Kế hoạch 44/KH-UBND năm 2025 quản lý và thực hiện nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ giấy của cấp huyện đã kết thúc hoạt động trên địa bàn tỉnh Ninh Bình

KẾ HOẠCH

QUẢN LÝ VÀ THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ ĐỐI VỚI TÀI LIỆU LƯU TRỮ GIẤY CỦA CẤP HUYỆN ĐÃ KẾT THÚC HOẠT ĐỘNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NINH BÌNH

Căn cứ Luật lưu trữ ngày 21 tháng 6 năm 2024; Nghị định số 113/2025/NĐ- CP ngày 03 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ; Kết luận 137-KL/TW ngày 28/3/2025 của Bộ Chính trị về Đề án sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp; Kết luận 183-KL/TW ngày 01 tháng 8 năm 2025 của Bộ Chính trị về tích cực triển khai vận hành mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, chuyển mạnh cấp cơ sở sang chủ động nắm, điều hành kinh tế - xã hội, quốc phòng an ninh; Công văn số 51-CV/BCĐ ngày 27/5/2025 của Ban Chỉ đạo Ban chấp hành Trung ương về việc khẩn trương triển khai, hoàn thành nhiệm vụ theo Kết luận của Bộ Chính trị, Ban Bí thư; Công văn số 851/BNV-CVT&LTNN ngày 17/4/2025 của Bộ Nội vụ về việc số hoá tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị,

Để bảo đảm công tác bảo quản, quản lý tài liệu lưu trữ nền giấy được an toàn đồng thời triển khai thực hiện nghiệp vụ lưu trữ, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch Quản lý và thực hiện nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ giấy của cấp huyện đã kết thúc hoạt động trên địa bàn tỉnh Ninh Bình, như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

a) Tổ chức sắp xếp khoa học hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cấp huyện đã kết thúc hoạt động; loại những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu.

b) Lựa chọn những tài liệu có giá trị vĩnh viễn để số hóa tài liệu lưu trữ nhằm bảo đảm an toàn, phục vụ công tác quản lý, tra cứu thuận tiện trước, trong, sau quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy, nhằm tăng tuổi thọ của tài liệu gốc, tránh việc bị hư hỏng, thất lạc tài liệu trong quá trình lưu trữ, cung cấp thông tin kịp thời, phục vụ tốt cho công tác chỉ đạo, điều hành của cơ quan.

c) Hướng tới việc xây dựng Cơ sở dữ liệu tài liệu số cấp tỉnh; tích hợp dữ liệu lưu trữ số của lưu trữ lịch sử tỉnh; phục vụ tra cứu thông tin nhanh chóng, thuận lợi; đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước trong bối cảnh cải cách hành chính, Chính phủ điện tử dịch vụ công cấp độ 4 và cách mạng công nghiệp 4.0.

d) Bảo đảm không để thất thoát tài liệu lưu trữ; tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn, tập trung, được xử lý nghiệp vụ lưu trữ để tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan, đơn vị và người dân, doanh nghiệp tiếp cận, khai thác, sử dụng tài liệu.

2. Yêu cầu

a) Khắc phục tình trạng tài liệu lưu trữ phân tán ở nhiều địa điểm không bảo đảm an toàn và khó khăn trong trong công tác quản lý, bảo quản, khai thác sử dụng; tài liệu tồn đọng, tích đống, bó gói không được chỉnh lý hoàn chỉnh theo quy định

b) Triển khai xác định giá trị tài liệu lưu trữ để thực hiện số hoá, tạo lập cơ sở dữ liệu và tổ chức sử dụng.

II. NỘI DUNG THỰC HIỆN

1. Về quản lý tài liệu lưu trữ

Bố trí một số trụ sở dôi dư có điều kiện cơ sở vật chất tốt thuộc địa bàn Phường Hà Nam và Phường Nam Định của các cơ quan, đơn vị trước hợp nhất để làm phòng/kho bảo quản tập trung toàn bộ khối tài liệu lưu trữ của cấp huyện đã kết thúc hoạt động thuộc tỉnh Hà Nam và tỉnh Nam Định trước hợp nhất.

1.1. Tài liệu cấp huyện thuộc tỉnh Nam Định cũ

+ Địa điểm quản lý tài liệu tập trung: trụ sở Sở Y tế và một phần trụ sở Sở Lao động thương binh và Xã hội thuộc tỉnh Nam Định cũ

+ Số lượng tài liệu thu về: 8.811,5 mét

+ Dự kiến kinh phí vận chuyển: 473.717.000 đồng

1.2. Tài liệu cấp huyện thuộc tỉnh Hà Nam cũ

+ Địa điểm quản lý tài liệu tập trung: trụ sở Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh hoặc Trụ sở Sở Văn hóa - Thể thao và Du lịch thuộc tỉnh Hà Nam cũ.

+ Số lượng tài liệu thu về: 4.187 mét

+ Dự kiến kinh phí vận chuyển: 216.827.000 đồng

1.3. Tài liệu cấp huyện thuộc tỉnh Hà Nam cũ

+ Địa điểm quản lý tài liệu tập trung: trụ sở Trường Đại học Hoa Lư hiện nay.

+ Số lượng tài liệu thu về: 15.480 mét

+ Dự kiến kinh phí vận chuyển: 806.048.000 đồng

KẾ HOẠCH

QUẢN LÝ VÀ THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ ĐỐI VỚI TÀI LIỆU LƯU TRỮ GIẤY CỦA CẤP HUYỆN ĐÃ KẾT THÚC HOẠT ĐỘNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NINH BÌNH

Căn cứ Luật lưu trữ ngày 21 tháng 6 năm 2024; Nghị định số 113/2025/NĐ- CP ngày 03 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ; Kết luận 137-KL/TW ngày 28/3/2025 của Bộ Chính trị về Đề án sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp; Kết luận 183-KL/TW ngày 01 tháng 8 năm 2025 của Bộ Chính trị về tích cực triển khai vận hành mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, chuyển mạnh cấp cơ sở sang chủ động nắm, điều hành kinh tế - xã hội, quốc phòng an ninh; Công văn số 51-CV/BCĐ ngày 27/5/2025 của Ban Chỉ đạo Ban chấp hành Trung ương về việc khẩn trương triển khai, hoàn thành nhiệm vụ theo Kết luận của Bộ Chính trị, Ban Bí thư; Công văn số 851/BNV-CVT&LTNN ngày 17/4/2025 của Bộ Nội vụ về việc số hoá tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị,

Để bảo đảm công tác bảo quản, quản lý tài liệu lưu trữ nền giấy được an toàn đồng thời triển khai thực hiện nghiệp vụ lưu trữ, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch Quản lý và thực hiện nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ giấy của cấp huyện đã kết thúc hoạt động trên địa bàn tỉnh Ninh Bình, như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

a) Tổ chức sắp xếp khoa học hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cấp huyện đã kết thúc hoạt động; loại những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu.

b) Lựa chọn những tài liệu có giá trị vĩnh viễn để số hóa tài liệu lưu trữ nhằm bảo đảm an toàn, phục vụ công tác quản lý, tra cứu thuận tiện trước, trong, sau quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy, nhằm tăng tuổi thọ của tài liệu gốc, tránh việc bị hư hỏng, thất lạc tài liệu trong quá trình lưu trữ, cung cấp thông tin kịp thời, phục vụ tốt cho công tác chỉ đạo, điều hành của cơ quan.

c) Hướng tới việc xây dựng Cơ sở dữ liệu tài liệu số cấp tỉnh; tích hợp dữ liệu lưu trữ số của lưu trữ lịch sử tỉnh; phục vụ tra cứu thông tin nhanh chóng, thuận lợi; đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước trong bối cảnh cải cách hành chính, Chính phủ điện tử dịch vụ công cấp độ 4 và cách mạng công nghiệp 4.0.

d) Bảo đảm không để thất thoát tài liệu lưu trữ; tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn, tập trung, được xử lý nghiệp vụ lưu trữ để tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan, đơn vị và người dân, doanh nghiệp tiếp cận, khai thác, sử dụng tài liệu.

2. Yêu cầu

a) Khắc phục tình trạng tài liệu lưu trữ phân tán ở nhiều địa điểm không bảo đảm an toàn và khó khăn trong trong công tác quản lý, bảo quản, khai thác sử dụng; tài liệu tồn đọng, tích đống, bó gói không được chỉnh lý hoàn chỉnh theo quy định

b) Triển khai xác định giá trị tài liệu lưu trữ để thực hiện số hoá, tạo lập cơ sở dữ liệu và tổ chức sử dụng.

II. NỘI DUNG THỰC HIỆN

1. Về quản lý tài liệu lưu trữ

Bố trí một số trụ sở dôi dư có điều kiện cơ sở vật chất tốt thuộc địa bàn Phường Hà Nam và Phường Nam Định của các cơ quan, đơn vị trước hợp nhất để làm phòng/kho bảo quản tập trung toàn bộ khối tài liệu lưu trữ của cấp huyện đã kết thúc hoạt động thuộc tỉnh Hà Nam và tỉnh Nam Định trước hợp nhất.

1.1. Tài liệu cấp huyện thuộc tỉnh Nam Định cũ

+ Địa điểm quản lý tài liệu tập trung: trụ sở Sở Y tế và một phần trụ sở Sở Lao động thương binh và Xã hội thuộc tỉnh Nam Định cũ

+ Số lượng tài liệu thu về: 8.811,5 mét

+ Dự kiến kinh phí vận chuyển: 473.717.000 đồng

1.2. Tài liệu cấp huyện thuộc tỉnh Hà Nam cũ

+ Địa điểm quản lý tài liệu tập trung: trụ sở Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh hoặc Trụ sở Sở Văn hóa - Thể thao và Du lịch thuộc tỉnh Hà Nam cũ.

+ Số lượng tài liệu thu về: 4.187 mét

+ Dự kiến kinh phí vận chuyển: 216.827.000 đồng

1.3. Tài liệu cấp huyện thuộc tỉnh Hà Nam cũ

+ Địa điểm quản lý tài liệu tập trung: trụ sở Trường Đại học Hoa Lư hiện nay.

+ Số lượng tài liệu thu về: 15.480 mét

+ Dự kiến kinh phí vận chuyển: 806.048.000 đồng

Thời gian thực hiện: Năm 2025

2. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Chỉnh lý hoàn chỉnh 33.321 mét tài liệu cấp huyện đang được Trung tâm lưu trữ tỉnh bảo quản tập trung tại Kho Lưu trữ lịch sử và Kho lưu trữ các huyện, thành phố (Chi tiết theo Phụ lục I)

3. Số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

- Xây dựng Kế hoạch số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của tỉnh Ninh Bình hằng năm, sau khi thực hiện xong việc xác định giá trị tài liệu.

- Thực hiện trong giai đoạn 2026 - 2035.

 (Chi tiết theo Phụ lục II)

III. KINH PHÍ THỰC HIỆN

1. Nguồn ngân sách nhà nước theo phân cấp ngân sách hiện hành; lồng ghép với kinh phí thực hiện Đề án khác có liên quan và các nguồn kinh phí huy động hợp pháp khác theo quy định của pháp luật.

2. Ưu tiên bố trí ngân sách, áp dụng linh hoạt các cơ chế tài chính đặc thù nhằm đáp ứng yêu cầu tiến độ thực hiện.

VI. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

a) Căn cứ lộ trình thực hiện của Kế hoạch xây dựng dự toán kinh phí chỉnh lý, di chuyển tài liệu lưu trữ tồn đọng theo quy định của pháp luật hiện hành.

b) Quản lý chặt chẽ quy trình nghiệp vụ chỉnh lý, số hóa tài liệu theo đúng quy định để đảm bảo an toàn tài liệu, giữ gìn bí mật Nhà nước theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác bảo vệ bí mật Nhà nước

c) Hướng dẫn, kiểm tra, theo dõi tiến độ thực hiện Kế hoạch; báo cáo UBND tỉnh về tiến độ và kết quả thực hiện Kế hoạch.

2. Sở Tài chính

Phối hợp với Sở Nội vụ và các cơ quan, đơn vị, có liên quan căn cứ khả năng cân đối ngân sách tỉnh, tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí để thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước và các văn bản khác có liên quan.

Trên đây là Kế hoạch Quản lý và thực hiện nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ giấy của cấp huyện đã kết thúc hoạt động trên địa bàn tỉnh Ninh Bình. Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu các cơ quan, đơn vị, nghiêm túc thực hiện./.

PHỤ LỤC I

THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ ĐỐI VỚI TÀI LIỆU LƯU TRỮ NỀN GIẤY CỦA CẤP HUYỆN KẾT THÚC HOẠT ĐỘNG
 (Ban hành kèm theo Kế hoạch số 44/KH-UBND ngày 26 tháng 8 năm 2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh)

1. Chỉnh lý tài liệu

a) Năm 2025

- Chi phí nhân công;máy móc thiết bị; công cụ, dụng cụ; vật tư, văn phòng _phẩm

_{- Kinh phí mua giá sắt để tài liệu sau chỉnh lý}

b) Giai đoạn 2026-2035

PHỤ LỤC II

THIẾT BỊ ĐẦU CUỐI PHỤC VỤ CÔNG TÁC SỐ HOÁ, TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH
(Ban hành kèm theo Kế hoạch số 44/KH-UBND ngày 26 tháng 8 năm 2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh)