Mẫu Biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc mới nhất 2025

Mẫu Biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc chuẩn và hướng dẫn chi tiết

Dưới đây là mẫu biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc có thể tùy chỉnh và sử dụng cho phù hợp với đặc thù công việc và doanh nghiệp.

Biên bản bàn giao công việc ngoài đầy đủ và chặt chẽ thì cần đảm bảo các nội dung sau đây để tránh các tranh chấp hoặc thiếu sót thông tin sau này.

Phần thông tin chung:

• Tên văn bản: BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC
• Thời gian, địa điểm lập biên bản.
• Thông tin các bên tham gia:
  • Bên bàn giao: Họ tên, chức vụ, bộ phận của nhân viên nghỉ việc.
  • Bên nhận bàn giao: Họ tên, chức vụ, bộ phận của người tiếp nhận công việc (có thể là người thay thế trực tiếp hoặc người quản lý).

Phần nội dung: Đây là phần quan trọng nhất, cần được liệt kê một cách rõ ràng, chi tiết.

• Công việc đang thực hiện: Liệt kê các công việc còn dang dở, tiến độ hoàn thành, các bước cần thực hiện tiếp theo và thời hạn (deadline) của từng công việc.
• Hồ sơ, tài liệu: Ghi rõ tên tài liệu, số lượng...
• Tài sản, công cụ, dụng cụ bàn giao: Liệt kê các tài sản công ty đã cấp như máy tính, điện thoại, sim, thẻ nhân viên, chìa khóa,... và tình trạng của chúng tại thời điểm bàn giao.
• Danh sách các khoản nợ/phải thu/phải trả: Nếu công việc liên quan đến tài chính, cần bàn giao rõ các khoản công nợ với khách hàng, đối tác hoặc các khoản tạm ứng nội bộ chưa hoàn tất.
• Thông tin liên hệ và các mối quan hệ công việc: Danh sách các đối tác, khách hàng, nhà cung cấp quan trọng cần liên hệ để xử lý công việc.
• Tên đăng nhập và mật khẩu (nếu có): Bàn giao lại các tài khoản quản trị hệ thống, email công ty, các phần mềm chuyên dụng...

Phần xác nhận và cam kết:

• Xác nhận của bên nhận bàn giao đã nhận đủ các nội dung được liệt kê.
• Cam kết của các bên về tính chính xác của thông tin.
• Chữ ký và ghi rõ họ tên của tất cả các bên tham gia (Bên bàn giao, bên nhận bàn giao, người làm chứng).

Lưu ý: Mẫu Biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc chuẩn và hướng dẫn chỉ mang tính tham khảo.

Mẫu Biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc mới nhất 2025 (Hình từ Internet)  

Quy định về trách nhiệm bàn giao công việc khi nghỉ việc?

Mặc dù Bộ luật Lao động 2019 không có quy định cụ thể nào định nghĩa về "Biên bản bàn giao công việc", nhưng trách nhiệm bàn giao công việc khi nghỉ việc của nhân viên được thể hiện qua các quy định về quyền và nghĩa vụ của các bên khi chấm dứt hợp đồng lao động. Cụ thể:

Trách nhiệm của nhân viên (người lao động): căn cứ Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 về trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động và khoản 2 Điều 5 Bộ luật Lao động 2019 về nghĩa vụ của người lao động. 

Theo đó, nhân viên không có trách nhiệm phải bàn giao công việc khi chấm dứt hợp đồng lao động.

Tuy nhiên nếu trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể và thỏa thuận hợp pháp khác có quy định về trách nhiệm bàn giao công việc khi nghỉ việc thì nhân viên phải làm bàn giao công việc cho doanh nghiệp.

Mặt khác, theo nguyên tắc chung, nhân viên có trách nhiệm hoàn thành công việc được giao trước khi nghỉ. Điều này có thể bao gồm cả việc bàn giao lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu, công cụ, dụng cụ và các tài sản khác của công ty đã được giao để phục vụ công việc. Việc không bàn giao hoặc bàn giao thiếu sót có thể bị coi là hành vi vi phạm nghĩa vụ lao động.

Trách nhiệm của doanh nghiệp (người sử dụng lao động): Theo khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, khi khi chấm dứt hợp đồng lao động thì người sử dụng lao động có trách nhiệm:

• Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu doanh nghiệp đã giữ của nhân viên;
• Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của nhân viên nếu họ có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do doanh nghiệp trả.

Đồng thời, doanh nghiệp có quyền yêu cầu nhân viên hoàn tất các nghĩa vụ, trong đó có thể có việc bàn giao công việc, trước khi thực hiện thanh toán đầy đủ các khoản tiền lương, trợ cấp thôi việc và các quyền lợi khác. Việc lập biên bản bàn giao chính cũng là cơ sở để xác nhận nhân viên đã hoàn thành trách nhiệm này.