Quyết định 557/QĐ-TTPVHCC năm 2025 phê duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực Ngoại vụ thuộc phạm vi chức năng quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố do Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố Hà Nội ban hành

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ Ngoại giao (để báo cáo);
- Chủ tịch UBND Thành phố (để báo cáo);
- Các PCT UBND Thành phố (để báo cáo);
- Cục KSTTHC - Văn phòng Chính phủ;
- TTPVHCC: GĐ/PGĐ, các phòng, đơn vị thuộc TT;
- Cổng Thông tin điện tử Thành phố;
- Lưu: VT, TTPVHCC.

GIÁM ĐỐC




Cù Ngọc Trang

STT

TÊN QUY TRÌNH NỘI BỘ

KÝ HIỆU

1

Cho chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

không thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ

QT-01

2

Cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ

QT-02

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian (Ngày làm việc)

Biểu mẫu/ Kết quả

Bước 1: Nộp hồ sơ

Tổ chức/cá nhân nộp hồ sơ trực tuyến từ Cổng Dịch vụ Công quốc gia (dichvucong.gov.vn) hoặc Cổng dịch vụ công thành phố Hà Nội (dichvucong.hanoi.gov.vn)

Tổ chức/cá nhân đăng ký tài khoản, xác thực định danh điện tử để xác định đúng tổ chức (Theo hướng dẫn trên Cổng Dịch vụ công).

Tổ chức/cá nhân điền mẫu công văn xin chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (Chi tiết tại Mẫu số 01 đính kèm)

Tổ chức/ cá nhân

Thành phần hồ sơ theo mục 3.2

Bước 2: Trung tâm Phục vụ Hành chính công tiếp nhận xử lý hồ sơ

1. Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ

Trung tâm Phục vụ hành chính công

0,5 ngày

Thành phần hồ sơ theo mục 3.2 Cấp biên nhận điện tử.

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ;

- Sổ tiếp nhận và theo dõi hồ sơ;

- Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ;

- Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ.

- Hướng dẫn bổ sung (chỉ 01 lần duy nhất)

- Số hóa hồ sơ và nhập lên Hệ thống

- Cấp biên nhận điện tử và thông báo trạng thái hồ sơ

2. Nếu hồ sơ được tiếp nhận, luân chuyển hồ sơ đến Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại, Văn phòng UBND Thành phố. (Bước 3)

- Hồ sơ điện tử: Ngay sau khi hồ sơ được tiếp nhận;

- Hồ sơ giấy: Đối với một số trường hợp hồ sơ, tùy theo tình hình thực tế, thời gian vận chuyển có thể kéo dài nhưng không quá 01 ngày làm việc.

Trung tâm Phục vụ hành chính công

Bước 3: Văn phòng UBND Thành phố tiếp nhận, xử lý hồ sơ

(Thời gian: 29 ngày)

Bước 3.1

Lãnh đạo Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại tiếp nhận hồ sơ, xem xét và phân công cho Chuyên viên phòng thụ lý, giải quyết.

Lãnh đạo phòng chuyên môn

0,5 ngày

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ.

Bước 3.2

Chuyên viên tiếp nhận hồ sơ từ Lãnh đạo Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại (Bước 3.1) và thẩm định hồ sơ.

1. Trường hợp hồ sơ chưa đảm bảo và được yêu cầu bổ sung:

Dự thảo Công văn yêu cầu bổ sung.

Ngay khi Công văn phát hành trên Hệ thống quản lý văn bản:

Chuyên viên

07 ngày

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ;

a. Công văn yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ;

Chuyên viên đính kèm Công văn yêu cầu bổ sung và chuyển hồ sơ tới Trung tâm Phục vụ hành chính công trên Hệ thống để tiếp nhận hồ sơ bổ sung và thực hiện lại các Bước 1; Bước 2; Bước 3.1; Bước 3.2.

(Sau khi tiếp nhận hồ sơ đã bổ sung, Chuyên viên xử lý các bước và thời gian như đối với hồ sơ mới. Nếu hồ sơ đảm bảo thì thực hiện xin ý kiến liên ngành, nếu hồ sơ không đảm bảo thì thực hiện như đối với hồ sơ bị từ chối tiếp nhận giải quyết).

- Đối với hồ sơ bị từ chối tiếp nhận giải quyết: Chuyên viên đính kèm Công văn từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ và chuyển hồ sơ bị từ chối tới Lãnh đạo Phòng trên Hệ thống (Bước 3.3)

2. Trường hợp hồ sơ đầy đủ đầu mục và nội dung đảm bảo theo quy định:

Dự thảo Công văn xin ý kiến Công an thành phố và các cơ quan, địa phương liên quan. Ngay khi Công văn xin ý kiến liên ngành phát hành trên Hệ thống quản lý văn bản, chuyên viên đính kèm Công văn và chuyển hồ sơ đang xin ý kiến liên ngành tới Lãnh đạo Phòng trên Hệ thống (Bước 3.3)

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ;

b. Công văn từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ.

c. Công văn xin ý kiến liên ngành đã phát hành.

Bước 3.3

Lãnh đạo Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại tiếp nhận hồ sơ từ Chuyên viên (Bước 3.2) và chuyển hồ sơ tới Lãnh đạo Văn phòng (Chánh Văn phòng) trên Hệ thống.

Lãnh đạo phòng chuyên môn

0,5 ngày

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ;

a. Công văn từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ.

b. Công văn xin ý kiến liên ngành đã phát hành.

Bước 3.4

Lãnh đạo Văn phòng (Chánh Văn phòng) tiếp nhận hồ sơ từ Lãnh đạo Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại (Bước 3.3) và chuyển Chuyên viên

Lãnh đạo Văn phòng

0,5 ngày

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ.

a. Công văn từ

chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ.

b. Công văn xin ý kiến liên ngành đã phát hành.

Bước 3.5

Chuyên viên tiếp nhận hồ sơ từ Lãnh đạo Văn phòng (Chánh Văn phòng) (Bước 3.4)

Chuyên viên

Bước 3.5.1

Đối với hồ sơ bị từ chối tiếp nhận giải quyết: Chuyên viên chuyển hồ sơ bị từ chối tiếp nhận đến Trung tâm Phục vụ hành chính công để trả kết quả. (Tổng thời gian từ lúc hồ sơ được chuyển đến Văn phòng UBND Thành phố đến lúc hồ sơ được chuyển về Trung tâm PVHCC là 09 ngày làm việc).

Chuyên viên

0,5 ngày

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ; Công văn từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ.

Trung tâm Phục vụ hành chính công tiếp nhận hồ sơ tại Bước 3.2 hoặc Bước 3.5.1

Tiếp nhận hồ sơ bổ sung hoặc trả kết quả hồ sơ không đủ điều kiện

(Đảm bảo thời gian đề nghị bổ sung hoặc trả kết quả không đủ điều kiện trong 10 ngày làm việc)

Trung tâm Phục vụ hành chính công

0,5 ngày

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ;

a. Công văn yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ;

b. Công văn từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ.

Bước 3.5.2

Chuyên viên tiếp nhận hồ sơ từ Lãnh đạo Văn phòng (Chánh Văn phòng) (Bước 3.4)

Chuyên viên

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ.

Công văn xin ý kiến liên ngành đã phát hành.

Đối với hồ sơ đang xin ý kiến liên ngành:

Chuyên viên thụ lý lần 02 tổng hợp ý kiến trả lời của các cơ quan, đơn vị liên quan, dự thảo văn bản Trả kết quả hồ sơ.

Ngay khi Công văn trả kết quả phát hành trên Hệ thống quản lý văn bản, chuyên viên đính kèm Công văn và chuyển hồ sơ tới Lãnh đạo Phòng.

18.5 ngày

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ. Công văn trả kết quả đã phát hành.

Bước 3.6

Lãnh đạo Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại tiếp nhận hồ sơ từ Chuyên viên (Bước 3.5.2) và chuyển đến Lãnh đạo Văn phòng (Chánh Văn phòng)

Lãnh đạo Phòng chuyên môn

01 ngày

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ; Công văn trả kết quả đã phát hành.

Bước 3.7

Lãnh đạo Văn phòng (Chánh Văn phòng) tiếp nhận hồ sơ từ Lãnh đạo Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại (Bước 3.6) và chuyển đến Trung tâm Phục vụ hành chính công.

Lãnh đạo Văn phòng (Chánh

Văn phòng)

01 ngày

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ; Công văn trả kết quả đã phát hành.

Bước 4: Trung tâm Phục vụ Hành chính công tiếp nhận bổ sung hoặc trả kết quả

Bước 4

Tiếp nhận hồ sơ từ Văn phòng UBND Thành phố tại Bước 3.5.1 hoặc Bước 3.7

Trả kết quả thủ tục hành chính:

- Trực tiếp tại nơi tiếp nhận ban đầu;

- Trực tuyến trên Cổng dịch vụ công;

- Qua đơn vị cung ứng bưu chính.

Trung tâm Phục vụ hành chính công

0,5 ngày

Công văn trả kết quả đã phát hành.

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ; Sổ theo dõi hồ sơ

Mẫu số 01

Mẫu giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

Mẫu số 02

Mẫu phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

Mẫu số 03

Mẫu phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

Mẫu số 04

Mẫu phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả

Mẫu số 05

Mẫu phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Mẫu số 06

Mẫu sổ theo dõi hồ sơ

TÊN CƠ QUAN/TỔ CHỨC
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: …….
V/v xin chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

Địa điểm, ngày …. tháng …. năm ….

Nơi nhận:
- Như trên;

- ………… ;

- Lưu: ……

THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN/TỔ CHỨC
(Chữ ký, đóng dấu)




Họ và tên

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian (Ngày làm việc)

Biểu mẫu/ Kết quả

Bước 1: Nộp hồ sơ

Tổ chức/cá nhân nộp hồ sơ trực tuyến từ Cổng Dịch vụ Công quốc gia (dichvucong.gov.vn) hoặc Cổng dịch vụ công thành phố Hà Nội (dichvucong.hanoi.gov.vn)

Tổ chức/cá nhân đăng ký tài khoản, xác thực định danh điện tử để xác định đúng tổ chức (Theo hướng dẫn trên Cổng Dịch vụ công).

Tổ chức/cá nhân điền mẫu công văn xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (Chi tiết tại Mẫu số 02 đính kèm)

Tổ chức/ cá nhân

Thành phần hồ sơ theo mục 3.2

Bước 2: Trung tâm Phục vụ Hành chính công tiếp nhận xử lý hồ sơ

1. Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ

- Hướng dẫn bổ sung (chỉ 01 lần duy nhất)

- Số hóa hồ sơ và nhập lên Hệ thống

- Cấp biên nhận điện tử và thông báo trạng thái hồ sơ

Trung tâm Phục vụ hành chính công

0,5 ngày

Thành phần hồ sơ theo mục 3.2 Cấp biên nhận điện tử.

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ;

- Sổ tiếp nhận và theo dõi hồ sơ;

- Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ;

- Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ.

2. Nếu hồ sơ được tiếp nhận, luân chuyển hồ sơ đến Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại, Văn phòng UBND Thành phố. (Bước 3)

- Hồ sơ điện tử: Ngay sau khi hồ sơ được tiếp nhận;

- Hồ sơ giấy: Đối với một số trường hợp hồ sơ, tùy theo tình hình thực tế, thời gian vận chuyển có thể kéo dài nhưng không quá 01 ngày làm việc.

Trung tâm Phục vụ hành chính công

Bước 3: Văn phòng UBND Thành phố tiếp nhận, xử lý hồ sơ

(Thời gian: 29 ngày)

Bước 3.1

Lãnh đạo Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại tiếp nhận hồ sơ, xem xét và phân công cho Chuyên viên phòng thụ lý, giải quyết.

Lãnh đạo phòng chuyên môn

0,5 ngày

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ.

Bước 3.2

Chuyên viên tiếp nhận hồ sơ từ Lãnh đạo Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại (Bước 3.1) và thẩm định hồ sơ.

1. Trường hợp hồ sơ chưa đảm bảo và được yêu cầu bổ sung:

Dự thảo Công văn yêu cầu bổ sung.

Ngay khi Công văn phát hành trên Hệ thống quản lý văn bản:

Chuyên viên đính kèm Công văn yêu cầu bổ sung và chuyển hồ sơ tới Trung tâm Phục vụ hành chính công trên Hệ thống để tiếp nhận hồ sơ bổ sung và thực hiện lại các Bước 1; Bước 2; Bước 3.1; Bước 3.2.

(Sau khi tiếp nhận hồ sơ đã bổ sung, Chuyên viên xử lý các bước và thời gian như đối với hồ sơ mới. Nếu hồ sơ đảm bảo thì thực hiện xin ý kiến liên ngành, nếu hồ sơ không đảm bảo thì thực hiện như đối với hồ sơ bị từ chối tiếp nhận giải quyết).

Chuyên viên

07 ngày

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ;

a. Công văn yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ;

- Đối với hồ sơ bị từ chối tiếp nhận giải quyết: Chuyên viên đính kèm Công văn từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ và chuyển hồ sơ bị từ chối tới Lãnh đạo Phòng trên Hệ thống (Bước

3.3)

2. Trường hợp hồ sơ đầy đủ đầu mục và nội dung đảm bảo theo quy định:

Dự thảo Công văn xin ý kiến Công an thành phố và các cơ quan, địa phương liên quan. Ngay khi Công văn xin ý kiến liên ngành phát hành trên Hệ thống quản lý văn bản, chuyên viên đính kèm Công văn và chuyển hồ sơ đang xin ý kiến liên ngành tới Lãnh đạo Phòng trên Hệ thống (Bước 3.3)

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ;

b. Công văn từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ.

c. Công văn xin ý kiến liên ngành đã phát hành.

Bước 3.3

Lãnh đạo Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại tiếp nhận hồ sơ từ Chuyên viên (Bước 3.2) và chuyển hồ sơ tới Lãnh đạo Văn phòng (Chánh Văn phòng) trên Hệ thống.

Lãnh đạo phòng chuyên môn

0,5 ngày

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ;

a. Công văn từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ.

b. Công văn xin ý kiến liên ngành đã phát hành.

Bước 3.4

Lãnh đạo Văn phòng (Chánh Văn phòng) tiếp nhận hồ sơ từ Lãnh đạo Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại (Bước 3.3) và chuyển Chuyên viên

Lãnh đạo Văn phòng

0,5 ngày

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ.

a. Công văn từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ.

b. Công văn xin ý kiến liên ngành đã phát hành.

Bước 3.5

Chuyên viên tiếp nhận hồ sơ từ Lãnh đạo Văn phòng (Chánh Văn phòng) (Bước 3.4)

Chuyên viên

Bước 3.5.1

Đối với hồ sơ bị từ chối tiếp nhận giải quyết:

Chuyên viên chuyển hồ sơ bị từ chối tiếp nhận đến Trung tâm Phục vụ hành chính công để trả kết quả. (Tổng thời gian từ lúc hồ sơ được chuyển đến Văn phòng UBND Thành phố đến lúc hồ sơ được chuyển về Trung tâm PVHCC là 09 ngày làm việc).

Chuyên viên

0,5 ngày

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ; Công văn từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ.

Trung tâm Phục vụ hành chính công tiếp nhận hồ sơ tại Bước 3.2 hoặc Bước 3.5.1

Tiếp nhận hồ sơ bổ sung hoặc trả kết quả hồ sơ không đủ điều kiện

(Đảm bảo thời gian đề nghị bổ sung hoặc trả kết quả không đủ điều kiện trong 10 ngày làm việc)

Trung tâm Phục vụ hành chính công

0,5 ngày

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ;

a. Công văn yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ;

b. Công văn từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ.

Bước 3.5.2

Chuyên viên tiếp nhận hồ sơ từ Lãnh đạo Văn phòng (Chánh Văn phòng) (Bước 3.4)

Chuyên viên

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ.

Công văn xin ý kiến liên ngành đã phát hành.

Đối với hồ sơ đang xin ý kiến liên ngành:

Chuyên viên thụ lý lần 02 tổng hợp ý kiến trả lời của các cơ quan, đơn vị liên quan, dự thảo văn bản Trả kết quả hồ sơ.

Ngay khi Công văn trả kết quả phát hành trên Hệ thống quản lý văn bản, chuyên viên đính kèm Công văn và chuyển hồ sơ tới Lãnh đạo Phòng.

18.5 ngày

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ. Công văn trả kết quả đã phát hành.

Bước 3.6

Lãnh đạo Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại tiếp nhận hồ sơ từ Chuyên viên (Bước 3.5.2) và chuyển đến Lãnh đạo Văn phòng (Chánh Văn phòng)

Lãnh đạo Phòng chuyên môn

01 ngày

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ; Công văn trả kết quả đã phát hành.

Bước 3.7

Lãnh đạo Văn phòng (Chánh Văn phòng) tiếp nhận hồ sơ từ Lãnh đạo Phòng Lãnh sự - Lễ tân đối ngoại (Bước 3.6) và chuyển đến Trung tâm Phục vụ hành chính công.

Lãnh đạo Văn phòng (Chánh

Văn phòng)

01 ngày

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ; Công văn trả kết quả đã phát hành.

Bước 4: Trung tâm Phục vụ Hành chính công tiếp nhận bổ sung hoặc trả kết quả

Bước 4

Tiếp nhận hồ sơ từ Văn phòng UBND Thành phố tại Bước 3.5.1 hoặc Bước 3.7

Trả kết quả thủ tục hành chính:

- Trực tiếp tại nơi tiếp nhận ban đầu;

- Trực tuyến trên Cổng dịch vụ công;

- Qua đơn vị cung ứng bưu chính.

Trung tâm Phục vụ hành chính công

0,5 ngày

Công văn trả kết quả đã phát hành.

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ; Sổ theo dõi hồ sơ

Mẫu số 01

Mẫu giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

Mẫu số 02

Mẫu phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

Mẫu số 03

Mẫu phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

Mẫu số 04

Mẫu phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả

Mẫu số 05

Mẫu phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Mẫu số 06

Mẫu sổ theo dõi hồ sơ

TÊN CƠ QUAN/TỔ CHỨC
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: …….
V/v xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

Địa điểm, ngày …. tháng …. năm ….

Nơi nhận:
- Như trên;
- ………… ;
- Lưu: ……

THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN/TỔ CHỨC
(Chữ ký, đóng dấu)




Họ và tên