Quản lý hồ sơ nhân sự chuẩn pháp luật cho doanh nghiệp năm 2025

Quản lý hồ sơ nhân sự được hiểu như thế nào? Một bộ hồ sơ nhân sự đầy đủ bao gồm những gì?

Quản lý hồ sơ nhân sự không chỉ là công tác lưu trữ giấy tờ mà còn là nền tảng cho việc quản trị nhân sự hiệu quả, đảm bảo quyền lợi cho cả nhân viên và doanh nghiệp. Một quy trình quản lý hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp, đúng luật sẽ giúp công ty tránh được nhiều rủi ro pháp lý không đáng có.

Hiện nay, pháp luật không có quy định tất cả các giấy tờ bắt buộc phải có trong hồ sơ của mỗi nhân viên khi vào làm việc. Tuy nhiên, dựa trên yêu cầu của các thủ tục như đăng ký bảo hiểm xã hội, đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân và thực tiễn tuyển dụng, một bộ hồ sơ nhân sự chuẩn pháp luật đầy đủ thường bao gồm:

• Sơ yếu lý lịch tự thuật: Có xác nhận của địa phương (không quá 06 tháng).
• Đơn xin việc: Thể hiện nguyện vọng và vị trí ứng tuyển của nhân viên.
• Bản sao công chứng các văn bằng, chứng chỉ: Chứng minh trình độ học vấn và chuyên môn.
• Bản sao công chứng Giấy khai sinh, Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân.
• Giấy khám sức khỏe: Theo quy định của Bộ Y tế, đảm bảo nhân viên đủ sức khỏe để làm việc.
• Ảnh thẻ (3x4 hoặc 4x6)
• Hợp đồng lao động: Đây là tài liệu quan trọng nhất, ghi nhận các thỏa thuận về quyền và nghĩa vụ giữa hai bên...

Mặc dù trong quá trình quản lý hồ sơ nhân sự, có thể danh sách trên không bắt buộc phải đủ 100% nhưng doanh nghiệp cũng cần thu thập đủ thông tin để thực hiện đúng nghĩa vụ của mình theo quy định của pháp luật, đặc biệt là các thông tin dùng để lập số quản lý lao động sẽ được đề cập ở mục tiếp theo.

Lưu ý: Nội dung về quản lý hồ sơ nhân sự nêu trên chỉ mang tính tham khảo.

Quản lý hồ sơ nhân sự chuẩn pháp luật cho doanh nghiệp năm 2025 (Hình từ Internet)  

Doanh nghiệp cần lập và quản lý sổ lao động như thế nào?

Việc lập và quản lý sổ lao động là một trong những trách nhiệm bắt buộc của mọi doanh nghiệp khi sử dụng lao động. Việc này không chỉ giúp công ty theo dõi thông tin nhân sự một cách hệ thống mà còn là yêu cầu pháp lý để xuất trình khi cơ quan nhà nước thanh tra, kiểm tra.

Theo khoản 1 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 quy định doanh nghiệp có trách nhiệm lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động và phải xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu. Cụ thể:

Trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động

1. Lập, cập nhật, quản lý, sử dụng số quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Nội dung của số quản lý lao động theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP phải bao gồm các thông tin cơ bản của nhân viên như:

• Họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;
• Trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm;
• Loại hợp đồng lao động; thời điểm bắt đầu làm việc; tham gia bảo hiểm xã hội; tiền lương; nâng bậc, nâng lương; số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm;
• Học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề;
• Kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;
• Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.
• Và các thông tin thay đổi trong quá trình làm việc (nếu có).

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức quản lý bằng bản giấy hoặc bản điện tử (file Excel, phần mềm nhân sự...) nhưng phải đảm bảo các thông tin cơ bản trên, tính cập nhật và sẵn sàng xuất trình nếu cơ quan quản lý về lao động và các cơ quan liên quan có yêu cầu.

Quy trình bàn giao hồ sơ khi nhân viên thôi việc

Khi một nhân viên kết thúc hợp đồng lao động, việc bàn giao hồ sơ và hoàn tất các thủ tục là vô cùng quan trọng. Điều này không chỉ thể hiện sự tôn trọng đối với nhân viên cũ mà còn là nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp.

Theo khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định doanh nghiệp có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu đã giữ của nhân viên. Cụ thể:

Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động

...

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.

Như vậy, khi nhân viên nghỉ việc, bộ phận HR cần thực hiện các công việc sau:

• Chốt và trả lại Sổ Bảo hiểm xã hội: Cùng với tờ rời ghi nhận quá trình đóng BHXH tại công ty.
• Trả lại các giấy tờ gốc: Như bằng cấp, chứng chỉ mà công ty đã giữ (nếu có).
• Cung cấp các giấy tờ cần thiết: Theo yêu cầu của nhân viên như Quyết định thôi việc, Giấy xác nhận thời gian làm việc... Chi phí cho việc sao y, gửi các tài liệu này sẽ do công ty chi trả.

Việc tuân thủ đúng các quy định trên không chỉ giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín trong mắt người lao động mà còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu các tranh chấp không đáng có.

Xem thêm

• Mẫu Biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc mới nhất 2025