Kế hoạch 1786/KH-UBND năm 2025 thực hiện Chỉ thị 05/CT-UBND về quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị trên địa bàn tỉnh Bình Thuận

KẾ HOẠCH

TRIỂN KHAI THỰC HIỆN CHỈ THỊ SỐ 05/CT-UBND NGÀY 04/4/2025 CỦA CHỦ TỊCH UBND TỈNH VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG QUÁ TRÌNH SẮP XẾP TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA HỆ THỐNG CHÍNH TRỊ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH THUẬN

Thực hiện Kết luận số 127-KL/TW ngày 28/02/2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về triển khai nghiên cứu, đề xuất tiếp tục sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị, Công văn số 414/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2025 của Bộ Nội vụ về việc tăng cường quản lý công tác quản lý văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127- KL/TW của Bộ Chính trị, Ban Bí thư; Chỉ thị số 05/CT-UBND ngày 04/4/2025 của Chủ tịch UBND tỉnh về thực hiện một số biện pháp để quản lý công tác văn thư, lưu trữ của hệ thống chính trị theo trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Công văn số 851/BNV-CVT&LTNN ngày 01/4/2025 của Bộ Nội vụ về số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị;

Để công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục, bảo đảm quản lý an toàn tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy, Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện Chỉ thị số 05/CT-UBND, cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

a) Tổ chức triển khai thực hiện các nhiệm vụ cấp bách tại Chỉ thị số 05/CT-UBND ngày 04/4/2025 của Chủ tịch UBND tỉnh và các nội dung của Kế hoạch này.

b) Xác định cụ thể nội dung công việc, thời hạn, tiến độ và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan.

c) Nâng cao trách nhiệm của UBND cấp huyện, UBND cấp xã, các cơ quan, tổ chức chịu ảnh hưởng của việc sắp xếp tổ chức bộ máy trong việc chỉ đạo, triển khai thực hiện Chỉ thị; nâng cao nhận thức, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn, thực hiện bàn giao và tiếp nhận đầy đủ tài liệu, cơ sở dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính trước, trong và sau khi hoàn thành sắp xếp tổ chức bộ máy.

d) Đảm bảo các hoạt động công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy diễn ra thông suốt, liên tục, an toàn.

đ) Quản lý tập trung, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ trước, trong và sau khi hoàn thành sắp xếp tổ chức bộ máy.

2. Yêu cầu

a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm chỉ đạo tổ chức thực hiện quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị; cán bộ, công chức, viên chức, người lao động chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, đơn vị hành chính trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình về toàn bộ tài liệu và cơ sở dữ liệu do cá nhân trực tiếp tham mưu và quản lý.

b) Trước và trong khi sắp xếp tổ chức bộ máy, tài liệu và cơ sở dữ liệu phải được tiếp tục bảo quản tại kho lưu trữ của Lưu trữ cơ quan (hoặc địa điểm đang bảo quản) của đơn vị hành chính trước khi sắp xếp.

c) Thực hiện việc đóng phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động. Cơ quan, tổ chức không ban hành văn bản hành chính theo thẩm quyền kể từ ngày quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc hợp nhất hoặc kết thúc hoạt động có hiệu lực.

d) Đảm bảo an toàn tài liệu, an toàn thông tin tài liệu lưu trữ. Nghiêm cấm việc chiếm giữ, mua bán, phát tán (đặc biệt là trên không gian mạng), chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không được làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy; không được phép mang hoặc gửi tài liệu, cơ sở dữ liệu bằng bất cứ hình thức nào ra khỏi nơi bảo quản tài liệu khi chưa được phép của người đứng đầu cơ quan quản lý tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Cá nhân, tổ chức vi phạm các hành vi nghiêm cấm nêu trên sẽ bị xem xét, xử lý trách nhiệm theo quy định của Luật Cán bộ, Công chức và các quy định pháp luật có liên quan.

đ) Các cơ quan, đơn vị tạm dừng thực hiện quy trình tiêu hủy tài liệu cho đến khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị.

e) Việc bàn giao tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy được thực hiện đúng quy định của pháp luật lưu trữ về thẩm quyền quản lý. Khi bàn giao phải lập biên bản giao nhận kèm Danh mục tài liệu hoặc hồ sơ; thiết bị lưu trữ dữ liệu, tài liệu trước sự chứng kiến của các bên có liên quan. Biên bản bàn giao tài liệu thực hiện theo mẫu tại Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư.

g) Nội dung công việc phải gắn với trách nhiệm, chức năng của cơ quan, đơn vị, cá nhân được phân công chủ trì trong việc phối hợp với các Sở, ban, ngành, UBND cấp huyện, cấp xã và các cơ quan, tổ chức có liên quan.

h) Các đơn vị sự nghiệp thuộc ngành giáo dục và y tế tổ chức thực hiện thống kê tài liệu, lập Danh mục tài liệu, thực hiện nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

II. NỘI DUNG NHIỆM VỤ

1. Tổ chức tuyên truyền, phổ biến, thực hiện nghiêm Chỉ thị số 05/CT- UBND ngày 04/4/2025 của Chủ tịch UBND tỉnh và các văn bản khác của Bộ Nội vụ, UBND tỉnh, Sở Nội vụ trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị.

2. Xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ bảo đảm quản lý an toàn tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị.

3. Thực hiện thống kê, đóng gói, niêm phong, xác nhận khối lượng, tình trạng tài liệu giấy, tài liệu trên các vật mang tin khác (nếu có), tiếp nhận và phối hợp bảo quản tạm thời tập trung tài liệu của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn, bàn giao tài liệu theo thẩm quyền quản lý cho cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy, cụ thể:

a) Thống kê riêng hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh trước đó để sẵn sàng nộp vào Lưu trữ lịch sử.

b) Thống kê, lập Danh mục, đóng gói tài liệu tại phòng, kho lưu trữ và hướng dẫn đơn vị, cá nhân thống kê, đóng gói hồ sơ, tài liệu chưa nộp lưu; tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các đơn vị, cá nhân và tập kết về phòng, kho bảo quản tập trung. Cần lưu ý, tập hợp riêng và lập Danh mục, ghi chú rõ ràng đối với hồ sơ, tài liệu về công việc chưa hoàn thành.

c) Đối với công việc đang phục vụ hoạt động của người dân và doanh nghiệp, cá nhân đang trực tiếp giải quyết tiếp tục quản lý và chủ động lập Danh mục các công việc đang xử lý chờ bàn giao khi có chỉ đạo, bảo đảm hoạt động thông suốt, liên tục, không gián đoạn.

KẾ HOẠCH

TRIỂN KHAI THỰC HIỆN CHỈ THỊ SỐ 05/CT-UBND NGÀY 04/4/2025 CỦA CHỦ TỊCH UBND TỈNH VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG QUÁ TRÌNH SẮP XẾP TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA HỆ THỐNG CHÍNH TRỊ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH THUẬN

Thực hiện Kết luận số 127-KL/TW ngày 28/02/2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về triển khai nghiên cứu, đề xuất tiếp tục sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị, Công văn số 414/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2025 của Bộ Nội vụ về việc tăng cường quản lý công tác quản lý văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127- KL/TW của Bộ Chính trị, Ban Bí thư; Chỉ thị số 05/CT-UBND ngày 04/4/2025 của Chủ tịch UBND tỉnh về thực hiện một số biện pháp để quản lý công tác văn thư, lưu trữ của hệ thống chính trị theo trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Công văn số 851/BNV-CVT&LTNN ngày 01/4/2025 của Bộ Nội vụ về số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị;

Để công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục, bảo đảm quản lý an toàn tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy, Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện Chỉ thị số 05/CT-UBND, cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

a) Tổ chức triển khai thực hiện các nhiệm vụ cấp bách tại Chỉ thị số 05/CT-UBND ngày 04/4/2025 của Chủ tịch UBND tỉnh và các nội dung của Kế hoạch này.

b) Xác định cụ thể nội dung công việc, thời hạn, tiến độ và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan.

c) Nâng cao trách nhiệm của UBND cấp huyện, UBND cấp xã, các cơ quan, tổ chức chịu ảnh hưởng của việc sắp xếp tổ chức bộ máy trong việc chỉ đạo, triển khai thực hiện Chỉ thị; nâng cao nhận thức, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn, thực hiện bàn giao và tiếp nhận đầy đủ tài liệu, cơ sở dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính trước, trong và sau khi hoàn thành sắp xếp tổ chức bộ máy.

d) Đảm bảo các hoạt động công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy diễn ra thông suốt, liên tục, an toàn.

đ) Quản lý tập trung, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ trước, trong và sau khi hoàn thành sắp xếp tổ chức bộ máy.

2. Yêu cầu

a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm chỉ đạo tổ chức thực hiện quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị; cán bộ, công chức, viên chức, người lao động chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, đơn vị hành chính trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình về toàn bộ tài liệu và cơ sở dữ liệu do cá nhân trực tiếp tham mưu và quản lý.

b) Trước và trong khi sắp xếp tổ chức bộ máy, tài liệu và cơ sở dữ liệu phải được tiếp tục bảo quản tại kho lưu trữ của Lưu trữ cơ quan (hoặc địa điểm đang bảo quản) của đơn vị hành chính trước khi sắp xếp.

c) Thực hiện việc đóng phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động. Cơ quan, tổ chức không ban hành văn bản hành chính theo thẩm quyền kể từ ngày quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc hợp nhất hoặc kết thúc hoạt động có hiệu lực.

d) Đảm bảo an toàn tài liệu, an toàn thông tin tài liệu lưu trữ. Nghiêm cấm việc chiếm giữ, mua bán, phát tán (đặc biệt là trên không gian mạng), chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không được làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy; không được phép mang hoặc gửi tài liệu, cơ sở dữ liệu bằng bất cứ hình thức nào ra khỏi nơi bảo quản tài liệu khi chưa được phép của người đứng đầu cơ quan quản lý tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Cá nhân, tổ chức vi phạm các hành vi nghiêm cấm nêu trên sẽ bị xem xét, xử lý trách nhiệm theo quy định của Luật Cán bộ, Công chức và các quy định pháp luật có liên quan.

đ) Các cơ quan, đơn vị tạm dừng thực hiện quy trình tiêu hủy tài liệu cho đến khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị.

e) Việc bàn giao tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy được thực hiện đúng quy định của pháp luật lưu trữ về thẩm quyền quản lý. Khi bàn giao phải lập biên bản giao nhận kèm Danh mục tài liệu hoặc hồ sơ; thiết bị lưu trữ dữ liệu, tài liệu trước sự chứng kiến của các bên có liên quan. Biên bản bàn giao tài liệu thực hiện theo mẫu tại Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư.

g) Nội dung công việc phải gắn với trách nhiệm, chức năng của cơ quan, đơn vị, cá nhân được phân công chủ trì trong việc phối hợp với các Sở, ban, ngành, UBND cấp huyện, cấp xã và các cơ quan, tổ chức có liên quan.

h) Các đơn vị sự nghiệp thuộc ngành giáo dục và y tế tổ chức thực hiện thống kê tài liệu, lập Danh mục tài liệu, thực hiện nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

II. NỘI DUNG NHIỆM VỤ

1. Tổ chức tuyên truyền, phổ biến, thực hiện nghiêm Chỉ thị số 05/CT- UBND ngày 04/4/2025 của Chủ tịch UBND tỉnh và các văn bản khác của Bộ Nội vụ, UBND tỉnh, Sở Nội vụ trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị.

2. Xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ bảo đảm quản lý an toàn tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị.

3. Thực hiện thống kê, đóng gói, niêm phong, xác nhận khối lượng, tình trạng tài liệu giấy, tài liệu trên các vật mang tin khác (nếu có), tiếp nhận và phối hợp bảo quản tạm thời tập trung tài liệu của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn, bàn giao tài liệu theo thẩm quyền quản lý cho cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy, cụ thể:

a) Thống kê riêng hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh trước đó để sẵn sàng nộp vào Lưu trữ lịch sử.

b) Thống kê, lập Danh mục, đóng gói tài liệu tại phòng, kho lưu trữ và hướng dẫn đơn vị, cá nhân thống kê, đóng gói hồ sơ, tài liệu chưa nộp lưu; tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các đơn vị, cá nhân và tập kết về phòng, kho bảo quản tập trung. Cần lưu ý, tập hợp riêng và lập Danh mục, ghi chú rõ ràng đối với hồ sơ, tài liệu về công việc chưa hoàn thành.

c) Đối với công việc đang phục vụ hoạt động của người dân và doanh nghiệp, cá nhân đang trực tiếp giải quyết tiếp tục quản lý và chủ động lập Danh mục các công việc đang xử lý chờ bàn giao khi có chỉ đạo, bảo đảm hoạt động thông suốt, liên tục, không gián đoạn.

d) Các Biểu mẫu thống kê tài liệu, Danh mục công việc chưa hoàn thành thực hiện theo mẫu tại các Phụ lục kèm theo Kế hoạch này.

đ) Tổng hợp, báo cáo kết quả thống kê gửi về Sở Nội vụ để theo dõi, tổng hợp; phục vụ xây dựng đề án xử lý nghiệp vụ tài liệu sau khi sắp xếp.

4. Thực hiện quy trình nộp lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

5. Bố trí kho tàng, trang thiết bị, nhân lực cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

6. Bàn giao tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu về các địa điểm để bảo quản tập trung:

a) Đối với các cơ quan, tổ chức thuộc UBND tỉnh: Tập kết toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu về các địa điểm bảo quản do Trung tâm Lưu trữ lịch sử đề xuất, chờ bàn giao cho cơ quan có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

b) Đối với UBND cấp huyện: Bố trí phòng kho để bảo quản tập trung đối với tất cả tài liệu của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, tài liệu của các cơ quan, đơn vị trực thuộc khác (nếu có), chờ bàn giao cho cơ quan có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

c) Đối với UBND cấp xã: Bố trí lực lượng bảo quản an toàn tại chỗ, thực hiện bàn giao cho xã, phường, đặc khu thành lập sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

7. Chuẩn bị nhân lực và các điều kiện khác bảo đảm để triển khai các nhiệm vụ sắp xếp, đóng gói, niêm phong, vận chuyển, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu. Bố trí nguồn lực để bảo đảm an toàn tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu tại các phòng, kho đã được Lưu trữ lịch sử xác nhận, niêm phong đến khi bàn giao cho cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

8. Đối với tài liệu điện tử, cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử

a) Thống kê, xác nhận số lượng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của những công việc đã hoàn thành và những công việc chưa hoàn thành; khoanh vùng dữ liệu trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành hoặc trích xuất ra thiết bị lưu trữ và bảo đảm an toàn, toàn vẹn tài liệu và cơ sở dữ liệu cho đến khi bàn giao cho Lưu trữ lịch sử tỉnh hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

b) Đăng ký mở mới hoặc mở lại tài khoản của tổ chức, lãnh đạo, văn thư trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành để bảo đảm việc phát hành và tiếp nhận văn bản; Thực hiện việc quản lý, sử dụng, giao nộp con dấu, đăng ký cấp con dấu, đề nghị khắc dấu mới và chứng thư chữ kí số chuyên dùng công vụ theo quy định.

c) Xây dựng phương án bàn giao, tích hợp tài liệu, cơ sở dữ liệu, những nhiệm vụ đã giải quyết xong, nhiệm vụ chưa giải quyết xong trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

III. NHIỆM VỤ CỤ THỂ

Nhiệm vụ triển khai cụ thể tại Phụ lục kèm theo

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

a) Chủ trì triển khai, thực hiện các nhiệm vụ được giao tại Chỉ thị số 05/CT-UBND và Kế hoạch này đảm bảo kịp thời, thống nhất và đáp ứng yêu cầu quản lý chỉ đạo cụ thể:

- Tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh bố trí đủ nguồn lực bảo đảm an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu tại Lưu trữ lịch sử và các phòng, kho đã được khảo sát, Lưu trữ lịch sử đã xác nhận, niêm phong cho đến khi bàn giao cho cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý sau sắp xếp bộ máy.

- Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương thống kê, sắp xếp, đóng gói, niêm phong; xác nhận khối lượng, tình trạng tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác (nếu có); tiếp nhận và phối hợp bảo quản tại chỗ đối với tài liệu cho đến khi hoàn thành việc xử lý nghiệp vụ; bố trí phòng, kho để đảm bảo an toàn tài liệu thu về sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

- Theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan triển khai thực hiện Chỉ thị số 05/CT-UBND và Kế hoạch này; kịp thời giải đáp các khó khăn, vướng mắc cho các cơ quan, tổ chức; tổng hợp, báo cáo, tham mưu Lãnh đạo Sở Nội vụ xem xét cho ý kiến chỉ đạo các nội dung, nhiệm vụ phát sinh trong quá trình thực hiện.

b) Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh

- Chủ động các biện pháp thu thập hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Căn cứ vào khả năng đáp ứng của kho lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tham mưu Sở Nội vụ phối hợp các cơ quan có liên quan đề xuất cải tạo, gia cố, bố trí thêm trang thiết bị về bảo quản, phòng cháy chữa cháy để có thể tiếp nhận thêm tài liệu và bảo đảm an toàn cho tài liệu được thu về trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

- Phối hợp với người đứng đầu cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh rà soát, thống kê hồ sơ, tài liệu có thời hạn, tài liệu chưa được chỉnh lý; bố trí kho tàng và các điều kiện cần thiết để tạm thời bảo quản tập trung, đảm bảo an toàn tài liệu và bàn giao tài liệu theo thẩm quyền quản lý cho cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

- Cử viên chức trực tiếp hướng dẫn thống kê, sắp xếp, đóng gói, niêm phong, xác nhận khối lượng, tình trạng tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác (nếu có), tiếp nhận và phối hợp bảo quản tại chỗ đối với tài liệu của các cơ quan, tổ chức cho đến khi hoàn thành việc xử lý nghiệp vụ, bố trí được phòng, kho để đảm bảo an toàn tài liệu thu về sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

- Thống kê toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh; tiếp tục bảo đảm an toàn, toàn vẹn và khả năng sử dụng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh cho đến khi tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

- Phối hợp với Sở Tài chính, UBND cấp huyện khảo sát địa điểm, tận dụng trụ sở làm việc dôi dư, đề xuất bố trí làm nơi tập kết bảo quản tập trung tài liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc UBND tỉnh, UBND cấp huyện, các đơn vị khác (nếu có).

- Tiếp nhận con dấu hết giá trị sử dụng từ cơ quan đăng ký mẫu con dấu để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lịch sử theo quy định tại Quyết định số 19/2019/QĐ-TTg ngày 10/ 5/2019 của Thủ tướng Chính phủ về việc giữ lại con dấu hết giá trị sử dụng của một số cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lịch sử.

- Tổng hợp số lượng, tình trạng tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu và báo cáo Sở Nội vụ để báo cáo UBND tỉnh, Bộ Nội vụ.

- Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy: Tham mưu Sở Nội vụ trình UBND tỉnh chỉ đạo xây dựng đề án xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu đã được thống kê của cơ quan, tổ chức, địa phương trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy.

2. Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố

a) Căn cứ các nhiệm vụ cụ thể được giao tại Chỉ thị số 05/CT -UBND và Kế hoạch này, người đứng đầu các cơ quan, tổ chức, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố chỉ đạo các đơn vị, bộ phận, cá nhân có liên quan kịp thời, chủ động triển khai thực hiện các nhiệm vụ đảm bảo thời gian, tiến độ, hoàn thành Kế hoạch đề ra.

b) Khẩn trương ban hành kế hoạch cụ thể để thực hiện Chỉ thị số 05/CT-UBND và Kế hoạch này bảo đảm thống nhất, đồng bộ, đúng tiến độ, an toàn, hiệu quả (trong đó lưu ý việc thống kê, bàn giao tài liệu, vật mang tin có chứa bí mật nhà nước thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước).

c) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức chỉ đạo thực hiện rà soát, thống kê hồ sơ, tài liệu, lập Danh mục, đóng gói, niêm phong; tập kết toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu về các địa điểm do Lưu trữ lịch sử đề xuất để bảo quản tập trung, bàn giao tài liệu cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

d) Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố

- Chỉ đạo Phòng Nội vụ thực hiện khảo sát, tham mưu bố trí phòng kho, trang thiết bị cần thiết để bảo quản tập trung tài liệu của các cơ quan chuyên môn, đơn vị thuộc UBND cấp huyện.

- Chỉ đạo Trưởng các phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND huyện, Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn thu thập, bàn giao tài liệu cho cơ quan theo thẩm quyền như sau:

+ Tài liệu tại Lưu trữ cơ quan của HĐND và UBND xã, phường, thị trấn bàn giao cho UBND xã, phường, đặc khu (thành lập sau sắp xếp tổ chức bộ máy) quản lý địa bàn xã, phường, thị trấn đó.

+ Tài liệu tại Lưu trữ cơ quan của HĐND và UBND huyện, các phòng, ban, đơn vị trực thuộc UBND cấp huyện sau khi tập kết về địa điểm tập trung của huyện hoặc bảo quản tại chỗ, bàn giao cho cơ quan có thẩm quyền quản lý sau sắp xếp.

đ) UBND các huyện, thị xã, thành phố báo cáo kết quả thực hiện trên địa bàn huyện gửi Sở Nội vụ trước ngày 15/6/2025 để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh, Bộ Nội vụ theo quy định.

e) Chỉ đạo thực hiện, ưu tiên bố trí kinh phí để thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ theo hướng dẫn tại Công văn số 851/BNV-CVT&LTNN ngày 01/4/2025 của Bộ Nội vụ và Công văn số 1418/UBND-NCKS ngày 08/4/2025 của UBND tỉnh về số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị.

3. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh

a) Chịu trách nhiệm bảo đảm an toàn tài liệu, cơ sở dữ liệu trong Hệ thống quản lý văn bản và điều hành để phục vụ nhu cầu cấp thiết của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy theo chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh tại Chỉ thị số 05/CT-UBND ngày 04/4/2025.

b) Thực hiện các biện pháp tăng cường quản lý tài khoản người dùng, khoanh vùng, kết xuất cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành và thực hiện chuyển đổi, bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

4. Sở Khoa học và Công nghệ

a) Thực hiện biện pháp sao lưu dữ liệu tài liệu điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành;

b) Thực hiện cấp, gia hạn, thay đổi thông tin chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy.

5. Sở Tài chính

a) Tham mưu UBND tỉnh bố trí kinh phí để bảo đảm nguồn lực thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ an toàn, thông suốt trước, trong và sau khi hoàn thành sắp xếp tổ chức bộ máy. Thời gian hoàn thành trước ngày 09/5/2025.

b) Trên cơ sở đề xuất của Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh và Sở Nội vụ, phối hợp với Sở Nội vụ rà soát trụ sở làm việc dôi dư, đề xuất UBND tỉnh xem xét, quyết định bố trí trụ sở cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh làm kho tạm để bảo quản tập trung tài liệu của các cơ quan chuyên môn, đảm bảo lưu trữ tài liệu an toàn và các chi phí tiếp nhận, vận chuyển, sắp xếp tài liệu, trang thiết bị bảo quản an toàn tài liệu.

c) Trên cơ sở đề nghị của các cơ quan, đơn vị, Sở Tài chính tổng hợp tham mưu UBND tỉnh phân bổ và giao dự toán để thực hiện số hóa tài liệu, các đề án xử lý nghiệp vụ đối với tài liệu của các cơ quan, đơn vị do sắp xếp bộ máy theo đúng quy định của Luật Ngân sách nhà nước về phân cấp ngân sách nhà nước và phù hợp với khả năng ngân sách địa phương.

6. Công an tỉnh

a) Tiếp tục hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy. Chủ trì tham mưu và phối hợp tổ chức kiểm tra, hướng dẫn công tác bảo vệ bí mật nhà nước (có kế hoạch riêng) để kịp thời phát hiện, chấn chỉnh sơ hở, thiếu sót hoặc kiến nghị xử lý các tập thể, cá nhân vi phạm quy định về bảo vệ bí mật nhà nước.

b) Hướng dẫn việc bàn giao con dấu cũ, đăng ký lại mẫu con dấu mới của các cơ quan, đơn vị, địa phương thuộc diện sắp xếp bộ máy, thay đổi tổ chức, đổi tên; bàn giao các con dấu hết giá trị sử dụng thuộc danh mục được giữ lại để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lịch sử theo quy định tại Điều 4 và điều 5 Quyết định số 19/2019/QĐ-TTg.

c) Hướng dẫn triển khai các biện pháp bảo đảm an toàn phòng cháy, chữa cháy và phối hợp phân công lực lượng đảm bảo an ninh trật tự tại các khu vực tập kết, bảo quản tạm thời tài liệu, cơ sở dữ liệu trước, trong và sau sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị.

7. Các tổ chức đoàn thể, lực lượng thanh niên tại địa phương

Phối hợp, bố trí lực lượng hỗ trợ cơ quan, tổ chức, chính quyền tại địa phương thực hiện đóng gói, vận chuyển, bảo vệ an toàn, bàn giao tài liệu cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và các cơ quan, đơn vị, địa phương trong quá trình triển khai thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị, Ban Bí thư (khi có yêu cầu).

Trên đây là Kế hoạch triển khai thực hiện Chỉ thị số 05/CT-UBND của Chủ tịch UBND tỉnh về quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy trên địa bàn tỉnh. Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có vướng mắc, phát sinh, các cơ quan, đơn vị báo cáo UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) để xem xét, điều chỉnh, bổ sung Kế hoạch cho phù hợp./.

PHỤ LỤC

CÁC NHIỆM VỤ TRIỂN KHAI THỰC HIỆN
(Kèm theo Kế hoạch số 1786/KH-UBND ngày 26/4/2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Thuận)