Tăng năng suất làm việc: 20 cách giúp nhân viên văn phòng hoàn thành mọi deadline mà không bị stress

Tăng năng suất làm việc: 20 cách giúp nhân viên văn phòng hoàn thành mọi deadline mà không bị stress

Hoàn thành công việc đúng hạn mà vẫn duy trì sự thoải mái là mục tiêu mà bất kỳ ai cũng mong muốn đạt được. Đôi khi, áp lực từ deadline có thể dẫn đến stress, ảnh hưởng đến sức khỏe tinh thần và chất lượng công việc. Dưới đây là 20 cách chi tiết giúp bạn quản lý thời gian và công việc hiệu quả, tăng năng suất làm việc mà không bị stress.

1. Xác định mục tiêu rõ ràng

• Xác định rõ mục tiêu là bước đầu tiên để làm việc hiệu quả. Mỗi dự án hoặc công việc nên có một mục tiêu cụ thể để bạn biết chính xác mình cần làm gì. Việc đặt mục tiêu còn giúp bạn tập trung vào những điều thực sự quan trọng, tránh bị xao nhãng.

2. Lập kế hoạch chi tiết

• Một kế hoạch cụ thể giống như bản đồ giúp bạn định hướng trong công việc. Không có kế hoạch, bạn dễ bị lạc lối và cảm thấy áp lực hơn.

• Sử dụng công cụ như Trello, Notion hoặc Google Calendar để tạo danh sách công việc. Việc lập kế hoạch chi tiết cho từng ngày giúp bạn không cảm thấy bị quá tải.

3. Chia nhỏ công việc

• Thay vì xử lý một dự án lớn, hãy chia nhỏ thành các bước dễ thực hiện. Điều này khiến nhiệm vụ trở nên dễ dàng hơn và tạo cảm giác thành công khi hoàn thành từng phần.

4. Ưu tiên nhiệm vụ quan trọng

• Trong danh sách công việc dài, không phải mọi nhiệm vụ đều có mức độ ưu tiên giống nhau. Việc hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng nhất trước sẽ giảm áp lực cho bạn.

• Áp dụng Ma trận Eisenhower để phân loại công việc:

          > Quan trọng và khẩn cấp: Thực hiện ngay.

          > Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Lên kế hoạch chi tiết.

         > Không quan trọng nhưng khẩn cấp: Ủy quyền.

         > Không quan trọng và không khẩn cấp: Loại bỏ.

5. Đặt deadline rõ ràng cho từng phần việc

• Thay vì chỉ tập trung vào deadline cuối cùng, hãy thiết lập các deadline nhỏ cho từng giai đoạn công việc. Điều này giữ bạn luôn tiến độ mà không bị stress.

6. Tránh đa nhiệm (Multitasking)

• Làm nhiều việc cùng lúc dễ khiến bạn bị phân tâm và giảm năng suất. Thay vào đó, hãy tập trung vào từng nhiệm vụ một cách kỹ lưỡng.

7. Nghỉ ngơi đúng cách

• Làm việc liên tục trong thời gian dài không chỉ gây mệt mỏi mà còn khiến bạn mất hiệu quả. Nghỉ ngơi khoa học giúp bạn tái tạo năng lượng.

• Theo phương pháp Pomodoro, làm việc 25 phút rồi nghỉ 5 phút giúp bạn duy trì năng lượng và tăng khả năng tập trung. Dành ít nhất 15 phút thư giãn sau 2 giờ làm việc tập trung.

8. Sắp xếp không gian làm việc gọn gàng

• Một không gian làm việc sạch sẽ, ngăn nắp giúp bạn tập trung hơn và tránh cảm giác bực bội khi phải tìm kiếm tài liệu.

9. Loại bỏ yếu tố gây phân tâm

• Tắt thông báo điện thoại hoặc mạng xã hội khi đang làm việc. Dành thời gian riêng biệt để kiểm tra email hoặc tin nhắn.

10. Học cách nói “Không”

• Đừng ôm đồm quá nhiều việc cùng lúc. Hãy từ chối những nhiệm vụ ngoài khả năng hoặc không cần thiết để tập trung vào công việc quan trọng.

11. Sử dụng công cụ hỗ trợ

• Các công cụ như Asana hoặc Microsoft To Do giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn và theo dõi tiến độ dễ dàng.

12. Tạo thói quen làm việc

• Làm việc vào cùng một thời điểm mỗi ngày sẽ xây dựng nhịp làm việc và tăng sự tập trung.

13. Tăng cường kỹ năng quản lý thời gian

• Tham gia các khóa học hoặc đọc sách về quản lý thời gian để cải thiện khả năng làm việc.

14. Nhận sự hỗ trợ từ đồng nghiệp

• Nếu công việc quá tải, hãy chủ động tìm sự giúp đỡ. Sự cộng tác sẽ giảm áp lực và cải thiện hiệu quả.

15. Học cách đối mặt với áp lực

• Đừng lo lắng quá mức về deadline. Hãy nhớ rằng áp lực là cơ hội để bạn phát triển khả năng làm việc nhanh nhạy hơn.

16. Rèn luyện tư duy tích cực

• Thay vì nghĩ rằng deadline là gánh nặng, hãy xem đó là động lực để bạn làm việc hiệu quả hơn.

17. Đặt phần thưởng cho bản thân

• Khi hoàn thành một công việc hoặc vượt qua deadline, hãy tự thưởng bằng những điều nhỏ như một tách cà phê ngon hoặc nghỉ ngơi thư giãn.

18. Giữ sức khỏe tốt

• Ngủ đủ giấc, ăn uống cân bằng và tập thể dục đều đặn giúp bạn duy trì năng lượng làm việc cao nhất.

19. Đánh giá lại thói quen làm việc

• Xem xét và điều chỉnh cách làm việc nếu bạn thường xuyên gặp khó khăn với deadline. Học hỏi từ kinh nghiệm để cải thiện hiệu quả công việc.

20. Luôn nhìn vào bức tranh lớn

• Nhắc nhở bản thân về mục tiêu cuối cùng và ý nghĩa của công việc bạn đang làm. Điều này giữ bạn tập trung và có động lực.

Với 20 cách trên, bạn hoàn toàn có thể cải thiện năng suất làm việc, duy trì sự cân bằng và hoàn thành mọi deadline mà không bị stress. Áp dụng từng phương pháp một cách linh hoạt sẽ giúp bạn xây dựng thói quen làm việc hiệu quả và hướng đến sự thành công dài lâu.

Tăng năng suất làm việc: 20 cách giúp nhân viên văn phòng hoàn thành mọi deadline mà không bị stress (Hình từ Internet)

Thời giờ làm việc bình thường của người lao động là bao nhiêu giờ?

Thời giờ làm việc bình thường được quy định tại Điều 105 Bộ luật Lao động 2019 như sau:

Thời giờ làm việc bình thường

1. Thời giờ làm việc bình thường không quá 08 giờ trong 01 ngày và không quá 48 giờ trong 01 tuần.

2. Người sử dụng lao động có quyền quy định thời giờ làm việc theo ngày hoặc tuần nhưng phải thông báo cho người lao động biết; trường hợp theo tuần thì thời giờ làm việc bình thường không quá 10 giờ trong 01 ngày và không quá 48 giờ trong 01 tuần.

Nhà nước khuyến khích người sử dụng lao động thực hiện tuần làm việc 40 giờ đối với người lao động.

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm bảo đảm giới hạn thời gian làm việc tiếp xúc với yếu tố nguy hiểm, yếu tố có hại đúng theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và pháp luật có liên quan.

Như vậy, thời giờ làm việc bình thường của người lao động không quá 08 giờ trong 01 ngày và không quá 48 giờ trong 01 tuần. 

Trường hợp người lao động làm việc theo tuần, thời giờ làm việc bình thường không quá 10 giờ/ngày và không quá 48 giờ/tuần.