Đăng xuất
Việc làm Hồ Chí Minh
Contract Administration Executive - Từ 6 tháng kinh nghiệm - Làm việc tại Phường Láng, HN - Phúc lợi tốt, thu nhập hấp dẫn
Mô tả công việc
Contract Administration Executive tại Pure Imagination chịu trách nhiệm hỗ trợ quy trình chứng từ (bao gồm xác nhận công việc, tạo lập & chỉnh sửa hợp đồng, nghiệm thu, xử lý hợp đồng và theo dõi thanh toán) được vận hành chính xác, đầy đủ và đúng thời hạn.
Bên cạnh việc trực tiếp xử lý hồ sơ, vị trí này còn phối hợp với các squads vận hành dự án để đảm bảo mỗi job có đầy đủ điều kiện về hợp đồng, chứng từ và thanh toán; đồng thời tham gia đề xuất cải tiến quy trình, ứng dụng AI và công cụ tự động hóa để giảm các thao tác thủ công.
Công việc đòi hỏi sự cẩn thận, phản ứng nhanh, khả năng làm việc đa nhiệm và tư duy phối hợp tốt với các bộ phận khác. Đây là vị trí phù hợp với những người yêu thích tính hệ thống, làm việc dựa trên quy trình và hiểu rõ vai trò hỗ trợ vận hành trong tổ chức.
1. Hợp đồng và hồ sơ:
- Soạn hợp đồng theo mẫu có sẵn dựa trên thông tin job đã được Account/Sales xác nhận;
- Kiểm tra, review bước đầu hợp đồng do khách hàng gửi; đối chiếu nội dung công việc, giá trị job và các điều khoản thanh toán;
- Theo dõi tiến độ ký kết và lưu trữ hợp đồng (bản ký điện tử + bản cứng); chủ động báo cáo quản lý khi phát hiện những điều khoản bất thường hoặc có rủi ro.
2. Nghiệm thu, hóa đơn và thanh toán:
- Chuẩn bị biên bản nghiệm thu cho job đã hoàn thành; cập nhật trạng thái thanh toán và phối hợp xử lý chứng từ (hóa đơn nháp, xuất hóa đơn VAT,...);
- Theo dõi, cập nhật trạng thái hợp đồng, nghiệm thu, hóa đơn và thời hạn thanh toán của từng job;
- Chủ động follow các khoản sắp đến hạn hoặc quá hạn và phối hợp với Account để push khách hàng khi cần thiết.
3. Hỗ trợ các squads vận hành job:
- Hỗ trợ rà soát, tổng hợp các thông tin cần thiết trước khi job triển khai (giá trị, scope, pháp nhân, tình trạng hợp đồng, payment terms và chứng từ);
- Theo dõi các thay đổi về scope hoặc giá trị công việc có ảnh hưởng tới hợp đồng và phụ lục;
- Chủ động báo cáo các mốc liên quan tới hợp đồng, nghiệm thu, hóa đơn và thanh toán kịp thời để tránh chậm nghiệm thu, tất toán.
4. Quản lý dữ liệu và cải tiến quy trình:
- Cập nhật cơ sở dữ liệu khách hàng, hợp đồng và các thông tin pháp lý liên quan;
- Hỗ trợ và tham gia chuẩn hóa template, checklist, cách lưu trữ và tracking hợp đồng;
- Chủ động sử dụng AI và các công cụ tự động hóa để hỗ trợ review hợp đồng, tạo tài liệu, nhắc deadline;
- Đề xuất cải tiến quy trình Contract → Acceptance → Invoice → Payment vận hành nhanh và chính xác hơn.
Yêu cầu ứng viên
- Có từ 6 tháng kinh nghiệm trở lên ở các vị trí Contract Administration, Legal Admin, Finance Operations, Commercial Operations, Sales Operations hoặc các vị trí tương đương.
- Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại Agency, Media, Production House hoặc công ty dịch vụ có số lượng hợp đồng lớn.
- Cẩn thận, có khả năng xử lý nhiều đầu việc và lượng thông tin lớn mà không để sót việc.
- Có tư duy hệ thống, khả năng theo dõi tiến độ và follow-up tốt.
- Có khả năng đọc hiểu các nội dung cơ bản trong hợp đồng thương mại.
- Sử dụng tốt Excel/Google Sheets và các công cụ quản lý công việc.
- Chủ động sử dụng và học cách ứng dụng AI trong công việc.
- Có khả năng giao tiếp rõ ràng và phối hợp tốt với khách hàng, Account, Finance và các bộ phận nội bộ.
- Không bắt buộc tốt nghiệp ngành Luật.
Quyền lợi/Phúc lợi
- Thu nhập cạnh tranh: Lương thỏa thuận theo năng lực và kết quả công việc.
- Nâng cao chuyên môn: Có cơ hội tiếp xúc với lượng lớn hợp đồng, khách hàng và dự án thực tế trong lĩnh vực Creative, Advertising và Creator Economy.
- Phát triển năng lực vận hành: Không chỉ thực hiện công việc giấy tờ mà còn được tham gia xây dựng hệ thống, quy trình và automation cho doanh nghiệp.
- Ứng dụng AI thực tế: Được khuyến khích sử dụng AI và các công cụ mới để tăng năng suất và giảm các tác vụ lặp lại.
- Môi trường lý tưởng: Làm việc trong môi trường trẻ, sáng tạo, tích cực và đề cao tinh thần chủ động.
- Lộ trình phát triển: Có cơ hội phát triển lên Contract Operations / Finance Operations / Commercial Operations Executive và các vị trí quản lý vận hành trong tương lai.
- Được đóng BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Nhà nước. Hưởng đầy đủ các chế độ nghỉ phép, nghỉ lễ, Tết.
Thời gian làm việc
- Thứ 2 - Thứ 6 (từ 09:00 đến 17:00).
Địa điểm làm việc
- Phường Láng (quận Đống Đa cũ), Thành phố Hà Nội
| Quy mô: | 50-99 nhân viên |
| Lĩnh vực: | Marketing |
| Địa chỉ: | Số 5, Ngõ 92, Thôn Phương Trạch, Xã Vĩnh Thanh, TP Hà Nội |
| Tên công ty: | Công ty TNHH Pure Imagination |
| Quy mô: | 50-99 nhân viên |
| Lĩnh vực: | Marketing |
| Địa chỉ: | Số 5, Ngõ 92, Thôn Phương Trạch, Xã Vĩnh Thanh, TP Hà Nội |
| Ngày đăng tuyển: | 26/08/2026 |
| Cấp bậc: | Nhân viên |
| Học vấn: | Đại học |
| Số lượng tuyển: | 1 |
| Độ tuổi: | Không yêu cầu |
| Giới tính: | Không yêu cầu |
| Hình thức làm việc: | Toàn thời gian |
Thông báo
Bạn chưa thể ứng tuyển, Vui lòng Đăng nhập nộp hồ sơ
Nếu chưa có tài khoản, hãy Đăng ký tài khoản với chúng tôi
