Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ ảnh từ ngày 1/7/2025 được thực hiện như thế nào?

Toàn bộ quy trình số hóa tài liệu lưu trữ ảnh từ ngày 1/7/2025 được thực hiện như thế nào?

Căn cứ Điều 10 Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định quy trình số hóa tài liệu lưu trữ ảnh như sau:

Bước 1: Chuẩn bị ảnh để số hóa

+ Lựa chọn và sắp xếp ảnh theo thứ tự hoặc chủ đề.

+ Sử dụng các thiết bị, dung dịch, hoá chất chuyên dụng để loại bỏ bụi bẩn bảo đảm chất lượng ảnh không bị ảnh hưởng trong quá trình số hoá.

Bước 2: Quét hoặc chụp lại ảnh

+ Lựa chọn máy quét hoặc máy chụp chuyên dụng, có độ phân giải cao để bảo đảm chất lượng hình ảnh tốt nhất.

+ Cài đặt máy quét và máy chụp theo đúng yêu cầu của sản phẩm đầu ra.

Bước 3: Xử lý hậu kỳ

+ Xử lý ảnh bằng thiết bị, phần mềm chuyên dụng.

+ Kiểm tra chất lượng của ảnh số hóa.

+ Xử lý kỹ thuật khác bảo đảm tính chính xác, chân thực của tài liệu lưu trữ số hóa với tài liệu lưu trữ gốc.

Bước 4: Ký số tệp tin số hóa

Yêu cầu:

+ Chữ ký số của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ gốc trên tệp tin tài liệu lưu trữ số hóa, thông tin hiển thị gồm:

• Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân
• Thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601)
• Được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen
• Không hiển thị hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức.

+ Tài liệu lưu trữ số hóa từ tài liệu lưu trữ ảnh (dương bản) hoặc phim âm bản:

• Định dạng: .JPEG, .PDF, .TIFF, .PNG;
• Màu sắc: theo màu tài liệu gốc;
• Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi.
• Thông tin chữ ký số hiển thị tại góc trên, bên phải của tệp tin tài liệu số hóa.

Bước 5: Lưu ý thực hiện các bước công việc trên đảm bảo quy định dưới đây:

(1) Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu (nếu có)

+ Xây dựng tài liệu hướng dẫn chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu.

+ Thực hiện chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu theo tài liệu hướng dẫn, gồm các nội dung: chuẩn hóa định dạng tệp tin tài liệu, chuẩn hóa định dạng dữ liệu chủ, chuyển đổi mã ký tự của tài liệu và dữ liệu chủ, chuyển đổi cấu trúc dữ liệu chủ, đóng gói tài liệu số hóa.

+ Thực hiện sửa lỗi theo báo cáo kết quả kiểm tra.

+ Bàn giao dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ gốc cho bộ phận thực hiện số hóa.

(2) Kiểm tra sản phẩm

+ Xây dựng tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm

Tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm cần thể hiện rõ các nội dung bao gồm:

• Lỗi ảnh quét và lỗi biên mục, có lưu ý cụ thể đối với từng trường hợp sai lỗi phổ biến đã từng hoặc có nguy cơ cao xảy ra;
• Tài liệu hướng dẫn cần được phổ biến đến từng nhân sự triển khai làm công tác kiểm tra trước khi thực hiện.

+ Thực hiện kiểm tra sản phẩm theo hướng dẫn; lập báo cáo kiểm tra; thực hiện sửa lỗi theo báo cáo kết quả kiểm tra.

(3) Đóng gói tài liệu lưu trữ số hóa và dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ số hóa và chuyển vào Hệ thống.

(4) Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm

+ Sao chép sản phẩm vào các thiết bị lưu trữ

• Xây dựng tài liệu hướng dẫn sao chép bảo đảm tuân thủ các quy định về an ninh, an toàn, bảo mật thông tin;
• Thể hiện rõ các yêu cầu khi sao chép sản phẩm vào các thiết bị lưu trữ;
• Thiết bị lưu trữ cần được kiểm tra bảo đảm an ninh, an toàn thông tin trước khi đưa vào sử dụng;
• Tiến hành sao chép và bàn giao sản phẩm dữ liệu số hóa cho cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý được thực hiện nhiều lần hoặc một lần sau khi hoàn tất quá trình số hóa;
• Mỗi lần bàn giao sẽ được lập biên bản xác nhận giữa các bên liên quan.

+ Kiểm tra số lượng, chất lượng tài liệu lưu trữ số hóa và cấu trúc dữ liệu của tài liệu lưu trữ số hóa, bảo đảm sự kết nối chuẩn xác giữa dữ liệu chủ và tệp tin tài liệu lưu trữ số hóa.

+ Thực hiện giải pháp sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ số hóa và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số hóa sang thiết bị lưu trữ khác và bảo đảm chế độ bảo mật dữ liệu để phòng rủi ro thất thoát dữ liệu.

+ Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm; lập và lưu hồ sơ cơ sở dữ liệu

Căn cứ trên các biên bản bàn giao tài liệu, dữ liệu, các tiêu chuẩn nghiệp vụ, kỹ thuật, yêu cầu đầu ra của sản phẩm, thực hiện nghiệm thu và bàn giao sản phẩm.

(5) Số hóa tài liệu lưu trữ

+ Tạo lập dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ số hóa đối với trường hợp chưa có dữ liệu chủ.

+ Kết nối dữ liệu chủ với tài liệu lưu trữ số hóa và kiểm tra kết nối dữ liệu chủ với tài liệu lưu trữ số hóa.

+ Trả tài liệu lưu trữ gốc về kho sau khi số hóa: kiểm đếm số lượng tài liệu và kiểm tra tình trạng tài liệu khi trả lại; ghi biên bản và lưu hồ sơ.

+ Vận chuyển tài liệu lưu trữ gốc về kho bảo quản và sắp xếp lên giá.

Số hóa tài liệu lưu trữ ảnh (Hình từ internet)

Thể thức và kỹ thuật trình bày tài liệu lưu trữ chuyển từ tài liệu lưu trữ số dạng ảnh như thế nào?

Căn cứ Điều 15 Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày tài liệu lưu trữ chuyển đổi từ tài liệu lưu trữ số dạng ảnh như sau:

[1] Khổ giấy: theo thực tế khổ của tài liệu lưu trữ ảnh gốc.

[2] Tỷ lệ in: 100%, trường hợp phóng to, thu nhỏ phải bảo đảm tỷ lệ tương ứng với tài liệu lưu trữ gốc và bảo đảm thông tin rõ ràng, chính xác của tài liệu chuyển đổi so với tài liệu lưu trữ gốc.

[3] Các thành phần thể thức của tài liệu chuyển đổi theo quy định tại khoản 3 Điều 14 Thông tư 05/2025/TT-BNV và được trình bày mặt sau trang tài liệu chuyển đổi.

[4] Mẫu trình bày tài liệu lưu trữ chuyển đổi từ tài liệu lưu trữ số dạng ảnh, phim âm bản quy định tại Mục 1 Phụ lục VI Thông tư 05/2025/TT-BNV

Lưu ý: Thông tư 05/2025/TT-BNV có hiệu lực từ ngày 1/7/2025

Xem thêm 

• Công văn 14514-CV/VPTW: Hướng dẫn lưu trữ tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy theo Công văn 64