Xử lý hóa đơn điều chỉnh lần 1 bị sai như thế nào cho đúng mà kế toán cần biết?

Xử lý hóa đơn điều chỉnh lần 1 bị sai như thế nào cho đúng mà kế toán cần biết?

Hóa đơn điện tử đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong quản lý tài chính – kế toán của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, việc phát hiện sai sót trên hóa đơn là điều khó tránh khỏi.

Tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2025 quy định rõ cách xử lý khi hóa đơn điện tử đã lập bị sai. Dưới đây là những nội dung trọng tâm mà các tổ chức, cá nhân cần nắm rõ để xử lý đúng quy định.

[1] Xử lý hóa đơn điện tử sai sót

Tùy theo loại sai sót, người bán có thể xử lý theo ba hình thức:

- Trường hợp sai tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế: Người bán không phải lập lại hóa đơn. Chỉ cần thông báo cho người mua và thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

- Trường hợp sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, quy cách hàng hóa: Có thể chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Cả hai loại hóa đơn đều phải ghi rõ mục đích (điều chỉnh hay thay thế) và các thông tin liên quan đến hóa đơn gốc đã lập sai.

- Trường hợp sai nhiều hóa đơn trong tháng với cùng nội dung sai: Người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho tất cả các hóa đơn sai trong tháng. Phải đính kèm bảng kê hóa đơn theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT.

[2] Điều kiện lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế

Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì hai bên phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót. Trường hợp người mua là cá nhân thì người bán chỉ cần thông báo trực tiếp hoặc qua website (nếu có).

[3] Trường hợp hóa đơn sai do cơ quan thuế phát hiện

Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo đến người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT. Người bán có trách nhiệm rà soát và thực hiện điều chỉnh, thay thế theo đúng quy định.

[4[ Một số tình huống điều chỉnh đặc biệt

- Kết luận của cơ quan nhà nước làm thay đổi giá trị hàng hóa/dịch vụ: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh phản ánh số chênh lệch đúng với thực tế.

- Chiết khấu thương mại: Có thể điều chỉnh trên hóa đơn cuối cùng hoặc kỳ sau; hoặc lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê.

- Trả lại hàng hóa: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh. Nếu các bên thỏa thuận người mua lập hóa đơn trả lại, thì người mua thực hiện.

- Hàng hóa phải đăng ký quyền sở hữu: Người mua lập hóa đơn trả lại nếu có đủ điều kiện pháp lý.

- Bảo hiểm: Doanh nghiệp bảo hiểm lập hóa đơn điều chỉnh hoàn hoặc giảm phí theo biên bản thỏa thuận.

- Hoàn hủy dịch vụ đã thu tiền trước: Thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định.

- Giao dịch hoàn phí ngân hàng: Lập hóa đơn điều chỉnh nhưng không cần ghi thông tin chi tiết về hóa đơn gốc.

- Dịch vụ viễn thông sử dụng thẻ trả trước: Doanh nghiệp viễn thông lập hóa đơn điều chỉnh dựa trên bảng kê hoặc biên bản làm việc.

[5] Lưu ý khi áp dụng hóa đơn điều chỉnh, thay thế

Việc sử dụng hóa đơn điều chỉnh hay thay thế cần phù hợp với bản chất sai sót, đảm bảo không làm ảnh hưởng đến nghĩa vụ kê khai thuế của bên bán và bên mua. Tất cả các hóa đơn điều chỉnh, bảng kê, biên bản, thỏa thuận phải được lưu trữ đầy đủ, sẵn sàng xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Như vậy, Việc hiểu rõ và áp dụng đúng Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP về thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh.

Thực hiện đúng quy định không chỉ giúp hạn chế rủi ro pháp lý mà còn tạo điều kiện thuận lợi trong công tác kế toán, kiểm toán và quyết toán thuế. Các doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật quy định mới và hướng dẫn nhân sự kế toán nắm vững các thủ tục điều chỉnh, thay thế hóa đơn để đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Xử lý hóa đơn điều chỉnh lần 1 bị sai như thế nào cho đúng mà kế toán cần biết?

Đơn vị tính sử dụng trong kế toán được quy định như thế nào?

Căn cứ theo Điều 10 Luật Kế toán 2015 có quy định cụ thể về đơn vị tính sử dụng trong kế toán như sau:

[1] Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”, ký hiệu quốc tế là “VND”. Trong trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ, thì đơn vị kế toán phải ghi theo nguyên tệ và Đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái thực tế, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; đối với loại ngoại tệ không có tỷ giá hối đoái với Đồng Việt Nam thì phải quy đổi thông qua một loại ngoại tệ có tỷ giá hối đoái với Đồng Việt Nam.

Đơn vị kế toán chủ yếu thu, chi bằng một loại ngoại tệ thì được tự lựa chọn loại ngoại tệ đó làm đơn vị tiền tệ để kế toán, chịu trách nhiệm trước pháp luật và thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Khi lập báo cáo tài chính sử dụng tại Việt Nam, đơn vị kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái thực tế, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

[2] Đơn vị hiện vật và đơn vị thời gian lao động sử dụng trong kế toán là đơn vị đo pháp định của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; trường hợp đơn vị kế toán sử dụng đơn vị đo khác thì phải quy đổi ra đơn vị đo pháp định của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

[3] Đơn vị kế toán được làm tròn số, sử dụng đơn vị tính rút gọn khi lập hoặc công khai báo cáo tài chính.

[4] Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Điều này.