Nhân Viên Lễ Tân Hành Chính (Văn Phòng Hà Nội)

Mức lương

Thương lượng

Kinh nghiệm

Không yêu cầu

Hạn nộp hồ sơ

14/05/2022

Địa điểm

Hà Nội

Mô tả công việc

* Trực quầy lễ tân (văn phòng 69 Tô Hiến Thành):

- Tiếp nhận và xử lý hàng ngày các cuộc gọi điện thoại tới Công ty, cung cấp các thông tin được quyền chia sẻ, chuyển tiếp cuộc gọi đến phòng ban liên quan;

- Đón tiếp khách đến liên hệ công việc tại văn phòng và hướng dẫn khách thực hiện các thủ tục cần thiết;

- Tiếp nhận và xử lý công văn/ thư từ/ bưu phẩm đi - đến, chứng từ giữa văn phòng và nhà máy, các yêu cầu gửi mẫu... theo đúng quy trình: tiếp nhận - lưu sổ theo dõi - chuyển tiếp;

- Quản lý và giữ gìn vệ sinh chung khu vực sảnh đón tiếp.

* Công việc hành chính văn phòng chung:

- Quản lý, lưu trữ các giấy tờ pháp lý liên quan đến Công ty, trụ sở văn phòng và giấy tờ cá nhân của thành viên Ban TGĐ;

- In ấn, photo tài liệu khi có yêu cầu của các bộ phận/ phòng ban;

- Quản lý xe văn phòng, thẻ taxi Mai Linh và phát thẻ dựa trên Lệnh điều động công tác đã được phê duyệt.

- Theo dõi đổ mực máy in, sửa chữa máy móc và thanh toán hàng tháng;

- Theo dõi hoạt động chấm công của nhân viên tại văn phòng và trích xuất công gửi bộ phận nhân sự;

- Theo dõi và đảm bảo số suất ăn ca trưa hàng ngày đúng/ đủ theo nhu cầu nhân sự của văn phòng;

- Soạn thảo văn bản hành chính khi được yêu cầu;

- Cung cấp biểu mẫu công ty cho nhân viên các bộ phận.

* Đặt mua đồ phục vụ nhu cầu văn phòng:

- Đặt hoa chúc mừng; đồ trang trí các dịp Lễ/ Tết;

- Thực hiện công việc cúng lễ định kỳ (mùng Một, ngày Rằm, lễ/ Tết...): mua đồ, sắp bàn thờ & thanh toán;

- Đặt và cấp phát văn phòng phẩm theo định mức và theo phê duyệt ngoài định mức, đồng thời theo dõi thống kê/ quản lý việc sử dụng văn phòng phẩm tại văn phòng;

- Theo dõi nước uống, gọi nước và thanh toán nước uống cho văn phòng 69 THT, 96 TT và Gelex.

* Liên hệ chuẩn bị cho nhân sự công ty khi phát sinh nhu cầu công tác:

- Ban TGĐ: đặt vé máy bay, liên hệ bộ phận HCNS các Chi nhánh và đội xe văn phòng để thực hiện việc đưa đón, phối hợp bộ phận HCNS các Chi nhánh đặt phòng khách sạn;

- Các nhân sự khác: đặt vé máy bay, phòng khách sạn, chuẩn bị xe ô-tô công ty... khi có Lệnh điều động công tác đã được phê duyệt.

* Điều phối các sự kiện định kỳ và/ hoặc đột xuất của văn phòng:

- Sắp xếp lịch họp và phòng họp theo đúng quy trình và nhu cầu của các bộ phận phòng ban;

- Phối hợp chuẩn bị hậu cần (bánh, kẹo, nước uống...) cùng bộ phận tạp vụ cho các cuộc họp quan trọng/ đón tiếp khách/ các buổi training đào tạo...;

- Tham gia phối hợp tổ chức các sự kiện nội bộ của văn phòng/ công ty, các dịp Lễ/ Tết;

* Các công việc khác:

- Chuẩn bị trà, café cho Ban TGĐ theo yêu cầu

- Quản lý tài sản chung tòa nhà văn phòng;

- Thực hiện nhiệm vụ công việc khác khi được cấp trên yêu cầu;

- Báo cáo trực tiếp công việc cho Quản lý cấp trên.

Yêu cầu ứng viên

- Nữ, tuổi từ 22-27, cao trên 1,6(m), hình thức ưa nhìn;

- Giọng nói chuẩn/ dễ nghe; Khả năng giao tiếp tốt;

- Tính tình hòa nhã, chu đáo, tác phong nhanh nhẹn; Trung thực; Có trách nhiệm;

- Có kinh nghiệm vị trí tương đương 01 năm;

- Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành về hành chính nhân sự, văn thư lưu trữ, văn phòng;

- Thành thạo tin học văn phòng; Sử dụng tốt các thiết bị văn phòng

- Ưu tiên biết Tiếng Anh.

Quyền lợi/Phúc lợi

- Thu nhập: theo thỏa thuận (07 - 09 triệu);

- Được tham gia BHXH-BHYT-BHTN theo quy định của pháp luật & chính sách của Công ty.

- Làm việc 26 ngày/ tháng, từ thứ Hai đến thứ Bảy hàng tuần; Thứ Bảy làm việc buổi sáng.

- Được nghỉ 12 ngày phép/năm theo quy định của Luật Lao động.

- Được hưởng chế độ các ngày lễ, tết, theo quy định của Công ty.

- Được hưởng chế độ ăn trưa tại văn phòng Công ty.

- Được đi tham quan du lịch, nghỉ mát hàng năm theo quy định của Công ty;

- Được làm việc trong môi trường thân thiện, chuyên nghiệp và năng động.

Địa điểm làm việc

• Thành phố Hà Nội