Thư ký đóng vai trò quan trọng như thế nào trong doanh nghiệp?

Thư ký đóng vai trò quan trọng như thế nào trong doanh nghiệp?

Trong bối cảnh công việc ngày càng phát triển, cụm từ "thư ký" (secretary) thường đi liền với hình ảnh của người trợ giúp đắc lực cho cấp trên. Thư ký chính là người không thể thiếu trong bộ máy điều hành của bất kỳ tổ chức nào. Họ là mắt xích quan trọng giúp cho các hoạt động hành chính trong doanh nghiệp diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả.

Với kinh nghiệm và kỹ năng của mình, thư ký không chỉ đơn giản là người xử lý giấy tờ mà còn nắm vai trò như một nhà quản lý thông tin đắc lực. Họ thường chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc họp, chương trình, sự kiện của công ty và đảm bảo mọi thứ diễn ra theo kế hoạch.

Điều này bao gồm cả việc chuẩn bị nội dung, tài liệu cần thiết cho các buổi họp và việc sắp xếp, theo dõi lịch trình công việc của cấp trên để bảo đảm tất cả tiến độ công việc được thực hiện đúng thời gian.

Trong môi trường làm việc hiện đại, thư ký còn tham gia vào quản lý truyền thông nội bộ và thậm chí đảm nhận vai trò như một nhà tư vấn trong một số trường hợp.

Kỹ năng đa dạng từ giao tiếp, tổ chức, đến giải quyết vấn đề của họ làm cho vai trò của thư ký trở thành một phần không thể thiếu trong doanh nghiệp.

Xem thêm: Làm việc cùng đội ngũ chuyên nghiệp với cơ hội nghề nghiệp thư ký tổng hợp (administrative assistant)

Thư ký đóng vai trò quan trọng như thế nào trong doanh nghiệp? (Hình từ Internet)

Kỹ năng nào cần có để trở thành một thư ký chuyên nghiệp?

Một thư ký (secretary) xuất sắc không chỉ cần có khả năng gõ bàn phím nhanh, mà quan trọng hơn là cần có một tập hợp các kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm để có thể xử lý mọi tình huống phát sinh trong công việc hàng ngày. 

Điều đầu tiên và có lẽ là quan trọng nhất, là kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian. Với khối lượng công việc lớn và đa dạng, kỹ năng này giúp thư ký có thể sắp xếp, ưu tiên công việc và giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả, tránh xảy ra sự chồng chéo dẫn đến sai sót không đáng có.

Khả năng tổ chức tốt cũng giúp cho các cuộc họp và sự kiện diễn ra đúng tiến độ và đạt được hiệu quả cao nhất.

Khả năng giao tiếp là một kỹ năng không thể thiếu. Với vai trò là cầu nối giao tiếp giữa các bộ phận trong công ty và với đối tác bên ngoài, thư ký cần phải có khả năng lắng nghe tốt, truyền đạt thông tin rõ ràng và giữ được thái độ chuyên nghiệp trong mọi tình huống.

Cùng với đó, khả năng sử dụng thành thạo các ngôn ngữ khác nhau, đặc biệt là tiếng Anh, sẽ là một lợi thế lớn, đặc biệt là trong các doanh nghiệp có mối quan hệ quốc tế.

Kỹ năng công nghệ cũng đóng vai trò quan trọng. Thư ký cần thành thạo việc sử dụng các phần mềm văn phòng, công cụ quản lý dự án và các nền tảng giao tiếp, đặc biệt trong bối cảnh công nghệ thông tin đang trở thành một phần thiết yếu của môi trường làm việc hiện nay.

Thư ký và sự ảnh hưởng của họ đến sự phát triển của doanh nghiệp như thế nào?

Đóng vai trò là người hỗ trợ đắc lực cho ban lãnh đạo và liên kết thông tin giữa các phòng ban, thư ký thực sự có những ảnh hưởng lớn đến sự thành công của công ty.

Một hệ thống quản lý thông tin hiệu quả giúp cho các quyết định quan trọng được đưa ra nhanh chóng và chính xác hơn, từ đó góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Với khả năng tổ chức và quản lý thông tin tốt, thư ký giúp cho các hoạt động công ty diễn ra một cách nhịp nhàng, từ khâu quản lý giấy tờ đến theo dõi tiến độ công việc. Bất kỳ thông tin nào cũng được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi đến tay lãnh đạo, giúp họ có đầy đủ dữ liệu để định hướng chiến lược phát triển.

Không chỉ dừng lại ở việc hỗ trợ hành chính, thư ký còn tham gia tích cực vào quá trình quản lý thay đổi và đổi mới trong công ty, dựa trên những hiểu biết sâu sắc về quy trình làm việc và động lực phát triển của tổ chức. Điều này bao gồm việc đề xuất các giải pháp cải tiến hiệu suất và năng suất, từ đó góp phần xây dựng văn hóa làm việc hiệu quả và không gian sáng tạo cho công ty.

Thư ký trong kỷ nguyên số có khác biệt gì?

Với sự phát triển của công nghệ và internet, vai trò của thư ký đang có những thay đổi đáng kể để thích nghi với môi trường làm việc kỹ thuật số. Trong kỷ nguyên số, thư ký không chỉ là người hỗ trợ hành chính mà còn trở thành "nhà quản lý thông tin số".

Sự xuất hiện của các công cụ quản lý công việc trực tuyến và phần mềm tương tác đã tạo ra một môi trường làm việc hoàn toàn mới, nơi mà khả năng tiếp cận và xử lý thông tin trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn bao giờ hết.

Việc này đòi hỏi thư ký phải tiếp cận và làm quen với các nền tảng kỹ thuật số, học hỏi không ngừng để đảm bảo rằng họ có thể đáp ứng kịp thời các nhu cầu của công ty.

Thư ký cũng chính là người đóng góp lớn vào việc xây dựng văn hóa làm việc từ xa, nơi mà sự kết nối không còn gián đoạn bởi khoảng cách địa lý. Sự linh hoạt trong cách tiếp cận công nghệ và kỹ năng điều chỉnh để thích ứng với môi trường làm việc ảo không chỉ giúp thư ký duy trì được hiệu suất công việc, mà còn thúc đẩy sự phát triển liên tục của doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số.

Xem thêm: Cơ hội việc làm hấp dẫn với vị trí thư ký tổng giám đốc