Từ ngày 01/7/2025, quy trình số hóa tài liệu lưu trữ phim âm bản được thực hiện như thế nào?

Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ phim âm bản được thực hiện như thế nào từ ngày 01/7/2025?

Căn cứ Điều 11 Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định quy trình số hóa tài liệu lưu trữ phim âm bản như sau:

[1] Chuẩn bị phim âm bản để số hóa

- Xem xét phim âm bản để phát hiện dấu hiệu hỏng hóc, bụi bẩn, mốc hoặc vết nứt hoặc tình trạng vật lý khác của phim âm bản.

- Khắc phục các dấu hiệu hư hỏng nhẹ, xử lý bụi bẩn hoặc xử lý chuyên sâu để bảo đảm chất lượng của tài liệu gốc được số hóa.

[2] Quét phim âm bản hoặc chụp lại phim âm bản

- Sử dụng máy quét phim âm bản chuyên dụng hoặc máy chụp phim âm bản chuyên dụng để quét hoặc chụp lại phim âm bản, bảo đảm chất lượng quét cao với độ phân giải và màu sắc chính xác.

- Cài đặt máy quét hoặc máy chụp theo đúng yêu cầu của sản phẩm đầu ra.

[3] Xử lý hậu kỳ

- Xử lý phim âm bản thành ảnh định dạng số bằng thiết bị chuyên dụng.

- Kiểm tra chất lượng của ảnh định dạng số.

- Xử lý kỹ thuật bảo đảm tính chính xác, chân thực của tài liệu lưu trữ số hóa với tài liệu lưu trữ gốc.

[4] Ký số tệp tin số hóa

- Chữ ký số của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ gốc trên tệp tin tài liệu lưu trữ số hóa, thông tin hiển thị gồm:

   + Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân;

   + Thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601);

   + Được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen;

   + Không hiển thị hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức

- Tài liệu lưu trữ số hóa từ tài liệu lưu trữ ảnh (dương bản) hoặc phim âm bản:

   + Định dạng: .JPEG, .PDF, .TIFF, .PNG;

   + Màu sắc: theo màu tài liệu gốc;

   + Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi.

   + Thông tin chữ ký số hiển thị tại góc trên, bên phải của tệp tin tài liệu số hóa.

[5] Số hóa tài liệu lưu trữ âm bản

Thực hiện các bước công việc theo quy định sau đây:

- Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu (nếu có)

+ Xây dựng tài liệu hướng dẫn chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu.

+ Thực hiện chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu theo tài liệu hướng dẫn, gồm các nội dung: chuẩn hóa định dạng tệp tin tài liệu, chuẩn hóa định dạng dữ liệu chủ, chuyển đổi mã ký tự của tài liệu và dữ liệu chủ, chuyển đổi cấu trúc dữ liệu chủ, đóng gói tài liệu số hóa.

+ Thực hiện sửa lỗi theo báo cáo kết quả kiểm tra.

+ Bàn giao dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ gốc cho bộ phận thực hiện số hóa.

- Kiểm tra sản phẩm

+ Xây dựng tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm

Tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm cần thể hiện rõ các nội dung bao gồm:

• Lỗi ảnh quét và lỗi biên mục, có lưu ý cụ thể đối với từng trường hợp sai lỗi phổ biến đã từng hoặc có nguy cơ cao xảy ra;
• Tài liệu hướng dẫn cần được phổ biến đến từng nhân sự triển khai làm công tác kiểm tra trước khi thực hiện.

+ Thực hiện kiểm tra sản phẩm theo hướng dẫn; lập báo cáo kiểm tra; thực hiện sửa lỗi theo báo cáo kết quả kiểm tra.

- Đóng gói tài liệu lưu trữ số hóa và dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ số hóa và chuyển vào Hệ thống.

- Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm

+ Sao chép sản phẩm vào các thiết bị lưu trữ

Xây dựng tài liệu hướng dẫn sao chép bảo đảm tuân thủ các quy định về an ninh, an toàn, bảo mật thông tin;

Thể hiện rõ các yêu cầu khi sao chép sản phẩm vào các thiết bị lưu trữ;

Thiết bị lưu trữ cần được kiểm tra bảo đảm an ninh, an toàn thông tin trước khi đưa vào sử dụng;

Tiến hành sao chép và bàn giao sản phẩm dữ liệu số hóa cho cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý được thực hiện nhiều lần hoặc một lần sau khi hoàn tất quá trình số hóa;

Mỗi lần bàn giao sẽ được lập biên bản xác nhận giữa các bên liên quan.

+ Kiểm tra số lượng, chất lượng tài liệu lưu trữ số hóa và cấu trúc dữ liệu của tài liệu lưu trữ số hóa, bảo đảm sự kết nối chuẩn xác giữa dữ liệu chủ và tệp tin tài liệu lưu trữ số hóa.

+ Thực hiện giải pháp sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ số hóa và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số hóa sang thiết bị lưu trữ khác và bảo đảm chế độ bảo mật dữ liệu để phòng rủi ro thất thoát dữ liệu.

+ Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm; lập và lưu hồ sơ cơ sở dữ liệu

Căn cứ trên các biên bản bàn giao tài liệu, dữ liệu, các tiêu chuẩn nghiệp vụ, kỹ thuật, yêu cầu đầu ra của sản phẩm, thực hiện nghiệm thu và bàn giao sản phẩm.

- Số hóa tài liệu lưu trữ

+ Tạo lập dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ số hóa đối với trường hợp chưa có dữ liệu chủ.

+ Kết nối dữ liệu chủ với tài liệu lưu trữ số hóa và kiểm tra kết nối dữ liệu chủ với tài liệu lưu trữ số hóa.

+ Trả tài liệu lưu trữ gốc về kho sau khi số hóa: kiểm đếm số lượng tài liệu và kiểm tra tình trạng tài liệu khi trả lại; ghi biên bản và lưu hồ sơ.

+ Vận chuyển tài liệu lưu trữ gốc về kho bảo quản và sắp xếp lên giá.

Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ phim âm bản được thực hiện như thế nào từ ngày 01/7/2025? Cách mấy cách thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số?(Hình internet)

Cách mấy cách thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số?

Theo Điều 18 Thông tư 05/2025/TT-BNV, có 02 cách thức thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số

Cách 1: Thu nộp trực tiếp

Thu nộp trực tiếp thực hiện trong trường hợp cơ quan, tổ chức nộp sử dụng Hệ thống khác với Hệ thống của cơ quan, tổ chức thu và chưa kết nối hoặc đã kết nối nhưng chưa có giải pháp bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình chuyển giao dữ liệu giữa hai Hệ thống.

Cách 2: Thu nộp trực tuyến

Thu nộp trực tuyến thực hiện trong trường hợp cơ quan, tổ chức nộp và cơ quan, tổ chức thu sử dụng chung Hệ thống hoặc sử dụng Hệ thống khác nhau nhưng đã thống nhất giải pháp kết nối và tiêu chuẩn kỹ thuật, bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình chuyển giao dữ liệu giữa hai Hệ thống.

Xem thêm 

• Công văn 14514-CV/VPTW: Hướng dẫn lưu trữ tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy theo Công văn 64