Trợ lý Điều hành (Executive Assistant)

Mức lương

Trên 18 triệu

Kinh nghiệm

1 năm

Hạn nộp hồ sơ

18/10/2026

Địa điểm

Hồ Chí Minh

Mô tả công việc

• Quản lý lịch trình & cuộc hẹn
  • Quản lý và cập nhật lịch làm việc của Ban Điều hành.
  • Chủ động sắp xếp, xác nhận và nhắc lịch họp, lịch gặp khách hàng, đối tác và các sự kiện quan trọng.
  • Phối hợp với các bên liên quan để thống nhất thời gian, địa điểm và thành phần tham dự.
  • Chủ động nhận diện lịch trùng, thời gian di chuyển hoặc các vấn đề có thể ảnh hưởng đến lịch trình.
  • Chuẩn bị lịch làm việc hằng ngày/tuần và các nội dung cần ưu tiên.
• Chuẩn bị cuộc họp
  • Tìm hiểu và tổng hợp thông tin cần thiết trước các cuộc họp.
  • Chuẩn bị agenda, tài liệu, báo giá, hồ sơ hoặc các nội dung liên quan.
  • Tổng hợp lịch sử trao đổi và những vấn đề cần thảo luận hoặc cần ra quyết định.
  • Phối hợp với các phòng ban để bảo đảm tài liệu được chuẩn bị đầy đủ trước cuộc họp.
• Ghi nhận & tổng hợp nội dung cuộc họp
  • Tham gia các cuộc họp quan trọng khi được yêu cầu.
  • Ghi nhận chính xác các nội dung trao đổi, quyết định, yêu cầu và cam kết của các bên.
  • Hoàn thiện Meeting Minutes / Meeting Summary sau cuộc họp.
  • Chuyển nội dung cuộc họp thành danh sách: Action Item – Người phụ trách – Deadline – Kết quả cần hoàn thành – Trạng thái.
• Theo dõi & điều phối công việc
  • Theo dõi các đầu việc được Ban Điều hành giao cho các phòng ban/cá nhân.
  • Chủ động nhắc việc và cập nhật tiến độ theo deadline.
  • Phát hiện sớm các công việc có nguy cơ chậm tiến độ và báo cáo kịp thời.
  • Tổng hợp các vấn đề đang chờ phản hồi, chờ phê duyệt hoặc cần Ban Điều hành quyết định.
  • Theo dõi công việc đến khi có kết quả cuối cùng, tránh bỏ sót đầu việc sau cuộc họp.
  • Hỗ trợ cập nhật và quản lý đầu việc trên các công cụ quản trị công việc của công ty.
• Soạn thảo & quản lý thông tin
  • Soạn thảo email, tin nhắn, thư mời, thông báo, biên bản và các văn bản công việc theo yêu cầu.
  • Hỗ trợ chuẩn bị nội dung trao đổi với khách hàng, đối tác và nhân sự nội bộ.
  • Tổng hợp thông tin từ các phòng ban thành nội dung ngắn gọn, rõ ràng để Ban Điều hành xem xét.
  • Quản lý và sắp xếp tài liệu, hồ sơ, báo giá và các phiên bản tài liệu liên quan.
  • Bảo đảm tính chính xác và bảo mật của thông tin.
• Hỗ trợ khách hàng & đối tác
  • Hỗ trợ sắp xếp các cuộc gặp với khách hàng, chủ đầu tư, kiến trúc sư, nhà thiết kế, nhà cung cấp và đối tác.
  • Theo dõi các nội dung cần phản hồi sau cuộc gặp.
  • Hỗ trợ Ban Điều hành duy trì sự chuyên nghiệp và nhất quán trong quá trình làm việc với khách hàng/đối tác.
  • Phối hợp nội bộ để các yêu cầu của khách hàng được chuyển đến đúng người phụ trách.

Yêu cầu ứng viên

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Ngoại thương, Ngôn ngữ Anh hoặc ngành liên quan.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm Executive Assistant, Personal Assistant, Trợ lý Giám đốc, Trợ lý Kinh doanh hoặc Project Coordinator.
• Khả năng tổ chức và quản lý nhiều đầu việc đồng thời; tư duy logic và biết xác định mức độ ưu tiên.
• Giao tiếp tốt, tác phong chuyên nghiệp và linh hoạt trong xử lý tình huống.
• Khả năng ghi chú, viết biên bản và soạn thảo văn bản tốt.
• Thành thạo Microsoft Office/Google Workspace và các công cụ quản lý công việc.
• Có khả năng sử dụng tiếng Anh trong công việc là một lợi thế quan trọng.
• Cẩn thận, trách nhiệm, bảo mật và có tinh thần ownership đối với công việc được giao.
• Ưu tiên ứng viên từng làm trong nội thất, kiến trúc, xây dựng, bất động sản, thiết bị cao cấp, lighting hoặc B2B.

Quyền lợi/Phúc lợi

• Mức lương: 18.000.000 VNĐ/tháng.
• Thời gian làm việc: Thứ Hai đến Thứ Bảy.
• Môi trường làm việc trực tiếp với Ban Điều hành và khách hàng/đối tác trong lĩnh vực kiến trúc, nội thất, bất động sản và giải pháp chiếu sáng.
• Cơ hội tiếp cận và học hỏi về quản trị, kinh doanh, dự án và làm việc với các thương hiệu quốc tế.
• Chế độ nghỉ phép, bảo hiểm và các quyền lợi khác theo chính sách công ty và quy định pháp luật hiện hành.

Thời gian làm việc

• Thứ 2 - Thứ 7 (từ 08:00 đến 17:00)

Địa điểm làm việc

• 3 Tháng 2, Phường Vườn Lài (Phường Vườn Lài thuộc Quận 10 cũ), Thành phố Hồ Chí Minh