Tuyển dụng là gì? Người tìm việc nên hiểu thế nào về quá trình tuyển dụng?

Tuyển dụng là quá trình doanh nghiệp tìm kiếm, xem xét và lựa chọn người phù hợp cho một vị trí đang cần nhân sự. Khi người tìm việc gửi CV hoặc đăng ký vào vị trí đó, hoạt động này được gọi là ứng tuyển.

Với ứng viên, phần nhìn thấy được thường chỉ là tin tuyển dụng, một cuộc gọi từ HR, một bài test hoặc buổi phỏng vấn. Phía sau đó, doanh nghiệp còn phải sàng lọc hồ sơ, trao đổi với bộ phận chuyên môn, so sánh nhiều ứng viên và đôi khi chờ phê duyệt nội bộ trước khi ra quyết định.

Vì chỉ thấy một phần, nhiều tín hiệu trong quá trình tìm việc rất dễ bị hiểu sai. Chưa được gọi chưa chắc là bị loại. Được mời làm bài test cũng chưa có nghĩa là gần chắc chắn được nhận.

Ứng viên có thể trải qua nhiều vòng đánh giá trước khi doanh nghiệp quyết định tuyển (Hình từ Internet)

Tuyển dụng là gì và khác ứng tuyển ở điểm nào?

Tuyển dụng, hiểu đơn giản, là hoạt động của doanh nghiệp nhằm tìm người phù hợp cho một công việc cụ thể.

Khi cần thêm kế toán, nhân viên kinh doanh hay kỹ sư phần mềm, doanh nghiệp phải xác định mình cần người như thế nào, công việc gồm những gì và ứng viên cần đáp ứng yêu cầu nào. Sau đó là đăng tin, tiếp nhận hồ sơ, trao đổi với ứng viên, phỏng vấn hoặc dùng những hình thức đánh giá khác trước khi chọn người.

Ở phía ngược lại, người tìm việc đọc tin tuyển, cân nhắc mức độ phù hợp rồi gửi hồ sơ. Đó là ứng tuyển.

Ví dụ: Công ty A cần một kế toán tổng hợp. Việc công ty đăng tin, nhận CV, trao đổi và chọn người là tuyển dụng. Khi bạn gửi CV vào vị trí đó, bạn đang ứng tuyển.

Cách một doanh nghiệp tuyển người cũng không cố định. Có nơi HR phụ trách phần lớn quá trình; có nơi quản lý chuyên môn tham gia từ sớm. Có vị trí chỉ cần một buổi phỏng vấn, có vị trí phải qua bài test hoặc nhiều vòng trao đổi. Ứng viên vì thế thường chỉ nhìn thấy phần quy trình có liên quan trực tiếp đến mình.

Trong quá trình tuyển dụng, ứng viên thường dễ hiểu nhầm điều gì?

Đã gửi CV nhưng chưa được liên hệ có nghĩa là bị loại?

Vài ngày không thấy phản hồi, ứng viên rất dễ nghĩ CV của mình đã bị loại. Nhưng chỉ riêng việc chưa được liên hệ thì chưa đủ để kết luận điều đó.

Hồ sơ có thể chưa được xem đến. Doanh nghiệp có thể vẫn đang nhận thêm ứng viên, hoặc HR đang chuyển những CV phù hợp sang quản lý chuyên môn xem xét. Một số đợt tuyển còn gom hồ sơ trong một khoảng thời gian rồi mới liên hệ những người được chọn vào vòng kế tiếp.

Nhưng đáp ứng phần lớn yêu cầu trong JD cũng chưa đồng nghĩa chắc chắn được mời phỏng vấn. Nhà tuyển dụng có thể đang so sánh nhiều hồ sơ và cân nhắc những yếu tố JD không thể hiện hết kinh nghiệm ở một mảng cụ thể, thời điểm có thể nhận việc, hay mức độ phù hợp với nhu cầu hiện tại của bộ phận.

Nói cách khác, chưa có phản hồi chỉ là chưa có đủ thông tin về kết quả, không phải một lời từ chối.

Được HR gọi hoặc mời làm bài test có nghĩa là gần được nhận?

Một cuộc gọi từ HR cho thấy hồ sơ đã được chú ý, nhưng mục đích cuộc gọi có thể rất khác nhau. Có khi HR chỉ muốn xác nhận kinh nghiệm, mức lương mong muốn hoặc thời điểm có thể bắt đầu công việc. Có nơi dùng cuộc gọi đầu tiên để xem hai bên có phù hợp về những điều kiện cơ bản hay không. Một số doanh nghiệp bỏ qua bước này và gửi lịch phỏng vấn ngay.

Bài test cũng vậy. Được mời làm test cho thấy doanh nghiệp muốn đánh giá thêm một yếu tố nào đó trước khi quyết định, có thể là kiến thức chuyên môn, cách xử lý tình huống, hoặc một kỹ năng liên quan trực tiếp đến công việc. Chẳng hạn, một ứng viên content được yêu cầu viết thử một đoạn giới thiệu sản phẩm; bài làm đó sẽ được đặt cạnh CV, buổi phỏng vấn và kết quả của các ứng viên khác trước khi doanh nghiệp chọn người.

Vì vậy, thay vì cố đoán mình "đã được bao nhiêu phần trăm", nên xem mỗi cuộc gọi, bài test hay lời mời phỏng vấn là một lần doanh nghiệp tiếp tục thu thập thông tin chứ chưa phải quyết định.

Phỏng vấn khá thuận lợi nhưng chưa có kết quả nên hiểu thế nào?

Một buổi phỏng vấn thoải mái dễ tạo cảm giác tích cực: người phỏng vấn nói chuyện lâu hơn dự kiến, hỏi kỹ thời điểm nhận việc, chia sẻ thêm về công việc. Nhưng những dấu hiệu này chưa thay thế cho kết quả chính thức.

Sau buổi gặp bạn, doanh nghiệp có thể còn phỏng vấn thêm ứng viên khác. Người trực tiếp phỏng vấn cũng chưa chắc là người ra quyết định cuối cùng ở nhiều công ty, HR và quản lý chuyên môn cần trao đổi lại, hoặc đề xuất tuyển người còn phải qua một cấp phê duyệt trước khi gửi lời mời nhận việc. Đó là lý do một buổi phỏng vấn suôn sẻ đôi khi vẫn chưa có kết quả ngay.

Ở đây nên tách điều bạn thực sự quan sát được khỏi phần mình đang suy đoán. "Người phỏng vấn nói chuyện thân thiện" là điều bạn quan sát được. "Chắc chắn họ sẽ chọn mình" là một kết luận chưa có đủ căn cứ.

Nếu đã phỏng vấn xong và đang băn khoăn thời điểm nên liên hệ lại, có thể xem thêm Sau phỏng vấn bao lâu có kết quả? Khi nào nên hỏi lại nhà tuyển dụng.

Hiểu cách tuyển dụng vận hành thì ứng viên nên chú ý gì khi tìm việc?

Trước khi ứng tuyển, đọc kỹ JD để biết doanh nghiệp đang tìm người làm việc gì và yêu cầu nào thực sự liên quan đến vị trí. Nếu một CV đang dùng cho nhiều vị trí khác nhau, có thể điều chỉnh cách trình bày để những kinh nghiệm phù hợp dễ được nhận ra hơn, miễn là dựa trên kinh nghiệm có thật, không phải thêm kỹ năng chỉ vì thấy xuất hiện trong tin tuyển.

Khi HR gọi, cũng chưa cần mặc định đây là một cuộc phỏng vấn chính thức. Nghe rõ nội dung trao đổi quan trọng hơn việc cố đoán ý nghĩa phía sau cuộc gọi. Nếu HR muốn đặt lịch cho vòng tiếp theo, có thể xác nhận thời gian, hình thức phỏng vấn và việc có cần chuẩn bị bài test hay tài liệu gì không.

Với những vị trí có nhiều vòng, một câu hỏi rất bình thường là: "Sau buổi này thì dự kiến mình còn bước trao đổi nào nữa không ạ?" Câu trả lời cho thông tin cụ thể hơn nhiều so với việc tự đoán quy trình dựa trên kinh nghiệm ứng tuyển ở một công ty khác.

Sau phỏng vấn, khi chưa có quyết định chính thức, vẫn có thể tiếp tục xem những cơ hội phù hợp khác, một cuộc trao đổi thuận lợi hay phản hồi tích cực từ HR là tín hiệu đáng ghi nhận, nhưng một cuộc gọi, bài test hay buổi phỏng vấn tốt vẫn chưa phải quyết định cuối cùng, cho đến khi có offer hoặc thông báo kết quả rõ ràng. Muốn nhìn quá trình này từ phía doanh nghiệp, có thể tham khảo thêm quy trình tuyển dụng 7 bước.