Tại sao chữ ký email quan trọng trong kinh doanh? Tạo chữ ký Email chuyên nghiệp đơn giản phải bao gồm những thông tin nào?

Tại sao chữ ký email quan trọng trong kinh doanh? 

Chữ ký email đóng một vai trò đáng kể trong lĩnh vực kinh doanh vì những lý do sau đây:

Xây dựng thương hiệu và tính chuyên nghiệp:

Chữ ký email chính là sự định danh cá nhân và doanh nghiệp. Một chữ ký được thiết kế chuyên nghiệp sẽ gây ấn tượng tích cực, thể hiện sự đáng tin cậy và củng cố nhận diện thương hiệu mỗi lần cá nhân và doanh nghiệp gửi đi một email. Chữ ký email đóng vai trò như một danh thiếp điện tử luôn chứa thông tin liên lạc của bạn

Cung cấp thông tin liên lạc toàn diện:

Với chữ ký email, người nhận dễ dàng tìm thấy thông tin cần thiết để liên hệ lại với người gửi, chẳng hạn như số điện thoại, địa chỉ trang web và các kênh truyền thông khác. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cũng như mở ra cơ hội kết nối trong kinh doanh

Tăng cường độ tin cậy: 

Một chữ ký email rõ ràng và đủ thông tin sẽ giúp người nhận cảm thấy yên tâm về danh tính của người gửi và tính hợp pháp của email, từ đó làm giảm rủi ro liên quan đến lừa đảo hoặc thư rác.

Đảm bảo tính nhất quán trong giao tiếp: 

Đặc biệt trong các tổ chức, việc áp dụng chữ ký email chuẩn hóa giúp duy trì sự nhất quán trong hình ảnh và thông tin liên lạc giữa tất cả nhân viên, tạo thành một ấn tượng chuyên nghiệp đồng nhất.

Tại sao chữ ký email quan trọng trong kinh doanh? Tạo chữ ký Email chuyên nghiệp đơn giản phải bao gồm những thông tin nào? (Hình từ Internet)

Tạo chữ ký Email chuyên nghiệp đơn giản phải bao gồm những thông tin nào?

Để tạo chữ ký Email chuyên nghiệp đơn giản, cần có những thông tin sau:

- Họ và tên đầy đủ: Giúp người nhận biết rõ bạn là ai.

- Chức danh/Vị trí công việc: Cho biết vai trò của người gửi trong công ty hoặc biết được lĩnh vực hoạt động.

- Tên công ty/Tổ chức: Củng cố thương hiệu và sự liên kết của doanh nghiệp.

- Số điện thoại liên hệ: Kênh liên lạc trực tiếp và nhanh chóng.

- Địa chỉ email (có thể bỏ qua nếu là email đang gửi): Đôi khi cần thiết khi email bị chuyển tiếp.

- Địa chỉ website của công ty/tổ chức (nếu có): Dẫn đường liên kết (link) đến trang web và cung cấp thêm thông tin.

- Biểu tượng/Liên kết đến các kênh mạng xã hội chuyên nghiệp (Zalo, LinkedIn, Twitter... nếu phù hợp): Mở rộng cơ hội kết nối và theo dõi.

- Logo công ty (tùy chọn): Tăng cường nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp.

Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử được quy định như thế nào?

Căn cứ theo Điều 23 Luật giao dịch điện tử 2023 quy định về giá trị pháp lý của chữ ký điện tử như sau:

Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử

1. Chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng chữ ký điện tử.

2. Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trong văn bản giấy.

3. Trường hợp pháp luật quy định văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận thì yêu cầu đó được xem là đáp ứng đối với một thông điệp dữ liệu nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức đó.

Như vậy, pháp luật công nhận giá trị pháp lý của chữ ký điện tử, chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trong văn bản giấy.

Trường hợp pháp luật quy định văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận thì yêu cầu đó được xem là đáp ứng đối với một thông điệp dữ liệu nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức đó.