Hóa đơn thương mại điện tử là gì? Định dạng hóa đơn điện tử mới nhất kế toán cần biết?

Hóa đơn thương mại điện tử là gì?

Tại khoản 2a Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi điểm c khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có quy định về loại hóa đơn như sau:

Loại hóa đơn

Hóa đơn quy định tại Nghị định này gồm các loại sau:

...

2a. Hóa đơn thương mại điện tử là hóa đơn áp dụng đối với các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân (người xuất khẩu) có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài mà người xuất khẩu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế. Hóa đơn thương mại điện tử đáp ứng quy định về nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này và quy định về định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

Trường hợp người xuất khẩu không đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế thì lựa chọn lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.

...

Như vậy, thông qua quy định trên thì Hóa đơn thương mại điện tử là một loại hóa đơn điện tử dành riêng cho hoạt động xuất khẩu hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ ra nước ngoài. Loại hóa đơn này chỉ được sử dụng khi người xuất khẩu đáp ứng điều kiện kỹ thuật để chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế bằng phương thức điện tử.

Lưu ý quan trọng:

Nếu không đáp ứng điều kiện truyền dữ liệu hóa đơn thương mại điện tử đến cơ quan thuế, người xuất khẩu bắt buộc phải sử dụng hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử, không được sử dụng hóa đơn thương mại điện tử.

Hóa đơn thương mại điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử có định dạng như thế nào?

Căn cứ theo Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Khoản 9 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có quy định cụ thể về định dạng hóa đơn điện tử như sau:

Định dạng hóa đơn điện tử

1. Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).

2. Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

“3. Tổng cục Thuế xây dựng thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế. Riêng với hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế, Tổng cục Hải quan xây dựng thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ đối với các nội dung trên hoá đơn dành cho cơ quan hải quan và ngân hàng thương mại là đại lý hoàn thuế. Tổng cục Thuế công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan quản lý thuế để áp dụng thống nhất; cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này.”

4. Tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đáp ứng yêu cầu sau:

a) Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps.

b) Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.

c) Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

5. Hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

Như vậy, thông qua quy định trên thì hóa đơn điện tử có định dạng như sau:

[1] Ngôn ngữ định dạng

Hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (eXtensible Markup Language). Đây là ngôn ngữ được xây dựng nhằm mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin một cách thống nhất.

[2] Thành phần cấu trúc của hóa đơn điện tử

Theo quy định, hóa đơn điện tử bao gồm hai hoặc ba thành phần chính như sau:

- Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn: Gồm các thông tin như tên người bán, người mua, hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, thuế suất, số tiền, tổng tiền thanh toán,...

- Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số: Đảm bảo tính pháp lý và toàn vẹn của hóa đơn, thể hiện việc người bán đã ký số trên hóa đơn điện tử.

- Thành phần chứa dữ liệu mã của cơ quan thuế: Chỉ áp dụng đối với hóa đơn điện tử có mã xác thực do cơ quan thuế cấp.

[3] Yêu cầu kết nối khi truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế

Đối với tổ chức, doanh nghiệp thực hiện việc gửi hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế, cần đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật như sau:

- Kết nối thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, bao gồm ít nhất một kênh truyền chính và một kênh truyền dự phòng. Băng thông của mỗi kênh truyền phải đạt tối thiểu 5 Mbps.

- Sử dụng Web Service hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa để làm phương thức kết nối truyền dữ liệu.

- Dữ liệu hóa đơn được đóng gói và truyền nhận bằng giao thức SOAP.

[4] Yêu cầu về hiển thị hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung theo quy định nhằm đảm bảo không gây hiểu sai lệch. Người mua có thể xem, đọc được hóa đơn bằng các phương tiện điện tử như máy tính, điện thoại,...

[5] Trách nhiệm của cơ quan thuế

Tổng cục Thuế có trách nhiệm xây dựng và công bố định dạng chuẩn dữ liệu hóa đơn điện tử, phương thức truyền nhận, cũng như cung cấp công cụ để hiển thị nội dung hóa đơn điện tử đúng quy định.