Các bước tiêu hủy tài liệu hết hạn lưu trữ từ 01/7/2025? Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành được quy định như thế nào?

Các bước tiêu hủy tài liệu hết hạn lưu trữ từ 01/7/2025?

Điều 13, Điều14 và Điều15 Thông tư 06/2025/TT-BNV tài liệu hết hạn lưu trữ phải được xử lý theo những bước sau:

(1) Thẩm định tài liệu hết thời hạn lưu trữ

- Cơ quan, tổ chức gửi văn bản đề nghị thẩm định tài liệu hết thời hạn lưu trữ kèm theo các văn bản: Quyết định thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ; Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ Bản thuyết minh tài liệu hết thời hạn lưu trữ; Biên bản họp Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ.

- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thẩm định thủ tục xét hủy, xem xét Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ; kiểm tra trực tiếp tài liệu trong trường hợp cần thiết và có ý kiến thẩm định bằng văn bản đối với tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp của cơ quan, tổ chức thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương.

- Sở Nội vụ thẩm định thủ tục xét hủy, xem xét Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ; kiểm tra trực tiếp tài liệu trong trường hợp cần thiết và có ý kiến thẩm định bằng văn bản đối với tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp của cơ quan, tổ chức thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh.

- Thời gian thẩm định tài liệu hết thời hạn lưu trữ chậm nhất là 25 ngày kể từ ngày Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Sở Nội vụ nhận văn bản đề nghị.

(2) Xem xét hủy tài liệu tại lưu trữ lịch sử

- Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương gửi Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước văn bản đề nghị hủy tài liệu lưu trữ kèm theo Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp và Bản thuyết minh tài liệu hết thời hạn lưu trữ.

- Lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh gửi Sở Nội vụ văn bản đề nghị hủy tài liệu lưu trữ kèm theo Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ và Bản thuyết minh tài liệu hết thời hạn lưu trữ.

- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Sở Nội vụ xem xét Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ; trong trường hợp cần thiết kiểm tra trực tiếp tài liệu và có ý kiến bằng văn bản gửi lưu trữ lịch sử; thông qua Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ và trình người có thẩm quyền quyết định hủy tài liệu lưu trữ theo quy định tại khoản 4 Điều 16 Luật Lưu trữ 2024.

(3) Tổ chức hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp

- Lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử lựa chọn phương pháp hủy tài liệu phù hợp; tổ chức hủy tài liệu theo quyết định của người có thẩm quyền về hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ.

- Các bước hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ

+ Đóng gói tài liệu và vận chuyển tài liệu đến nơi thực hiện hủy tài liệu;

+ Lập biên bản bàn giao tài liệu giữa người quản lý kho lưu trữ và người thực hiện hủy tài liệu;

+ Hủy tài liệu;

+ Lập biên bản về việc hủy tài liệu. Biên bản có đủ chữ ký, đóng dấu của cơ quan, đơn vị có tài liệu hủy và cơ quan, đơn vị hủy tài liệu.

- Thời hạn hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày có quyết định của người có thẩm quyền về hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp.

(4) Lập và lưu hồ sơ về việc hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ

- Việc hủy tài liệu lưu trữ phải được lập thành hồ sơ, bao gồm: Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; Bản thuyết minh tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; Quyết định thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ (đối với lưu trữ hiện hành); Biên bản họp Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ (đối với lưu trữ hiện hành); Văn bản của cơ quan có thẩm quyền về việc thẩm định, cho ý kiến đối với tài liệu hết thời hạn lưu trữ; Quyết định của người có thẩm quyền về hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ; Biên bản bàn giao tài liệu hết thời hạn lưu trữ; Biên bản về việc hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ; các tài liệu có liên quan khác.

- Hồ sơ về việc hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ hủy trong thời hạn ít nhất 20 năm kể từ ngày hủy tài liệu lưu trữ.

Các bước tiêu hủy tài liệu hết hạn lưu trữ từ 01/7/2025? (Hình internet)

Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành được quy định như thế nào?

Căn cứ Điều 12 Thông tư 06/2025/TT-BNV  quy định hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ hiện hành như sau:

- Cơ quan, tổ chức thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ. Hội đồng có trách nhiệm tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xét hủy tài liệu lưu trữ. Hội đồng tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.

- Thành phần Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ có tối thiểu 05 người bao gồm: đại diện lãnh đạo cơ quan, tổ chức là Chủ tịch Hội đồng; người làm lưu trữ của cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đồng; đại diện lãnh đạo đơn vị hoặc bộ phận có tài liệu, người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xét hủy là Ủy viên Hội đồng.

- Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ xem xét, đối chiếu Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại và quy định về thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu; kiểm tra trực tiếp tài liệu. Hội đồng thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp có đủ chữ ký của các thành viên Hội đồng.

Xem thêm 

• Từ ngày 01/7/2025, quy trình số hóa tài liệu lưu trữ phim âm bản được thực hiện như thế nào?
• Chính thức quy định cấu trúc dữ liệu tài liệu lưu trữ số từ ngày 1/7/2025. Các thuật ngữ mới nào cần biết trong nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số?