2019: Cho phép người sử dụng lao động và người lao động thoả thuận về việc làm thử bằng việc giao kết hợp đồng thử việc.

Điều 25 Bộ luật Lao động 2019: Quy định thời gian thử việc không quá 180 ngày đối với công việc của người quản lý doanh nghiệp; không quá 60 ngày đối với công việc cần trình độ chuyên môn, kỹ thuật từ cao đẳng trở lên; không quá 30 ngày đối với công việc cần trình độ trung cấp, công nhân kỹ thuật; và không quá 06 ngày làm việc đối với công việc khác.

Điều 26 Bộ luật Lao động 2019: Tiền lương của nhân viên trong thời gian thử việc do hai bên thỏa thuận nhưng it nhất phải bằng 85% mức lương của công việc đó.

• Tổng hợp quy định về thử việc 2025 mới nhất cho nhân viên và doanh nghiệp

Quy trình ký kết hợp đồng lao động chuẩn 2025 dành cho doanh nghiệp (Hình từ Internet)  

Giai đoạn soạn thảo và ký kết hợp đồng lao động

Đây là giai đoạn quan trọng của quy trình ký kết hợp đồng lao động. Một bản hợp đồng rõ ràng về nội dung và hợp lệ về hình thức sẽ là cơ sở bền vững cho mối quan hệ lao động giữa hai bên.

Về nội dung theo khoản 1 Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 quy định một bản hợp đồng lao động đúng chuẩn bắt buộc phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu sau:

• Tên, địa chỉ của người sử dụng lao động và họ tên, chức danh của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động;
• Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, số thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người lao động;
• Công việc và địa điểm làm việc;
• Thời hạn của hợp đồng lao động;
• Mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác;
• Chế độ nâng bậc, nâng lương;
• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
• Trang bị bảo hộ lao động cho người lao động;
• Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp;
• Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề.

Về hình thức của hợp đồng theo khoản 1 Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 quy định Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản, doanh nghiệp giữ 01 bản và nhân viên giữ 01 bản. Ngoài ra, pháp luật hiện nay cũng công nhận hình thức giao kết hợp đồng lao động điện tử thông qua phương tiện điện tử có giá trị như hợp đồng bằng văn bản.

• [Infographic] Checklist 10+ điều khoản quan trọng trong hợp đồng lao động nhân viên cần phải đọc kỹ trước khi ký
• Cẩm nang toàn diện về hợp đồng lao động cho nhân viên và doanh nghiệp 2025

Giai đoạn sau khi ký kết hợp đồng lao động

Quy trình ký kết hợp đồng lao động không dừng lại ở chữ ký. Sau khi hợp đồng có hiệu lực, doanh nghiệp cần thực hiện các trách nhiệm pháp lý quan trọng để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên thông qua việc hoàn tất thủ tục và lưu trữ hồ sơ nhân sự. Cụ thể:

- Đăng ký và đóng bảo hiểm bắt buộc: Doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký tham gia và đóng bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) cho nhân viên theo đúng mức lương và phụ cấp đã thỏa thuận trong hợp đồng.

Theo điểm a khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024: Quy định đối tượng áp dụng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc là người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, kể cả trường hợp người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên.

- Tổ chức quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự: Doanh nghiệp phải lập số quản lý lao động, lưu trữ bản sao hợp đồng và các giấy tờ liên quan của nhân viên một cách khoa học, bảo mật và xuất trình khi có yêu cầu từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Theo Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 quy định trách nhiệm của người sử dụng lao động phải lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

- Giao hợp đồng cho nhân viên: Đảm bảo nhân viên đã nhận và giữ 01 bản hợp đồng lao động có giá trị pháp lý tương đương bản của công ty.

Như vậy khi tuân thủ đúng quy trình ký kết hợp đồng lao động không chỉ giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn là yếu tố then chốt để xây dựng mối quan hệ lao động bền vững với nhân viên. Bằng việc thực hiện đầy đủ các bước từ giai đoạn chuẩn bị, soạn thảo đến hoàn tất thủ tục sau ký kết, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tranh chấp và rủi ro.

Lưu ý: Bài viết chỉ mang tính chất tham khảo, đối với các trường hợp cụ thể, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của luật sư hoặc chuyên gia pháp lý.