Sáp nhập đơn vị hành chính cấp tỉnh việc quản lý tài liệu quy định như thế nào? Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm gì trong việc lưu trữ tài liệu?

Sáp nhập đơn vị hành chính cấp tỉnh việc quản lý tài liệu quy định như thế nào?

Theo khoản 1 Điều 40 Thông tư 06/2025/TT-BNV, trường hợp sáp nhập đơn vị hành chính cấp tỉnh, việc quản lý tài liệu thực hiện như sau:

* Đối với tài liệu lưu trữ vĩnh viễn được nộp vào lưu trữ lịch sử:

Các cơ quan, tổ chức thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử có trách nhiệm nộp tài liệu lưu trữ vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền trước thời điểm giải thể, phá sản, kết thúc hoạt động, tổ chức lại.

* Đối với các tài liệu khác được quản lý như sau:

- Trường hợp chia cơ quan, tổ chức thành các cơ quan, tổ chức mới, đồng thời chấm dứt sự tồn tại của cơ quan, tổ chức, bàn giao tài liệu cho cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp để quản lý.

- Trường hợp tách đơn vị của một cơ quan, tổ chức mà không chấm dứt sự tồn tại của cơ quan, tổ chức, nộp tài liệu của đơn vị trước khi được tách ra vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.

- Trường hợp sáp nhập, hợp nhất các cơ quan, tổ chức hoặc chuyển đổi, điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức để hình thành cơ quan, tổ chức mới, bàn giao tài liệu cho cơ quan, tổ chức hình thành sau chuyển đổi, điều chỉnh, sáp nhập, hợp nhất quản lý.

Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm gì trong việc lưu trữ tài liệu?

Căn cứ Điều 59 Luật Lưu trữ 2024 người đứng đầu cơ quan, tổ chức và cá nhân có trách nhiệm sau:

[1] Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, có trách nhiệm sau đây:

- Tổ chức tuyên truyền, nâng cao nhận thức về bảo vệ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

- Chỉ đạo việc số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; quản lý tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và tổ chức thực hiện lưu trữ theo quy định của pháp luật;

- Chỉ đạo lưu trữ hiện hành nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử đủ thành phần, đúng thời hạn;

- Chịu trách nhiệm về việc lựa chọn tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý.

[2] Người đứng đầu lưu trữ lịch sử có trách nhiệm bảo đảm các điều kiện cần thiết để cơ quan, tổ chức, cá nhân tiếp cận kịp thời, đầy đủ thông tin trong tài liệu lưu trữ khi có nhu cầu.

[3] Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao thực hiện trách nhiệm quy định tại các điểm a, b và d khoản 1 Điều 59 Luật Lưu trữ 2024 và trách nhiệm sau đây:

- Quy định về lưu trữ thuộc phạm vi quản lý phù hợp với cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ sau khi có ý kiến thống nhất của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;

- Lập kho lưu trữ chuyên dụng để quản lý tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý;

- Lập danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn thuộc phạm vi quản lý, trừ tài liệu chứa bí mật nhà nước và hằng năm cập nhật, gửi Bộ Nội vụ.

[4] Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động có trách nhiệm nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đúng yêu cầu và thời hạn theo quy định của pháp luật.

Việc lưu trữ tài liệu phải đảm bảo nguyên tắc gì?

Theo Điều 37 Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định nguyên tắc chung như sau:

- Toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trước khi giải thể, phá sản, kết thúc hoạt động, tổ chức lại phải được nộp, chỉnh lý, thống kê, bàn giao theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Tài liệu của cơ quan, tổ chức nào phải được quản lý theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó, bảo đảm nguyên tắc tập trung, không phân tán phông lưu trữ. Thực hiện việc đóng phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động.

- Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được chiếm giữ, hủy trái phép tài liệu; không làm hỏng, thất lạc tài liệu, bảo đảm an toàn tài liệu trong quá trình bàn giao, quản lý và sử dụng.

- Đối với những công việc chưa giải quyết xong, cơ quan, tổ chức bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức mới thành lập hoặc cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ giải quyết công việc đó.

- Các cơ quan, tổ chức thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử có trách nhiệm nộp tài liệu lưu trữ vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền trước thời điểm giải thể, phá sản, kết thúc hoạt động, tổ chức lại.

Lưu ý: Luật Lưu trữ 2024 và Thông tư 06/2025/TT-BNV có hiệu lực từ 01/7/2025

Xem thêm 

• Công văn 14514-CV/VPTW: Hướng dẫn lưu trữ tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy theo Công văn 64
• Kế hoạch 1003 hướng dẫn Kết luận 137-KL/TW trong công tác quản lý văn thư, lưu trữ