Cách viết lời nhận xét đánh giá nhân viên khéo léo, chuyên nghiệp (Mẫu mới nhất)

Theo chia sẻ từ nhiều nhà quản lý và bộ phận nhân sự, viết lời nhận xét đánh giá nhân viên là nhiệm vụ gây áp lực nhất trong các kỳ review, đặc biệt vào cuối năm. Không phải vì thiếu tiêu chí hay biểu mẫu, mà vì chỉ một câu diễn đạt thiếu tinh tế cũng có thể khiến nhân viên hiểu sai kỳ vọng, giảm động lực hoặc thậm chí muốn rời đi.

Thực tế, lời nhận xét không phải để phán xét con người, mà để:

- Làm rõ mức độ đáp ứng KPI và kỳ vọng

- Điều chỉnh hành vi làm việc

- Thúc đẩy hiệu suất nhưng vẫn giữ được sự gắn kết.

Khi nào nhà quản lý cần viết lời nhận xét đánh giá nhân viên?

Lời nhận xét đánh giá nhân viên không chỉ xuất hiện vào cuối năm. Trong quản trị hiệu suất hiện đại, nhận xét cần được thực hiện đúng thời điểm và đúng tần suất.

Các thời điểm quan trọng bao gồm:

- Đánh giá hiệu suất định kỳ (tháng/quý)

- Đánh giá cuối năm

- Đánh giá sau thử việc

- Xét thưởng, tăng lương

- Khi hiệu suất hoặc thái độ làm việc có dấu hiệu giảm

Trong các kỳ đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, lời nhận xét đóng vai trò là căn cứ để điều chỉnh mục tiêu, phân bổ công việc và xét thưởng. Nếu bạn cần một khung tham chiếu rõ ràng, có thể xem thêm mẫu bảng đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên và mục tiêu của việc đánh giá hiệu suất để áp dụng thống nhất trong doanh nghiệp.

Trước khi viết nhận xét, nhà quản lý cần chuẩn bị gì?

1. Nhận xét phải dựa trên tiêu chí, không dựa trên cảm xúc

Một lỗi phổ biến là nhận xét theo cảm giác cá nhân. Để đảm bảo tính khách quan, nội dung đánh giá nên bám vào các tiêu chí cốt lõi như:

- Kết quả và hiệu suất công việc (KPI, chỉ tiêu)

- Năng lực chuyên môn

- Thái độ làm việc và tinh thần hợp tác

- Mức độ đáp ứng kỳ vọng của vị trí

Việc xây dựng hệ tiêu chí rõ ràng giúp lời nhận xét nhất quán và dễ tiếp thu hơn. Bạn có thể tham khảo chi tiết các tiêu chí đánh giá năng lực nhân viên để làm nền tảng cho việc nhận xét và phản hồi.

2. Áp dụng mô hình phản hồi giúp nhận xét dễ nghe - dễ tiếp thu

a. Mô hình Sandwich (Khen - Góp ý - Định hướng)

Mô hình này phù hợp khi cần góp ý nhưng vẫn giữ động lực cho nhân viên.

Thay vì nói:

“Bạn làm tốt nhưng thái độ chưa ổn.”

Hãy diễn đạt theo hướng:

“Tôi ghi nhận bạn đã hoàn thành tốt KPI tháng này. Có một điểm cần cải thiện là cách phản hồi trong các buổi họp nhóm. Nếu điều chỉnh được điều này, tôi tin bạn sẽ đáp ứng tốt hơn kỳ vọng của vai trò trong thời gian tới.”

b. Mô hình SBI (Situation - Behavior - Impact)

Mô hình SBI giúp lời nhận xét dựa trên hành vi cụ thể, tránh quy chụp.

Ví dụ:

“Trong cuộc họp dự án tuần trước, bạn chưa cập nhật đầy đủ tiến độ công việc, điều này khiến các bộ phận liên quan bị động trong việc phối hợp. Chúng ta có thể thống nhất cách cập nhật rõ ràng hơn cho các buổi họp sau không?”

Các mẫu lời nhận xét đánh giá nhân viên theo từng ngữ cảnh

1. Lời nhận xét đánh giá nhân viên cuối năm

Đánh giá cuối năm là thời điểm quan trọng nhất để tổng kết, xét thưởng và giữ chân nhân sự. Lời nhận xét cần phản ánh đúng kết quả và định hướng phát triển dài hạn. Trong trường hợp này, nhà quản lý nên kết hợp nhận xét với biểu mẫu chính thức, bạn có thể tham khảo mẫu phiếu đánh giá nhân viên cuối năm và các tiêu chí đánh giá quan trọng cần có để đảm bảo tính nhất quán.

Mẫu câu tham khảo

Dành cho nhân viên xuất sắc

Mẫu 1: Không chỉ hoàn thành 100% KPI, tôi đặc biệt đánh giá cao tinh thần chủ động giải quyết vấn đề của bạn trong dự án [Tên dự án]. Bạn đã trở thành điểm tựa tin cậy cho cả nhóm khi gặp khó khăn.

Mẫu 2: Kết quả kinh doanh năm nay chứng minh năng lực vượt trội của bạn. Điều làm tôi ấn tượng nhất chính là cách bạn truyền lửa và hỗ trợ đồng đội cùng tiến bộ, đây chính là tố chất của một nhà lãnh đạo tương lai.

Dành cho nhân viên khá, cần bứt phá

Mẫu 1: Bạn có nền tảng chuyên môn vững chắc và hoàn thành tốt các hạng mục công việc định kỳ. Tuy nhiên, tôi kỳ vọng thấy bạn quyết liệt hơn trong việc đề xuất các ý tưởng sáng tạo thay vì chỉ thực thi theo yêu cầu.

Mẫu 2: Hiệu suất của bạn trong năm qua rất ổn định. Để đạt được bước tiến lớn hơn (như thăng tiến lên vị trí [Tên vị trí]), bạn cần tập trung cải thiện thêm kỹ năng quản trị rủi ro và tối ưu hóa quy trình làm việc hiện tại.

Dành cho nhân viên đang chững lại

Mẫu 1: Tôi nhận thấy trong quý IV, nhịp độ công việc của bạn có phần chững lại so với giai đoạn đầu năm. Tôi tin rằng đây chỉ là rào cản tạm thời. Hãy cùng tôi ngồi lại để xem liệu có khó khăn hệ thống nào đang cản trở bạn tỏa sáng không?

Mẫu 2: Năng lực của bạn rất tốt nhưng sự tỉ mỉ trong chi tiết (Detail-oriented) hiện tại chưa tương xứng với kỳ vọng của vị trí này. Trong năm tới, tôi sẽ cùng bạn thiết lập một lộ trình rèn luyện tính chính xác để bạn tự tin hơn trong công việc.

2. Lời nhận xét đánh giá nhân viên sau thử việc

Giai đoạn thử việc rất nhạy cảm. Một lời nhận xét thiếu rõ ràng có thể khiến doanh nghiệp đánh giá sai người hoặc khiến nhân viên giỏi rời đi sớm. Thực tế cho thấy nhiều trường hợp thất bại xuất phát từ việc đánh giá sai nhân viên thử việc, bạn nên đọc thêm những lỗi thường gặp khi đánh giá nhân viên thử việc và cách khắc phục để tránh lặp lại sai lầm này.

Phân loại nhận xét

Đạt yêu cầu:

Mẫu 1: Tôi rất ấn tượng với tốc độ nắm bắt quy trình của bạn. Không chỉ hoàn thành tốt các task thử việc, cách bạn chủ động kết nối với các thành viên trong team giúp dự án [Tên dự án] vận hành trơn tru hơn rất nhiều. Chào mừng bạn chính thức đồng hành cùng chúng tôi.

Mẫu 2: Bạn cho thấy sự phù hợp tuyệt vời với văn hóa công ty qua thái độ cầu thị và tư duy phản biện. Tôi tin rằng với năng lực chuyên môn sẵn có, bạn sẽ sớm trở thành nhân tố nòng cốt trong quý tới.

Cần cải thiện:

Mẫu 1: Về mặt chuyên môn, bạn đã đáp ứng được 80% kỳ vọng. Tuy nhiên, khả năng quản lý ưu tiên (prioritization) cần được mài dũa thêm để đảm bảo tiến độ chung. Trong tháng tới, tôi muốn bạn tập trung vào việc báo cáo tiến độ theo tuần để tôi có thể hỗ trợ bạn kịp thời hơn.

Mẫu 2: Kỹ năng thực thi của bạn rất tốt, nhưng tương tác liên phòng ban hiện tại vẫn còn hơi dè dặt. Để tiến xa hơn tại vị trí này, bạn cần cởi mở hơn trong việc trao đổi thông tin. Chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn tham gia các buổi brainstorming nhóm nhiều hơn.

Chưa phù hợp

Mẫu 1: Sau 2 tháng đồng hành, tôi nhận thấy định hướng phát triển cá nhân của bạn hiện tại đang có sự lệch nhịp với yêu cầu thực tế của vị trí [Tên vị trí]. Do đó, chúng ta nên dừng lại tại đây để cả hai bên có thể tìm kiếm những lựa chọn phù hợp hơn.

Mẫu 2: Chúng tôi ghi nhận sự nỗ lực của bạn, tuy nhiên các yêu cầu về kỹ năng kỹ thuật đặc thù (như...) của dự án hiện tại đang đòi hỏi mức độ kinh nghiệm cao hơn những gì bạn đang có. Chúc bạn thành công với những cơ hội sắp tới.

3. Lời nhận xét góp ý khi hiệu suất chưa tốt

Khi hiệu suất giảm, điều quan trọng là không chỉ ra lỗi rồi dừng lại, mà cần thể hiện sự đồng hành.

Mẫu câu nên dùng

Khi nhân viên gặp vấn đề về kỹ năng hoặc quy trình thay vì nói "kết quả chưa đạt", hãy tập trung vào "điểm nghẽn".

Mẫu 1: Tôi quan sát thấy tiến độ của bạn trong dự án này đang bị chậm lại ở khâu [X]. Tôi hiểu khâu này có nhiều rào cản kỹ thuật. Hãy cùng tôi rà soát lại quy trình để xem chúng ta có thể tối ưu hóa bước nào nhằm giải phóng áp lực cho bạn không?

Mẫu 2: Kết quả của quý này đang có khoảng cách so với mục tiêu đề ra. Thay vì chỉ nhìn vào con số, tôi muốn cùng bạn phân tích các yếu tố khách quan và chủ quan. Tôi tin rằng với năng lực của bạn, nếu điều chỉnh phương pháp [Y], hiệu suất sẽ quay lại quỹ đạo.

Khi nhân viên mất tập trung hoặc giảm sút thái độ thay vì nói "điều chỉnh để hiệu quả hơn", hãy khơi gợi lại phong độ tốt nhất của họ.

Mẫu 1: Tôi nhận thấy sự năng nổ và tính chủ động của bạn gần đây không còn duy trì được như giai đoạn trước. Đây là điều tôi rất trân trọng ở bạn, nên tôi muốn lắng nghe xem có khó khăn hay thay đổi nào đang làm bạn bận tâm không?

Mẫu 2: Tiêu chuẩn công việc của bạn thường rất cao, nhưng gần đây đã xuất hiện những lỗi nhỏ không đáng có. Tôi không muốn những chi tiết này làm mờ đi năng lực thực sự của bạn. Chúng ta hãy thảo luận về cách để bạn lấy lại sự tập trung cao nhất nhé.

4. Lời nhận xét đánh giá nhân viên để xét thưởng, tăng lương

Khi lời nhận xét được dùng làm căn cứ xét thưởng, yếu tố công bằng và minh bạch là bắt buộc. Nhà quản lý nên dựa trên hệ tiêu chí rõ ràng, bạn có thể tham khảo thêm các tiêu chí nhận xét đánh giá nhân viên nhằm nâng cao chất lượng và xét thưởng cho nhân sự để áp dụng thống nhất.

Ví dụ

Nhóm 1: Nhấn mạnh vào hiệu suất vượt kỳ vọng dành cho những nhân viên hoàn thành vượt định mức, đem lại con số thực tế cho công ty.

Mẫu 1: Với kết quả đạt 120% KPI doanh số trong bối cảnh thị trường biến động, bạn đã chứng minh năng lực thích nghi và thực thi xuất sắc. Quyết định tăng lương này là sự ghi nhận xứng đáng cho những nỗ lực vượt bậc của bạn trong suốt 12 tháng qua.

Mẫu 2: Bạn không chỉ dừng lại ở việc hoàn thành nhiệm vụ, mà còn tối ưu hóa quy trình [X] giúp tiết kiệm 15% chi phí vận hành cho bộ phận. Đây chính là giá trị thặng dư mà công ty luôn tìm kiếm và trân trọng.

Nhóm 2: Nhấn mạnh vào tầm ảnh hưởng và văn hóa dành cho những người dù chỉ số chuyên môn đạt nhưng có đóng góp lớn về mặt đội ngũ (nhân tố gắn kết).

Mẫu 1: Ngoài việc duy trì hiệu suất ổn định, tôi đặc biệt đánh giá cao vai trò 'người dẫn dắt' (mentor) của bạn đối với các nhân sự mới. Sự thành công của nhóm [Tên nhóm] hiện tại mang đậm dấu ấn hỗ trợ và lan tỏa năng lượng tích cực từ bạn."

Mẫu 2: Bạn là hình mẫu về sự chuyên nghiệp và trách nhiệm. Việc xét thưởng lần này không chỉ dựa trên kết quả công việc, mà còn vì những đóng góp âm thầm của bạn trong việc xây dựng văn hóa phối hợp liên phòng ban hiệu quả.

Nhóm 3: Nhấn mạnh vào tiềm năng dài hạn dành cho trường hợp tăng lương để giữ chân nhân tài (Retention).

Mẫu 1: Công ty nhìn thấy ở bạn một tư duy quản lý tiềm năng. Khoản điều chỉnh lương lần này là sự đầu tư và cam kết của chúng tôi vào lộ trình phát triển dài hạn của bạn tại vị trí [Tên vị trí cao hơn] trong tương lai.

Mẫu 2: Sự bứt phá của bạn trong năm qua cho thấy bạn đã sẵn sàng cho những thử thách lớn hơn. Chúng tôi ghi nhận và hy vọng mức thưởng này sẽ là động lực để bạn tiếp tục chinh phục những cột mốc mới cùng tổ chức.

Những lỗi thường gặp khi viết lời nhận xét đánh giá nhân viên

Có nên ghi lời nhận xét đánh giá nhân viên bằng văn bản không?

- Nên ghi bằng văn bản trong các kỳ đánh giá chính thức như cuối năm hoặc xét thưởng

- Chỉ nên trao đổi 1-1 khi góp ý cải thiện ngắn hạn

Để thuận tiện, bạn có thể sử dụng mẫu phiếu đánh giá năng lực nhân viên mới nhất 2025, giúp chuẩn hóa nội dung nhận xét và lưu trữ hồ sơ nhân sự đầy đủ.

Kết luận

Lời nhận xét đánh giá nhân viên, nếu được viết đúng cách, không làm nhân viên sợ, mà giúp họ hiểu rõ kỳ vọng và cải thiện hiệu suất. Quản lý giỏi không phải là người nói nhiều, mà là người nói đúng câu - đúng lúc - đúng ngữ cảnh.