Nhân viên hành chính văn phòng (Administration Officer)

Mức lương

Thương lượng

Kinh nghiệm

Dưới 1 năm

Hạn nộp hồ sơ

17/06/2020

Địa điểm

Hồ Chí Minh

Mô tả công việc

CÁC CÔNG VIỆC CHÍNH

1. Hành chính - Văn phòng

• Thực hiện các nhiệm vụ hành chính & giấy tờ, mạng nội bộ tại nhà máy, tuân thủ các chính sách và thủ tục do Công ty thiết lập và các yêu cầu pháp lý, tài chính và luật định của Chính phủ.
• Sao y, scan, lưu giữ và sắp xếp bảo mật toàn bộ tài liệu quan trọng và hồ sơ pháp lý của công ty. Thường xuyên kiểm tra và cập nhật, làm mới hoặc gia hạn hồ sơ
• Chuẩn bị các tài liệu cần thiết, hợp đồng, thư từ và các thông báo. Đăng ký thủ tục pháp lý mới cần thiết để đảm bảo hoạt động của Công ty
• Sắp xếp việc đi lại và ăn ở, công tác cho nhân viên và lãnh đạo
• Làm việc trực tiếp với dịch vụ bảo vệ và quản lý tài sản chung.
• Thanh toán định kỳ các chi phí cố định: phí thuê, điện thoại, internet, điện, nước, phí đi lại, visa, v.v...
• Cập nhật & báo cáo chi phí hàng tháng. Tham gia vào công tác tính toán và lập kế hoạch chi phí

2. PCCC, Môi trường, Thanh tra

• Thực hiện nhiệm vụ tiếp khách, đoàn thanh tra PCCC, Công an Khu vực, Phòng Xuất nhập cảnh, Môi Trường,.. giải quyết tất cả các yêu cầu chung và tham gia vào các vấn đề an ninh văn phòng
• Thiết lập và thực hiện các thủ tục pháp lý, đăng ký với cơ quan Ban Ngành để đảm bảo an toàn cho nhân viên. Lập và theo dõi danh sách dụng cụ & thiết bị chữa cháy, nguồn nước tại nhà máy. (Để gia hạn, đổi mới khi cần thiết)
• Tổ chức kế hoạch huấn luyện và diễn tập PCCC

3. Quản lý tài sản chung

• Duy trì và đặt hàng văn phòng phẩm và các thiết bị khác theo yêu cầu
• Kiểm soát người và tài sản ra/vào công ty, đảm bảo an ninh và an toàn trong công ty
• Giám sát việc sử dụng tài sản của công ty, phòng ngừa tổn thất, lạm dụng và lãng phí. Giám sát và thực hiện bảo vệ môi trường theo quy định và pháp luật của công ty

4. An toàn lao động

• Thiết lập và thực hiện các thủ tục pháp lý, đăng ký với cơ quan Ban Ngành để đảm bảo an toàn cho nhân viên
• Sắp xếp lịch khám sức khỏe định kỳ cho toàn thể nhân viên Công ty
• Đăng ký tăng / giảm, trả sổ BHXH cho nhân viên

5. Nhân viên người nước ngoài

• Chuẩn bị các hồ sơ cần thiết cho các nhân viên người nước ngoài như thư mời, visa, thẻ tạm trú,bảo hiểm, giấy phép lao động, giấy phép lái xe vé máy bay, công tác đưa đón, chỗ ở, v.v...
• Các công việc khác theo yêu cầu
• Báo cáo định kỳ cho Trưởng phòng Nhân sự.

Yêu cầu ứng viên

KỸ NĂNG

• Có khả năng chịu áp lực công việc, chạy deadline và có khả năng làm nhiều việc cùng một lúc
• Có hiểu biết vững chắc về các thủ tục hành chính.
• Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc
• Kỹ năng sắp xếp công việc giỏi với kỹ năng/thái độ giải quyết vấn đề
• Sử dụng máy vi tính thành thạo
• Giao tiếp tiếng anh tốt

BẰNG CẤP, TRÌNH ĐỘ CHUYÊN MÔN VÀ ĐÀO TẠO ĐẶC BIỆT:

• Cử nhân quản trị kinh doanh / Hành chính hoặc các lĩnh vực liên quan

KINH NGHIỆM

• Yêu cầu kinh nghiệm: tối thiểu 2 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương

TÍNH CÁCH

• Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình
• Tư duy phản biện và xử lý tình huống tốt
• Thái độ hợp tác, cầu tiến và làm việc nhóm
• Cẩn thận, tỉ mỉ trong công việc
• YÊU CẦU NỘP HỒ SƠ TIẾNG ANH

Quyền lợi/Phúc lợi

• Laptop
• Chế độ bảo hiểm
• Du Lịch
• Phụ cấp
• Chế độ thưởng
• Chăm sóc sức khỏe
• Đào tạo
• Tăng lương
• Nghỉ phép năm
• CLB thể thao

Địa điểm làm việc

• Thành phố Hồ Chí Minh