Đăng xuất
Việc làm Hồ Chí Minh
Chỉ thị 02/CT-UBND năm 2025 về tăng cường công tác quản lý văn thư, lưu trữ do tỉnh Ninh Bình ban hành
| Số hiệu | 02/CT-UBND |
| Ngày ban hành | 29/07/2025 |
| Ngày có hiệu lực | 29/07/2025 |
| Loại văn bản | Chỉ thị |
| Cơ quan ban hành | Tỉnh Ninh Bình |
| Người ký | Phạm Quang Ngọc |
| Lĩnh vực | Bộ máy hành chính |
|
ỦY BAN NHÂN DÂN |
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 02/CT-UBND |
Ninh Bình, ngày 29 tháng 7 năm 2025 |
CHỈ THỊ
VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ, LƯU TRỮ
Những năm qua, công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh đã có những chuyển biến tích cực, từng bước đi vào nền nếp, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công tác tham mưu, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan, đơn vị, địa phương.
Tuy nhiên, trong quá trình triển khai thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế, bất cập. Một số cơ quan, đơn vị, địa phương quản lý văn bản còn thiếu chặt chẽ, khoa học, chưa đảm bảo theo đúng quy định hiện hành. Nhiều cơ quan, đơn vị chưa thực hiện tốt việc lập hồ sơ công việc, thu thập hồ sơ, tài liệu và giao nộp vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử; một số cơ quan, đơn vị thực hiện chỉnh lý tài liệu nhưng chất lượng dịch vụ chưa đảm bảo theo quy định…
Để khắc phục những tồn tại, hạn chế và thực hiện nghiêm các quy định về công tác văn thư, lưu trữ; tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, thúc đẩy chuyển đổi số trên địa bàn tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu:
1. Thủ trưởng các Sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, doanh nghiệp nhà nước; Ủy ban nhân dân các xã, phường (sau đây gọi tắt là cơ quan, đơn vị)
a) Tích cực tuyên truyền, phổ biến các quy định của Luật lưu trữ năm 2024 có hiệu lực từ ngày 01/7/2025 và các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, giá trị tài liệu lưu trữ, đặc biệt là lưu trữ điện tử trong thực hiện chính quyền điện tử và chuyển đổi số hiện nay.
b) Tăng cường lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật. Rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành các văn bản thay thế, các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định hiện hành như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ, tài liệu của cơ quan; Quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ…
c) Thực hiện tốt công tác soạn thảo, ký, ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, đến; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Chỉ đạo công chức, viên chức khi thực hiện xử lý, giải quyết công việc phải lập hồ sơ công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ, bảo đảm yêu cầu, chất lượng hồ sơ theo quy định. Căn cứ kết quả lập hồ sơ công việc để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và bình xét thi đua, khen thưởng hàng năm của công chức, viên chức.
d) Tổ chức chỉnh lý, số hóa tài liệu để phục vụ công tác tra cứu, cung cấp thông tin trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, đơn vị. Ưu tiên rà soát các tài liệu tồn đọng để thực hiện chỉnh lý; số hóa hồ sơ, tài liệu có tần suất sử dụng nhiều, thời gian bảo quản lâu dài. Phối hợp với Sở Nội vụ để kiểm tra, nghiệm thu kết quả chỉnh lý, số hóa nhằm đảm bảo tài liệu sau khi được chỉnh lý, số hóa đảm bảo quy trình, chất lượng theo quy định. Lựa chọn các tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử đúng thời hạn theo quy định của Luật lưu trữ.
đ) Rà soát, bố trí kho lưu trữ tài liệu đúng theo quy định nhằm đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; xây dựng hoặc sửa đổi phương án, nội quy phòng cháy, chữa cháy; trang bị đầy đủ các phương tiện phục vụ công tác phòng cháy, chữa cháy, phòng chống lụt bão phù hợp với đặc điểm tình hình tại cơ quan, đơn vị.
e) Thực hiện nghiêm việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị đối với các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng quy định của Luật lưu trữ và các văn bản hướng dẫn về công tác tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
f) Bố trí công chức, viên chức có chuyên môn, nghiệp vụ làm công tác văn thư, lưu trữ, đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc và tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp theo quy định. Trường hợp đã bố trí nhưng chưa đảm bảo tiêu chuẩn phải có kế hoạch tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao chất lượng, trách nhiệm đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ. Thực hiện quy định về chế độ phụ cấp độc hại và các chế độ khác đối với công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị.
g) Thực hiện chế độ thông tin báo cáo thống kê định kỳ và báo cáo chuyên đề về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định. Kịp thời trao đổi, phối hợp với Sở Nội vụ để được hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo chặt chẽ, khoa học, đúng quy định.
h) Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ. Thực hiện ký số, phát hành văn bản điện tử; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ điện tử vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử theo quy định.
2. Sở Nội vụ
a) Chủ động rà soát, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ, đảm bảo kịp thời, thống nhất và đáp ứng yêu cầu quản lý, phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới. Hàng năm, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ và triển khai thực hiện tốt các nhiệm vụ đề ra. Chủ động, thường xuyên hướng dẫn, giải đáp những khó khăn, vướng mắc của các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân về công tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ.
b) Phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ hướng dẫn các cơ quan, đơn vị đảm bảo an toàn thông tin, dữ liệu trong quá trình triển khai, quản lý và sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành theo quy định của Luật lưu trữ và các văn bản quy định chi tiết hướng dẫn thi hành. Hoàn thiện, nâng cấp Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice, bổ sung phần mềm lưu trữ điện tử để các cơ quan, đơn vị thực hiện đồng bộ, thống nhất theo quy định;
c) Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với yêu cầu thực tiễn, tập trung vào các nội dung: Soạn thảo, ký số văn bản điện tử; lập hồ sơ công việc bản giấy, hồ sơ công việc điện tử và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử; sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư; số hóa tài liệu lưu trữ,...
đ) Tăng cường công tác kiểm tra việc chấp hành các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. Trọng tâm là quản lý văn bản đi, đến, lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ công việc vào lưu trữ hiện hành, công tác bảo quản, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu để kịp thời hướng dẫn, phối hợp, xử lý vướng mắc, nhắc nhở, chấn chỉnh các tồn tại, hạn chế. Đề xuất khen thưởng kịp thời đối với các tập thể, cá nhân thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời kiểm điểm, xử lý trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân vi phạm trong việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ.
e) Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành và tổ chức thực hiện Đề án chỉnh lý tình trạng tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị, địa phương.
3. Sở Tài chính
a) Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị theo quy định; hướng dẫn việc quản lý, sử dụng và thanh quyết toán kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ đảm bảo đúng quy định.
b) Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí ngân sách thực hiện đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị, địa phương.
4. Sở Khoa học và Công nghệ
a) Thực hiện các giải pháp kỹ thuật để bảo đảm tính liên tục, tiếp nối hoạt động ban hành văn bản và giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị.
b) Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị đảm bảo an toàn thông tin, dữ liệu trong quá trình triển khai, quản lý và sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành theo quy định của Luật lưu trữ và các văn bản quy định chi tiết hướng dẫn thi hành.
c) Phối hợp cơ quan liên quan nâng cấp, hoàn thiện hệ thống phần mềm quản lý văn bản điều hành nhằm đảm bảo các quy định về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số. Kết nối, tích hợp giữa phần mềm Quản lý văn bản và hệ thống giải quyết thủ tục hành chính trên phần mềm “một cửa”, đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận và đưa vào lưu trữ đầy đủ, đúng thành phần hồ sơ, tài liệu.
|
ỦY BAN NHÂN DÂN |
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 02/CT-UBND |
Ninh Bình, ngày 29 tháng 7 năm 2025 |
CHỈ THỊ
VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ, LƯU TRỮ
Những năm qua, công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh đã có những chuyển biến tích cực, từng bước đi vào nền nếp, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công tác tham mưu, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan, đơn vị, địa phương.
Tuy nhiên, trong quá trình triển khai thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế, bất cập. Một số cơ quan, đơn vị, địa phương quản lý văn bản còn thiếu chặt chẽ, khoa học, chưa đảm bảo theo đúng quy định hiện hành. Nhiều cơ quan, đơn vị chưa thực hiện tốt việc lập hồ sơ công việc, thu thập hồ sơ, tài liệu và giao nộp vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử; một số cơ quan, đơn vị thực hiện chỉnh lý tài liệu nhưng chất lượng dịch vụ chưa đảm bảo theo quy định…
Để khắc phục những tồn tại, hạn chế và thực hiện nghiêm các quy định về công tác văn thư, lưu trữ; tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, thúc đẩy chuyển đổi số trên địa bàn tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu:
1. Thủ trưởng các Sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, doanh nghiệp nhà nước; Ủy ban nhân dân các xã, phường (sau đây gọi tắt là cơ quan, đơn vị)
a) Tích cực tuyên truyền, phổ biến các quy định của Luật lưu trữ năm 2024 có hiệu lực từ ngày 01/7/2025 và các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, giá trị tài liệu lưu trữ, đặc biệt là lưu trữ điện tử trong thực hiện chính quyền điện tử và chuyển đổi số hiện nay.
b) Tăng cường lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật. Rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành các văn bản thay thế, các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định hiện hành như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ, tài liệu của cơ quan; Quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ…
c) Thực hiện tốt công tác soạn thảo, ký, ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, đến; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Chỉ đạo công chức, viên chức khi thực hiện xử lý, giải quyết công việc phải lập hồ sơ công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ, bảo đảm yêu cầu, chất lượng hồ sơ theo quy định. Căn cứ kết quả lập hồ sơ công việc để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và bình xét thi đua, khen thưởng hàng năm của công chức, viên chức.
d) Tổ chức chỉnh lý, số hóa tài liệu để phục vụ công tác tra cứu, cung cấp thông tin trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, đơn vị. Ưu tiên rà soát các tài liệu tồn đọng để thực hiện chỉnh lý; số hóa hồ sơ, tài liệu có tần suất sử dụng nhiều, thời gian bảo quản lâu dài. Phối hợp với Sở Nội vụ để kiểm tra, nghiệm thu kết quả chỉnh lý, số hóa nhằm đảm bảo tài liệu sau khi được chỉnh lý, số hóa đảm bảo quy trình, chất lượng theo quy định. Lựa chọn các tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử đúng thời hạn theo quy định của Luật lưu trữ.
đ) Rà soát, bố trí kho lưu trữ tài liệu đúng theo quy định nhằm đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; xây dựng hoặc sửa đổi phương án, nội quy phòng cháy, chữa cháy; trang bị đầy đủ các phương tiện phục vụ công tác phòng cháy, chữa cháy, phòng chống lụt bão phù hợp với đặc điểm tình hình tại cơ quan, đơn vị.
e) Thực hiện nghiêm việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị đối với các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng quy định của Luật lưu trữ và các văn bản hướng dẫn về công tác tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
f) Bố trí công chức, viên chức có chuyên môn, nghiệp vụ làm công tác văn thư, lưu trữ, đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc và tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp theo quy định. Trường hợp đã bố trí nhưng chưa đảm bảo tiêu chuẩn phải có kế hoạch tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao chất lượng, trách nhiệm đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ. Thực hiện quy định về chế độ phụ cấp độc hại và các chế độ khác đối với công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị.
g) Thực hiện chế độ thông tin báo cáo thống kê định kỳ và báo cáo chuyên đề về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định. Kịp thời trao đổi, phối hợp với Sở Nội vụ để được hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo chặt chẽ, khoa học, đúng quy định.
h) Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ. Thực hiện ký số, phát hành văn bản điện tử; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ điện tử vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử theo quy định.
2. Sở Nội vụ
a) Chủ động rà soát, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ, đảm bảo kịp thời, thống nhất và đáp ứng yêu cầu quản lý, phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới. Hàng năm, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ và triển khai thực hiện tốt các nhiệm vụ đề ra. Chủ động, thường xuyên hướng dẫn, giải đáp những khó khăn, vướng mắc của các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân về công tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ.
b) Phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ hướng dẫn các cơ quan, đơn vị đảm bảo an toàn thông tin, dữ liệu trong quá trình triển khai, quản lý và sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành theo quy định của Luật lưu trữ và các văn bản quy định chi tiết hướng dẫn thi hành. Hoàn thiện, nâng cấp Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice, bổ sung phần mềm lưu trữ điện tử để các cơ quan, đơn vị thực hiện đồng bộ, thống nhất theo quy định;
c) Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với yêu cầu thực tiễn, tập trung vào các nội dung: Soạn thảo, ký số văn bản điện tử; lập hồ sơ công việc bản giấy, hồ sơ công việc điện tử và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử; sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư; số hóa tài liệu lưu trữ,...
đ) Tăng cường công tác kiểm tra việc chấp hành các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. Trọng tâm là quản lý văn bản đi, đến, lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ công việc vào lưu trữ hiện hành, công tác bảo quản, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu để kịp thời hướng dẫn, phối hợp, xử lý vướng mắc, nhắc nhở, chấn chỉnh các tồn tại, hạn chế. Đề xuất khen thưởng kịp thời đối với các tập thể, cá nhân thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời kiểm điểm, xử lý trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân vi phạm trong việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ.
e) Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành và tổ chức thực hiện Đề án chỉnh lý tình trạng tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị, địa phương.
3. Sở Tài chính
a) Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị theo quy định; hướng dẫn việc quản lý, sử dụng và thanh quyết toán kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ đảm bảo đúng quy định.
b) Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí ngân sách thực hiện đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị, địa phương.
4. Sở Khoa học và Công nghệ
a) Thực hiện các giải pháp kỹ thuật để bảo đảm tính liên tục, tiếp nối hoạt động ban hành văn bản và giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị.
b) Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị đảm bảo an toàn thông tin, dữ liệu trong quá trình triển khai, quản lý và sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành theo quy định của Luật lưu trữ và các văn bản quy định chi tiết hướng dẫn thi hành.
c) Phối hợp cơ quan liên quan nâng cấp, hoàn thiện hệ thống phần mềm quản lý văn bản điều hành nhằm đảm bảo các quy định về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số. Kết nối, tích hợp giữa phần mềm Quản lý văn bản và hệ thống giải quyết thủ tục hành chính trên phần mềm “một cửa”, đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận và đưa vào lưu trữ đầy đủ, đúng thành phần hồ sơ, tài liệu.
d) Nâng cấp đường truyền hệ thống mạng đảm bảo việc liên thông, chuyển giao văn bản trên phần mềm nhanh chóng, phục vụ kịp thời công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của cơ quan, đơn vị.
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường quán triệt, triển khai thực hiện nghiêm túc Chỉ thị này. Quá trình thực hiện, nếu có phát sinh, vướng mắc, kịp thời phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, chỉ đạo./.
|
|
CHỦ TỊCH |
