Thư ký là gì? Điều kiện để trở thành thư ký năm 2024

Thư ký là một nghề nghiệp đòi hỏi nhiều kỹ năng và sự chuyên nghiệp. Tuy nhiên, đây cũng là một nghề nghiệp mang lại nhiều cơ hội phát triển và có mức thu nhập ổn định.

Thư ký là gì? Điều kiện để trở thành thư ký năm 2024 (Hình từ Internet)

1. Thư ký là gì?

Thư ký được hiểu là người hỗ trợ thực hiện các công việc của người cấp trên trong phạm vi nhiệm vụ được giao. Các công việc này thông thường sẽ liên quan đến hoạt động hành chính, quản lý, điều hành trong phòng ban, công ty.

Cụ thể, thư ký sẽ thực hiện một số công việc chủ yếu dưới đây:

- Sắp xếp lịch trình, lịch làm việc: Sắp xếp thời gian biểu làm việc, lịch họp và lịch công tác phù hợp cho cấp trên. Tổ chức các cuộc họp, ghi chép nội dung, ý kiến của những người tham gia buổi họp.

- Tiếp nhận và xử lý thông tin: Tiếp nhận, tập hợp, phân loại, sắp xếp và xử lý văn bản tài liệu từ các phòng ban một cách nhanh chóng, chính xác. Biên dịch, phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu của cấp trên.

- Đón tiếp khách hàng: Sắp xếp chỗ đợi, tiếp khách chăm sóc khách hàng trong thời gian chờ đợi. Trong một số trường hợp có thể giải quyết các vấn đề của khách hàng trong quyền hạn của mình.

- Chuẩn bị cho các chuyến công tác của cấp trên: Lên kế hoạch lịch trình công tác như chuyến đi, thời gian đến, phương tiện đi lại, địa điểm họp,... Chuẩn bị tài liệu cho các buổi họp, lập hồ sơ chuyến đi, tạm ứng, quyết toán chi phí công tác.

2. Điều kiện để trở thành thư ký năm 2024

Thư ký đóng vai trò quan trọng đối với ban lãnh đạo của một tổ chức, là bộ mặt thứ hai của giám đốc. Do đó, không phải ai cũng có thể đảm nhận hoặc hoàn thành tốt các công việc của một thư ký.

Để trở thành một người thư ký chuyên nghiệp, cá nhân cần phải có một số kỹ năng như sau:

(1) Kỹ năng giao tiếp

Đây là một trong những kỹ năng quan trọng mà một thư ký cần phải có vì ngoài việc thực hiện các công việc trong văn phòng thông thường mà vị trí thư ký còn phải đại diện cấp trên gặp gỡ, trao đổi với đối tác. Do đó, người thư ký phải có khả năng giao tiếp tốt, ngoại giao tốt, đàm phán, ứng xử linh hoạt và khéo léo.

(2) Kỹ năng quản lý và sắp xếp công việc

Kỹ năng bao gồm việc lập kế hoạch, lên lịch trình, sắp xếp quản lý thời gian, lên lịch trình công việc và phân bổ thời gian hợp lý để phù hợp với thời gian làm việc của cấp trên. Để có một kế hoạch, lịch trình hoàn chỉnh như vậy, người thư ký cần biết tổ chức, phối hợp tốt với các phòng ban trong công tác quản lý; đồng thời có tư duy logic, khả năng phán đoán và linh hoạt trong quá trình làm việc.

(3) Kỹ năng phân tích và xử lý tình huống

Trong một số tình huống đặc biệt, thư ký phải đứng ra giải quyết vấn đề thay cho cấp trên. Điều này đặt ra yêu cầu cao về khả năng phân tích, nắm bắt bản chất của vấn đề và định rõ điểm quyết định quan trọng để đưa ra những giải pháp hiệu quả.

(4) Kỹ năng tin học văn phòng

Tính chất công việc của thư ký yêu cầu phải sử dụng máy tính và các thiết bị văn phòng thường xuyên. Do đó, người thư ký phải biết sử dụng Word, Excel, Powerpoint để soạn thảo văn bản, làm hợp đồng, thuyết trình, lập hồ sơ,....

(5) Khả năng ngoại ngữ tốt

Khả năng ngoại ngữ là một lợi thế và cũng là một yếu tố quan trọng mà một thư ký cần phải trang bị nếu muốn có sự thăng tiến trong công việc

Do tính chất công việc phải tiếp xúc nhiều khách hàng của cấp trên, đặc biệt là sẽ có trường hợp trao đổi với khách nước ngoài. Do đó, yêu cầu phải có khả năng ngoại ngữ tốt để có thể truyền đạt thông tin chính xác, mạch lạc và rõ ràng.

(6) Kỹ năng độc lập và chịu áp lực công việc

Với tần suất, khối lượng công việc dày đặc, người thư ký phải rèn luyện cho bản thân có một khả năng chịu được áp lực và có tính độc để có thể xử lý nhiều nhiệm vụ một cách hiệu quả mà không cần sự giám sát từ cấp trên.

Khi đó, nếu gặp các tình huống khẩn cấp và quản lý nhiều công việc đồng thời, người thư ký có thể tự tin đưa ra quyết định và thực hiện các nhiệm vụ một cách chủ động, giảm thiểu sự phụ thuộc vào người khác.

(7) Kỹ năng quan sát

Kỹ năng quan sát đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu đối với một thư ký văn phòng. Kỹ năng này giúp thư ký nhận biết các vấn đề hay lỗi sai tiềm ẩn một cách kịp thời.

Bên cạnh đó, kỹ năng quan sát tốt giúp thư ký hiểu rõ nhu cầu và mong đợi của cấp trên, đồng nghiệp, và khách hàng để có cách hành xử phù hợp.